Wypowiadanie umów o pracę – najważniejsze zasady i obowiązki pracodawcy podczas wypowiedzenia

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronna decyzja o zakończeniu stosunku pracy z zachowaniem określonego okresu wypowiedzenia. Pracodawca musi działać zgodnie z Kodeksem pracy i obowiązującymi terminami.

Spis treści:

1. Wypowiadanie umowy o pracę
2. Rodzaje umów a okres wypowiedzenia
3. Jak liczyć okres wypowiedzenia umowy o pracę?
4. Jak okres zatrudnienia wpływa na długość wypowiedzenia?
5. Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – obowiązki
6. Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika
7. Skrócenie okresu wypowiedzenia
8. Porada eksperta – Biuro Rachunkowe EFEKTA
9. Umowa o pracę – rozwiązanie bez wypowiedzenia
10. Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?
11. Kiedy najlepiej złożyć wypowiedzenie?

Najważniejsze wnioski

1. Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić zarówno z zachowaniem, jak i bez zachowania okresu wypowiedzenia – w zależności od trybu i przyczyn.
2. Okres wypowiedzenia wynosi od 3 dni do 3 miesięcy – zależnie od rodzaju umowy o pracę i stażu pracownika.
3. Umowę o pracę można rozwiązać na mocy porozumienia stron, co umożliwia ustalenie wcześniejszego terminu rozwiązania umowy.
4. W przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę możliwe jest zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
5. Zawsze warto korzystać z profesjonalnego wzoru wypowiedzenia umowy z omówieniem, aby uniknąć błędów formalnych i konsekwencji prawnych.

Wypowiadanie umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę to formalne zakończenie stosunku pracy przez pracodawcę lub pracownika, które następuje po upływie określonego w przepisach okresu wypowiedzenia. Okres ten zależy od rodzaju umowy i długości zatrudnienia.

Szukasz biura, która przejmie od Ciebie prowadzenie kadr i płac lub księgowego dla spółki z o.o? Wybierz usług biura EFEKTA!

Rodzaje umów a okres wypowiedzenia

W polskim Kodeksie pracy funkcjonują trzy główne typy umów o pracę:

1. Umowa o pracę na okres próbny
2. Umowa o pracę na czas określony
3. Umowa o pracę na czas nieokreślony

Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zależy zarówno od rodzaju umowy, jak i od stażu pracy u danego pracodawcy. Poniżej znajduje się praktyczne zestawienie:

Długość okresu wypowiedzenia

Rodzaj umowy	Staż pracy u pracodawcy	Okres wypowiedzenia
Okres próbny – do 2 tygodni	—	3 dni robocze
Okres próbny – do 1 miesiąca	—	1 tydzień
Okres próbny – 3 miesiące	—	2 tygodnie
Umowa na czas określony	< 6 miesięcy	2 tygodnie
Umowa na czas określony	6–36 miesięcy	1 miesiąc
Umowa na czas nieokreślony	> 3 lata	3 miesiące

Jak liczyć okres wypowiedzenia umowy o pracę?

1. Okres wypowiedzenia liczony w miesiącach

Jeśli wypowiedzenie umowy o pracę wynosi 1 lub 3 miesiące, jego bieg rozpoczyna się z pierwszym dniem następnego miesiąca po złożeniu wypowiedzenia, a kończy się z ostatnim dniem miesiąca końcowego.

Przykład:
Pracownik złożył wypowiedzenie 17 stycznia 2025 r. Okres wypowiedzenia zaczyna się 1 lutego i kończy 30 kwietnia – trwa 3 miesiące.

2. Okres wypowiedzenia liczony w tygodniach

Przy umowie na okres próbny może obowiązywać okres wypowiedzenia 1 lub 2 tygodni. Liczy się go od najbliższej niedzieli po dniu złożenia wypowiedzenia do soboty kończącej odpowiedni okres.

Przykład:
Wypowiedzenie złożone 9 stycznia 2025 r. → bieg wypowiedzenia od 12 stycznia (niedziela) do 25 stycznia (sobota).

