Użyczenie lokalu na działalność gospodarczą – podatki i formalności

Użyczenie lokalu na działalność gospodarczą pozwala przedsiębiorcy bezpłatnie korzystać z cudzej nieruchomości i może stanowić prawidłowy tytuł prawny do adresu firmy. Trzeba jednak pamiętać, że brak czynszu nie zawsze oznacza brak skutków podatkowych. Po stronie przedsiębiorcy może powstać przychód z nieodpłatnego świadczenia, choć przy użyczeniu od członków rodziny należących do I lub II grupy podatkowej ustawa o PIT przewiduje ważne zwolnienie. Osobno należy przeanalizować VAT, PCC, koszty eksploatacyjne i sposób wykorzystania lokalu.

Najważniejsze wnioski

• Umowa użyczenia jest nieodpłatna – jeżeli właściciel pobiera czynsz, mamy co do zasady do czynienia z najmem, a nie użyczeniem.
• Użyczenie może stanowić tytuł prawny do lokalu zgłaszanego w CEIDG.
• Przy użyczeniu lokalu przedsiębiorcy może powstać przychód odpowiadający rynkowemu czynszowi.
• Osoba fizyczna prowadząca działalność może korzystać ze zwolnienia z PIT, jeśli nieodpłatne świadczenie otrzymuje od osoby należącej do I lub II grupy podatkowej.
• Zwolnienie rodzinne z ustawy o PIT nie działa automatycznie, gdy lokal otrzymuje np. spółka z o.o.
• Zwykła umowa użyczenia nie znajduje się w katalogu czynności objętych PCC, ale szczególny wyjątek dotyczy oddania rzeczy do nieodpłatnego używania spółce osobowej przez jej wspólnika.
• Koszty eksploatacyjne mogą być rozliczane w działalności, jeśli przedsiębiorca rzeczywiście je ponosi, mają związek z firmą i są prawidłowo udokumentowane.

Użyczenie lokalu na działalność gospodarczą – na czym polega?

Umowa użyczenia polega na bezpłatnym oddaniu rzeczy do używania na czas oznaczony albo nieoznaczony. Właściciel nie przenosi prawa własności do lokalu, lecz pozwala drugiej stronie z niego korzystać.

Definicję zawiera art. 710 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim użyczający zezwala biorącemu na bezpłatne używanie oddanej rzeczy. Kodeks wskazuje również, że osoba korzystająca z rzeczy ponosi zwykłe koszty jej utrzymania.

Przedmiotem umowy może być cały lokal albo jego wyodrębniona część, np. jeden pokój przeznaczony na gabinet lub biuro.

Jeżeli przedsiębiorca zobowiązuje się natomiast do regularnego płacenia właścicielowi wynagrodzenia za możliwość korzystania z lokalu, umowa może w rzeczywistości mieć charakter najmu niezależnie od nazwy dokumentu.

Czy umowa użyczenia może być tytułem prawnym do adresu firmy?

Tak. Użyczenie jest jednym z tytułów prawnych, które pozwalają przedsiębiorcy korzystać z nieruchomości zgłoszonej jako miejsce prowadzenia działalności.

Biznes.gov.pl wskazuje wprost, że przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zgłasza w CEIDG. Takim tytułem może być między innymi własność, najem, dzierżawa albo właśnie użyczenie.

Przykład: przedsiębiorca mieszka w lokalu należącym do rodziców i chce prowadzić w jednym pokoju biuro swojej działalności. Rodzice mogą zawrzeć z nim umowę użyczenia tej części mieszkania, a dokument stanowi podstawę korzystania z adresu.

Sam wpis adresu do CEIDG nie przenosi żadnych praw do lokalu. Podstawą jest rzeczywisty tytuł prawny.

Porada eksperta EFEKTA: sprawdź skutki podatkowe zanim podpiszesz umowę użyczenia

Umowa użyczenia pozwala korzystać z lokalu bez płacenia czynszu, ale nie oznacza automatycznie braku skutków podatkowych. W przypadku przedsiębiorcy warto ustalić, kto użycza nieruchomość, kto faktycznie otrzymuje świadczenie oraz czy można zastosować zwolnienie dla świadczeń otrzymanych od członków rodziny.

Porada specjalisty EFEKTA: szczególnej uwagi wymaga użyczenie lokalu spółce z o.o. przez rodzica lub innego członka rodziny wspólnika. Zwolnienia przysługującego osobie fizycznej prowadzącej JDG nie należy automatycznie przenosić na spółkę, która jest odrębnym podatnikiem. Przed zawarciem umowy warto więc przeanalizować skutki w PIT albo CIT, a także zasady rozliczania kosztów eksploatacyjnych i ewentualnych nakładów na lokal.

Czy umowa użyczenia lokalu musi być zawarta na piśmie?

Kodeks cywilny nie przewiduje dla typowej umowy użyczenia lokalu szczególnej obowiązkowej formy. W działalności gospodarczej zdecydowanie warto jednak zawrzeć ją na piśmie.

Pisеmny dokument pozwala wykazać tytuł prawny do lokalu i dokładnie określić, na jakich zasadach przedsiębiorca może z niego korzystać.

