Zatrudnienie cudzoziemca – najczęstsze pytania

Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce jest legalne, ale tylko wtedy, gdy pracodawca sprawdzi jednocześnie dwie rzeczy: legalny pobyt i legalną podstawę pracy. W praktyce oznacza to, że sam paszport albo sama wiza nie zawsze wystarczą, a samo zezwolenie na pracę też nie rozwiązuje wszystkiego, jeśli cudzoziemiec nie ma ważnego dokumentu pobytowego. Od 1 czerwca 2025 r. podstawowym aktem regulującym warunki dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP jest nowa ustawa z 20 marca 2025 r., a większość formalności załatwia się elektronicznie przez portal Praca.gov.pl.

Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest dziś ustalenie, czy w danym przypadku potrzebne jest zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy, powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy albo czy cudzoziemiec może pracować bez tych dokumentów. Równie ważne są obowiązki po stronie firmy: sprawdzenie dokumentów pobytowych, zawarcie właściwej umowy, przekazanie jej kopii do urzędu i pilnowanie zgodności warunków pracy z dokumentem legalizującym zatrudnienie. 

Najważniejsze wnioski

• Żeby legalnie zatrudnić cudzoziemca, trzeba sprawdzić dwa obszary: legalny pobyt i legalną podstawę wykonywania pracy. 
• Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a sprawy dotyczące pracy cudzoziemców prowadzi się online przez Praca.gov.pl.
• Oświadczenie o powierzeniu pracy dotyczy dziś obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy, przy pracy niesezonowej do 24 miesięcy. 
• Dla obywatela Ukrainy w wielu przypadkach stosuje się powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. Po zmianach od 5 marca 2026 r. rozwiązanie to nadal działa, a przepisy przejściowe utrzymały je dla legalnie przebywających obywateli Ukrainy przez 3 lata od tej daty. 
• Pracodawca musi przed rozpoczęciem pracy zażądać ważnego dokumentu pobytowego, sporządzić jego kopię i przechowywać ją przez okres zatrudnienia oraz jeszcze przez 2 lata od końca roku, w którym ustała podstawa zatrudnienia.
• Za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca grozi grzywna od 3 000 zł do 50 000 zł, nie mniej niż 3 000 zł za jednego cudzoziemca. 

Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca? Podstawa prawna i najważniejsze zasady

Aby legalnie zatrudnić cudzoziemca, pracodawca musi potwierdzić, że cudzoziemiec ma prawo przebywać na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i ma podstawę do wykonywania pracy. Sam legalny pobyt nie zawsze oznacza legalną pracę, a samo zezwolenie na pracę nie wystarczy bez legalnego pobytu.

Podstawą prawną jest przede wszystkim ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która weszła w życie 1 czerwca 2025 r. Obok niej nadal kluczowe znaczenie ma ustawa o cudzoziemcach, bo to ona reguluje zezwolenie na pobyt, zezwolenie na pobyt czasowy, kartę pobytu, wizę i inne tytuły pobytowe.

Od 1 czerwca 2025 r. system został mocno zinformatyzowany. Wnioski o zezwolenie na pracę, zgłoszenia oświadczeń i część dalszych obowiązków wykonuje się online przez Praca.gov.pl. Zmiany objęły też uproszczenia proceduralne, w tym zniesienie tzw. testu rynku pracy, czyli informacji starosty.

Jakie dokumenty musi posiadać cudzoziemiec w Polsce, aby móc podjąć pracę?

Cudzoziemiec powinien mieć ważny dokument pobytowy oraz dokument lub podstawę, która uprawnia go do pracy. W praktyce najczęściej chodzi o wizę, kartę pobytu, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, zezwolenie na pracę, oświadczenie albo powiadomienie – zależnie od przypadku.

Dla pracodawcy obowiązek jest bardzo konkretny: przed rozpoczęciem pracy trzeba zażądać od cudzoziemca przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu, sprawdzić jego ważność, zrobić kopię i przechowywać ją przez cały okres wykonywania pracy, a następnie jeszcze przez 2 lata od końca roku, w którym zatrudnienie się zakończyło. To jeden z podstawowych obowiązków przy powierzaniu pracy cudzoziemcom na terytorium RP. 

W praktyce warto pamiętać o zasadzie dwa dokumenty, dwa pytania: czy cudzoziemiec może legalnie przebywać w Polsce i czy może wykonywać pracę właśnie u tego podmiotu powierzającego, na takich warunkach pracy, w takim wymiarze i na takim stanowisku. Przy błędzie w którymkolwiek z tych obszarów zatrudnienie może zostać uznane za nielegalne.

Zezwolenie na pracę czy oświadczenie – co wybrać, by zatrudnić cudzoziemca?