3. Okres wypowiedzenia liczony w dniach

Stosuje się go wyłącznie przy umowie na okres próbny do 2 tygodni. Liczy się 3 dni robocze od dnia następującego po złożeniu wypowiedzenia, pomijając niedziele i święta.

Jak okres zatrudnienia wpływa na długość wypowiedzenia?

Do okresu zatrudnienia, który wpływa na długość wypowiedzenia, wlicza się wszystkie poprzednie umowy o pracę u tego samego pracodawcy, nawet jeśli między nimi były przerwy. Liczy się łączny staż pracy.

Przykład:
Pracownik był zatrudniony:
– od 2017 do 2018 r.,
– ponownie od 2023 r.
Łączny okres przekracza 3 lata, więc należy zastosować 3-miesięczny okres wypowiedzenia, mimo że obecna umowa trwa krócej niż 3 lata.

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – obowiązki

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę, ciążą na nim konkretne obowiązki:

• Wskazanie przyczyny wypowiedzenia – obowiązkowe przy umowach na czas nieokreślony.
• Dni wolne na poszukiwanie pracy:
  • 2 dni przy okresie 2 tygodni lub 1 miesiąca,
  • 3 dni przy okresie 3 miesięcy.
• Możliwość zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy – pracownik otrzymuje wynagrodzenie, mimo że nie świadczy pracy.
• Utrzymanie dokumentacji i forma pisemna wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika

Pracownik również może wypowiedzieć umowę, a okres wypowiedzenia jest identyczny jak w przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę.

Uwaga: pracownik może także rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, ale tylko w sytuacjach szczególnych.

Przykłady:

• Pracodawca narusza podstawowe obowiązki (np. nie wypłaca wynagrodzenia).
• Praca zagraża zdrowiu pracownika, a pracodawca nie zmienia warunków mimo orzeczenia lekarskiego.

W takich przypadkach należy przedstawić pisemne oświadczenie i uzasadnienie.

Skrócenie okresu wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia można skrócić tylko w dwóch sytuacjach:

1. Za porozumieniem stron – obie strony zgadzają się na wcześniejsze zakończenie umowy.
2. Decyzją pracodawcy, ale tylko w ustawowo przewidzianych przypadkach, np. likwidacja stanowiska (art. 36(1) KP). Pracownik wciąż ma prawo do wynagrodzenia za cały okres wypowiedzenia.

Porada eksperta – Biuro Rachunkowe EFEKTA

Ekspert radzi:
„W przypadku umów o pracę na czas nieokreślony, niewskazanie przyczyny wypowiedzenia może być podstawą do przegrania sprawy przed sądem pracy. Pamiętaj, by dobrze udokumentować powody zakończenia umowy i zadbać o jasne pismo wypowiedzenia. Zalecamy również przechowywanie dokumentacji kadrowej w wersji elektronicznej – znacznie przyspiesza to obsługę prawną i procesy kontrolne.”

Umowa o pracę – rozwiązanie bez wypowiedzenia

Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą rozwiązać umowę o pracę bez okresu wypowiedzenia – ale tylko w konkretnych przypadkach.

Ze strony pracodawcy (tzw. dyscyplinarka):

• ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych,
• popełnienie przestępstwa,
• utrata wymaganych uprawnień.

Ze strony pracownika:

• zagrożenie zdrowia (potwierdzone orzeczeniem lekarskim),
• rażące naruszenie praw pracowniczych przez pracodawcę.

Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?

Aby prawidłowo sporządzić wypowiedzenie umowy o pracę zawartej z pracodawcą, należy przygotować pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia. W dokumencie należy wskazać datę, dane obu stron oraz jednoznacznie zaznaczyć, że następuje złożenie wypowiedzenia umowy. Jeżeli obie strony wyrażają zgodę, możliwe jest również rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron, co pozwala dowolnie ustalić datę zakończenia stosunku pracy.