Jeżeli chcesz zatrudnić cudzoziemca spoza UE, EOG lub Szwajcarii, punktem wyjścia jest zwykle zezwolenie na pracę. Oświadczenie o powierzeniu pracy to tryb uproszczony, ale nie dla wszystkich cudzoziemców i nie dla każdej pracy. 

Oświadczenie możesz wybrać wtedy, gdy cudzoziemiec jest obywatelem Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy, praca ma być wykonywana w Polsce, nie jest pracą sezonową, a okres zatrudnienia nie przekroczy 24 miesięcy. W pozostałych przypadkach co do zasady trzeba iść w stronę zezwolenia na pracę albo zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. 

Przy pracy sezonowej działa osobna ścieżka. Zezwolenia na pracę sezonową wydaje starosta, a dotyczą one prac sezonowych w rolnictwie, ogrodnictwie i turystyce na okres do 9 miesięcy w roku kalendarzowym. 

Porównanie ścieżek legalizacji zatrudnienia cudzoziemca

Ścieżka	Dla kogo	Czas trwania	Kluczowy wymóg	Uwaga
Zezwolenie na pracę	Cudzoziemcy spoza UE/EOG/Szwajcarii	Zależnie od decyzji	Wniosek przez Praca.gov.pl; legalny pobyt cudzoziemca	Zmiana warunków może wymagać nowego zezwolenia
Oświadczenie o powierzeniu pracy	Obywatele Armenii, Białorusi, Mołdawii, Ukrainy	Do 24 miesięcy	Praca niesezonowa; rejestracja przez Praca.gov.pl	Nie obejmuje prac sezonowych
Powiadomienie (Ukraina)	Obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce	Do 4 marca 2029 r.	Zgłoszenie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy	Brak zgłoszenia w terminie = jeden z najczęstszych błędów
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę	Cudzoziemcy ubiegający się o pobyt w Polsce	Zależnie od decyzji	Łączy pobyt i pracę w jednej decyzji	Zmiana pracodawcy lub stanowiska wymaga nowej decyzji
Zezwolenie na pracę sezonową	Rolnictwo, ogrodnictwo, turystyka	Do 9 miesięcy w roku	Wniosek do starosty	Odrębna ścieżka – nie zastępuje oświadczenia

Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy

W przypadku obywateli Ukrainy nadal bardzo ważne jest powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy. Co do zasady pracodawca składa je do właściwego urzędu pracy w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy, przez portal Praca.gov.pl. 

Po zmianach z 5 marca 2026 r. obowiązuje przepis przejściowy, który pozwala legalnie przebywającym obywatelom Ukrainy wykonywać pracę na podstawie powiadomienia przez 3 lata od tej daty, czyli do 4 marca 2029 r. Jednocześnie od 5 marca 2026 r. powiadomienie stosuje się także do innych cudzoziemców objętych ochroną czasową w Polsce. 

To rozwiązanie nie wymaga wtedy uzyskania zezwolenia na pracę ani oświadczenia, ale trzeba pilnować terminu. Brak zgłoszenia w ciągu 7 dni to jeden z najczęstszych praktycznych błędów przy zatrudnianiu obywatela Ukrainy. 

O czym pamiętać przy powierzeniu pracy cudzoziemcom na terytorium RP?

Przy powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi trzeba pilnować nie tylko dokumentów, ale też samej treści zatrudnienia. Warunki pracy, stanowisko, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie powinny odpowiadać dokumentowi legalizującemu zatrudnienie. 

Od 1 czerwca 2025 r. pracodawca ma dodatkowy obowiązek przesłać kopię umowy z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie albo przyjął oświadczenie, jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Przy oświadczeniu i innych trybach trzeba też zawrzeć umowę na piśmie i przekazać cudzoziemcowi tłumaczenie na język dla niego zrozumiały. 

Warto także pamiętać o klasycznych obowiązkach pracodawcy: zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, jeśli dana umowa podlega ZUS, oraz o przechowywaniu dokumentacji. W informacjach urzędowych podkreśla się, że zasady ubezpieczeń i podatków wobec cudzoziemca są co do zasady takie same jak wobec pracownika krajowego. 

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami– odpowiemy na Twoje pytania.

Na jakich warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom można polegać?

Najbezpieczniej polegać na prostym schemacie: legalny pobyt + właściwy dokument pracy + zgodność faktycznych warunków zatrudnienia z dokumentem. Jeśli któryś element się rozjedzie, pracodawca ryzykuje nielegalne zatrudnienie cudzoziemca. 

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie powinien zmieniać samowolnie stanowiska, wymiaru czasu pracy czy typu umowy. Jeżeli cudzoziemiec pracuje na podstawie zezwolenie na pobyt czasowy i pracę albo innego dokumentu określającego warunki zatrudnienia, zmiana tych warunków może wymagać zmiany decyzji albo uzyskania nowego dokumentu. 

To właśnie dlatego w codziennej praktyce warto mieć checklistę przed rozpoczęciem pracy: pobyt, dokument pracy, umowa, tłumaczenie, kopia do urzędu, kopia dokumentu pobytowego, ZUS oraz zgodność wynagrodzenia i wymiaru czasu pracy.

Czy cudzoziemiec może pracować na innych warunkach niż obywatel Polski?

Nie, cudzoziemiec nie powinien być zatrudniony na warunkach gorszych tylko dlatego, że nie jest obywatelem Polski. W szczególności wynagrodzenie wskazane w dokumentach nie może być niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. 

W materiałach urzędowych powtarza się też wymóg co najmniej minimalnego wynagrodzenia lub minimalnej stawki godzinowej oraz obowiązek traktowania cudzoziemca jak innych zatrudnionych w zakresie podstawowych obowiązków pracodawcy. Dotyczy to zarówno umowy o pracę, jak i wielu umów cywilnoprawnych, jeśli podlegają oskładkowaniu albo innym obowiązkom. 

W praktyce odpowiedź brzmi więc: cudzoziemiec może pracować na innym stanowisku albo w innym wymiarze niż obywatel Polski tylko wtedy, gdy wynika to z realnej potrzeby biznesowej i jest zgodne z prawem oraz z dokumentem legalizującym zatrudnienie. Nie można natomiast obniżać standardu tylko dlatego, że ktoś jest obcokrajowcem. 

Jakie kary grożą za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca grożą dziś wyraźnie wyższe kary niż wcześniej. Podstawowa grzywna za nielegalne powierzenie pracy wynosi od 3 000 zł do 50 000 zł, nie mniej niż 3 000 zł za jednego cudzoziemca.

Ustawodawca zaostrzył sankcje od czerwca 2025 r. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że za część naruszeń kary są jeszcze wyższe, a inspektor pracy może nałożyć mandat do 10 000 zł bez udziału sądu. Dla pracodawcy oznacza to realne ryzyko finansowe już na etapie kontroli, a nie dopiero po długim sporze.

Ryzyko nie dotyczy tylko całkowitego braku dokumentów. Problemem może być też praca niezgodna z warunkami dokumentu, brak kopii dokumentu pobytowego, brak powiadomienia dla obywatela Ukrainy albo rozpoczęcie pracy przed dopełnieniem obowiązków formalnych. 

Czy każda firma może zatrudniać obcokrajowców?

Co do zasady tak, każda legalnie działająca firma może zatrudniać obcokrajowców, ale nie każda dostanie zgodę w każdej sprawie. Organ może odmówić wydania dokumentu, jeżeli pracodawca nie ma środków na zatrudnienie, nie prowadzi realnej działalności albo nie spełnia innych wymogów ustawowych.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien być przygotowany na wykazanie, że rzeczywiście prowadzi działalność uzasadniającą zatrudnienie, ma środki na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy i nie zalega z podstawowymi obowiązkami. To ważne szczególnie przy bardziej formalnych ścieżkach, jak uzyskanie zezwolenia na pracę albo zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

W dodatkowo regulowanych obszarach pojawiają się też szczególne wymogi, na przykład dla agencji zatrudnienia i pracy tymczasowej. Dlatego odpowiedź praktyczna jest taka: tak, ale trzeba sprawdzić nie tylko cudzoziemca, lecz także własną sytuację jako podmiotu powierzającego pracę. 

Porada ekspert

„W naszej praktyce najczęstszy błąd przy zatrudnianiu cudzoziemców to mylenie legalnego pobytu z legalną pracą. Pracodawca widzi ważną wizę lub kartę pobytu i uznaje, że sprawa jest załatwiona – tymczasem bez właściwego dokumentu pracy (zezwolenia, oświadczenia lub powiadomienia) zatrudnienie jest nielegalne, nawet jeśli cudzoziemiec formalnie przebywa w Polsce zgodnie z prawem.

Po zmianach z 1 czerwca 2025 r. i 5 marca 2026 r. warto przejrzeć dokumenty wszystkich zatrudnionych cudzoziemców i sprawdzić trzy rzeczy: czy dokument pobytowy jest aktualny i skopiowany, czy powiadomienie dla obywatela Ukrainy zostało złożone w terminie 7 dni, oraz czy faktyczne warunki pracy (stanowisko, wymiar, wynagrodzenie) są zgodne z dokumentem legalizującym zatrudnienie. Rozbieżność w którymkolwiek z tych punktów może skutkować grzywną od 3 000 do 50 000 zł za każdego pracownika.”