Kiedy najlepiej złożyć wypowiedzenie?

Jeśli chcesz, by wypowiedzenie umowy o pracę zakończyło się możliwie szybko, dobierz odpowiedni moment:

• W przypadku okresu wypowiedzenia w tygodniach – najlepiej złożyć je w piątek, aby tydzień rozpoczął się od niedzieli.
• W przypadku miesięcznego lub 3-miesięcznego wypowiedzenia – najlepiej złożyć je na koniec miesiąca, by nie przedłużać okresu.

Podsumowanie – kluczowe zasady wypowiadania umów o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę to proces wymagający przestrzegania terminów określonych w Kodeksie pracy. Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu pracy, a skrócenie tego okresu możliwe jest jedynie za porozumieniem stron lub w wyjątkowych sytuacjach. Błędy formalne po stronie pracodawcy mogą skutkować unieważnieniem wypowiedzenia lub koniecznością wypłaty odszkodowania.

Jeśli chcesz mieć pewność, że wypowiedzenie umowy o pracę jest przeprowadzone zgodnie z prawem i bezpieczne dla Twojej firmy – skonsultuj je z doradcą kadrowym lub prawnikiem. W przeciwnym razie możesz narazić się na kosztowne postępowanie sądowe.

Chcesz wiedzieć więcej?

Chcesz zlecić nam prowadzenie księgowość spółki z o.o.? W celu uzgodnienia szczegółów skontaktuj się z nami mailowo:

biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie naszego biura rachunkowego EFEKTA. 

Chcesz zadzwonić?

Jeśli chcesz porozmawiać telefonicznie, zapraszamy do kontaktu:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ – najczęściej zadawane pytania 

1. Kiedy można złożyć wypowiedzenie umowy o pracę?

Złożyć wypowiedzenie umowy o pracę można w dowolnym momencie trwania umowy, niezależnie od rodzaju umowy o pracę. Wypowiedzenie rozpoczyna swój bieg zgodnie z przepisami, np. od pierwszego dnia miesiąca lub najbliższej niedzieli.

2. Czy pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy?

Tak, w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy. W takiej sytuacji pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za cały okres wypowiedzenia.

3. Jak wygląda rozwiązanie stosunku pracy za porozumieniem stron?

Umowy o pracę za porozumieniem stron można rozwiązać w dowolnym terminie, ustalonym wspólnie przez pracodawcę i pracownika. W tym trybie nie obowiązuje zachowanie okresu wypowiedzenia, chyba że strony ustalą inaczej.

4. Czy można skrócić okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony?

Tak, okres wypowiedzenia można skrócić za porozumieniem stron lub z przyczyn określonych w Kodeksie pracy. Skrócenie nie zmienia trybu rozwiązania umowy, ale może wpłynąć na datę zakończenia umowy o pracę.

5. Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę?

Wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca zobowiązany jest m.in. do podania przyczyny rozwiązania umowy (przy umowie na czas nieokreślony) oraz zapewnienia dni wolnych na poszukiwanie pracy. W okresie wypowiedzenia pracodawca może także zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy.

6. Czy pracownik może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia?

Tak, umowę o pracę można rozwiązać przez pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku np. zagrożenia zdrowia wskutek wykonywanej pracy lub poważnych naruszeń obowiązków przez pracodawcę. Taki tryb rozwiązania umowy o pracę wymaga pisemnego uzasadnienia.

7. Jakie są zasady obliczania wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia?

Wysokość wynagrodzenia za okres wypowiedzenia oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia niezależnie od tego, czy świadczy pracę w tym czasie.

8. Czy istnieje wzór wypowiedzenia umowy o pracę z omówieniem?

Tak, wiele firm kadrowych i biur rachunkowych oferuje gotowy wzór wypowiedzenia umowy z omówieniem najważniejszych elementów. Taki wzór powinien zawierać dane stron, podstawę prawną rozwiązania umowy i datę zakończenia stosunku pracy.