Jak bezpiecznie przeprowadzić zatrudnienie obcokrajowca krok po kroku?

Najbezpieczniejszy model wygląda tak: najpierw weryfikujesz legalny pobyt, potem podstawę pracy, następnie przygotowujesz umowę, tłumaczenie i zgłoszenia do urzędów. Dopiero po tym cudzoziemiec powinien rozpocząć pracę. 

W skrócie: sprawdź, czy cudzoziemiec należy do grupy zwolnionej z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę albo czy wystarczy oświadczenie o powierzeniu pracy lub powiadomienie. Zweryfikuj dokument pobytowy, podpisz umowę na piśmie, daj tłumaczenie, prześlij kopię umowy do właściwego urzędu, zgłoś cudzoziemca do ZUS, jeśli trzeba, i pilnuj, żeby rzeczywiste warunki zatrudnienia nie odbiegały od zgłoszonych.

To podejście jest szczególnie ważne po zmianach od 1 czerwca 2025 r. i 5 marca 2026 r., bo procedury są dziś bardziej elektroniczne, ale też bardziej kontrolowalne, a sankcje za błędy są wyższe. Bezpieczne zatrudnienie zaczyna się więc nie od podpisania umowy, ale od właściwej kwalifikacji sprawy. 

Chcesz zlecić nam obsługę kadr, płac i dokumentów przy zatrudnieniu cudzoziemca?
W celu uzgodnienia szczegółów napisz do nas:

📧 biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie biura rachunkowego EFEKTA.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Co potrzeba do zatrudnienia cudzoziemca?

Potrzebujesz przede wszystkim ważnego dokumentu pobytowego oraz właściwej podstawy pracy: zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia, zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy albo powiadomienia. Dodatkowo trzeba zawrzeć pisemną umowę, przekazać jej tłumaczenie i dopełnić obowiązków wobec urzędu oraz ZUS. 

Jak zatrudnić obcokrajowca spoza Unii?

Najczęściej przez uzyskanie zezwolenia na pracę albo przez zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, jeśli cudzoziemiec ma przebywać w Polsce dłużej niż 3 miesiące i głównym celem pobytu jest praca. Wyjątkiem są uproszczone ścieżki, takie jak oświadczenie dla wybranych obywatelstw lub powiadomienie dla obywateli Ukrainy w aktualnym trybie. 

Jakie są nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców?

Najważniejsze zmiany to nowa ustawa obowiązująca od 1 czerwca 2025 r., pełna elektronizacja procedur przez Praca.gov.pl, zniesienie testu rynku pracy, obowiązek przekazywania kopii umowy do urzędu i wyższe kary za naruszenia. Dodatkowo od 5 marca 2026 r. zmieniły się zasady dotyczące obywateli Ukrainy i cudzoziemców objętych ochroną czasową. 

Kiedy można zatrudnić cudzoziemca bez zezwolenia?

Bez zezwolenia na pracę mogą pracować m.in. obywatele UE, EOG i Szwajcarii. W praktyce bez zezwolenia mogą też pracować niektórzy cudzoziemcy na podstawie innych przepisów, na przykład przez oświadczenie o powierzeniu pracy albo powiadomienie, jeśli spełniają warunki ustawowe. 

Czy cudzoziemiec może pracować na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej?

Tak, to zależy od rodzaju zatrudnienia i treści dokumentu legalizującego pracę. W materiałach urzędowych dla obywateli Ukrainy wprost wskazano, że możliwa jest zarówno umowa o pracę, jak i umowa cywilnoprawna, byle zatrudnienie było legalne i zgodne z warunkami zgłoszenia lub zezwolenia. 

Czy cudzoziemiec może pracować w kilku firmach?

Tak, cudzoziemiec może wykonywać pracę u kilku pracodawców jednocześnie, ale każdy przypadek musi mieć własną legalną podstawę zatrudnienia. Zmiana pracodawcy albo warunków często wymaga nowego dokumentu lub zmiany istniejącego.

Co grozi za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Najczęściej grzywna od 3 000 zł do 50 000 zł, nie mniej niż 3 000 zł za jednego cudzoziemca. W części spraw możliwy jest też mandat inspektora pracy do 10 000 zł. 

Czy trzeba zgłosić zatrudnienie obywatela Ukrainy w ciągu 7 dni?

Tak, przy pracy na podstawie powiadomienia pracodawca składa powiadomienie do urzędu pracy w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. To nadal jedna z najważniejszych praktycznych zasad przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy.

Chcesz porozmawiać? Zadzwoń:
📞+48 22 403 40 98
📞 +48 604 501 507