W umowie warto określić strony, dokładny adres i część nieruchomości objętą użyczeniem, cel korzystania z lokalu, czas trwania umowy, zasady ponoszenia opłat eksploatacyjnych, możliwość dokonywania zmian i remontów oraz warunki zwrotu lokalu.

Kodeks cywilny przewiduje również, że bez zgody użyczającego biorący nie może przekazać użyczonej rzeczy osobie trzeciej do korzystania.

Użyczenie lokalu od rodziny na działalność gospodarczą

Użyczenie lokalu od rodziców, małżonka, rodzeństwa lub innych określonych członków rodziny może być podatkowo korzystniejsze niż otrzymanie identycznego świadczenia od osoby niespokrewnionej. Wynika to ze zwolnienia z PIT dla nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób należących do I i II grupy podatkowej.

Art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT zwalnia z podatku wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od osób należących do tych grup.

Do I grupy podatkowej należą m.in. małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, dziadkowie, rodzeństwo, teściowie, zięć i synowa. Druga grupa obejmuje m.in. rodzeństwo rodziców, czyli ciotki i wujków, oraz zstępnych rodzeństwa.

Jeżeli więc ojciec bezpłatnie użycza synowi lokal, który syn wykorzystuje w swojej jednoosobowej działalności gospodarczej, wartość świadczenia może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 125 PIT.

Czy użyczenie lokalu powoduje przychód u przedsiębiorcy?

Co do zasady tak. Nieodpłatne korzystanie z cudzego lokalu może być przychodem z działalności gospodarczej, ponieważ przedsiębiorca uzyskuje korzyść majątkową bez konieczności płacenia czynszu.

Art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT zalicza do przychodów z działalności wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W przypadku udostępnienia lokalu wartość świadczenia ustala się według równowartości czynszu, jaki należałby się przy zawarciu umowy najmu.

Przykład: przedsiębiorca bezpłatnie korzysta z biura należącego do niespokrewnionego znajomego. Rynkowy czynsz za taki lokal wynosi 2500 zł miesięcznie. To właśnie wartość rynkowego korzystania z nieruchomości jest punktem odniesienia przy ustalaniu wartości nieodpłatnego świadczenia.

Sytuacja zmienia się, jeżeli można zastosować opisane wcześniej zwolnienie rodzinne.

Użyczenie lokalu od osoby niespokrewnionej – jakie są skutki PIT?

Jeżeli przedsiębiorca otrzymuje lokal bezpłatnie od osoby, wobec której nie może zastosować zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 125 PIT, wartość bezpłatnego korzystania może zwiększać jego przychód z działalności.

Dotyczy to np. użyczenia od znajomego, partnera pozostającego w związku nieformalnym albo innej osoby należącej do III grupy podatkowej.

Przychodu nie ustala się na podstawie dowolnej kwoty zapisanej w umowie. Punktem odniesienia jest rynkowy czynsz za porównywalny lokal, uwzględniający m.in. położenie, powierzchnię i standard.

Właśnie dlatego bezpłatny lokal nie zawsze oznacza, że przedsiębiorca nie ponosi żadnego obciążenia podatkowego.

Użyczenie lokalu spółce z o.o. – czy działa zwolnienie rodzinne?

Nie należy przenosić zwolnienia rodzinnego dla osoby fizycznej bezpośrednio na spółkę z o.o. Spółka jest odrębnym podatnikiem CIT i nie staje się „członkiem rodziny” właściciela lokalu.

Jeżeli rodzic wspólnika bezpłatnie oddaje lokal spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, to właśnie spółka otrzymuje świadczenie.

Ustawa o CIT zalicza do przychodów wartość nieodpłatnych świadczeń, a przy udostępnieniu lokalu ich wartość ustala się według równowartości czynszu, jaki należałby się przy najmie.

Dlatego użyczenie „od rodziców wspólnika” nie powinno być automatycznie rozliczane tak samo jak użyczenie rodzic → dziecko prowadzące JDG.

Czy użyczający płaci PIT od bezpłatnego udostępnienia lokalu?

W typowym prywatnym użyczeniu użyczający nie otrzymuje czynszu, więc po jego stronie nie powstaje przychód z najmu wyłącznie z powodu zawarcia nieodpłatnej umowy. Podatkowo należy jednak osobno ocenić przypadki związane z działalnością gospodarczą, podmiotami powiązanymi lub świadczeniem wzajemnym ukrytym pod nazwą użyczenia.

Jeśli przedsiębiorca w zamian za lokal wykonuje na rzecz właściciela określone usługi albo pokrywa wydatki wykraczające poza zwykłe koszty utrzymania, może okazać się, że umowa nie jest już rzeczywiście nieodpłatna.

Liczy się zatem jej faktyczna treść, a nie tylko tytuł dokumentu.

Kto płaci rachunki i koszty utrzymania użyczonego lokalu?

Kodeks cywilny przewiduje, że biorący do używania ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy. Strony powinny jednak dokładnie określić w umowie, które opłaty obciążają przedsiębiorcę.

Może chodzić o zużycie energii, wody, ogrzewania, internetu czy inne koszty wynikające z bieżącego korzystania.

Podatkowe ujęcie takich wydatków wymaga związku z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła oraz odpowiedniego udokumentowania.

Jeżeli tylko część mieszkania służy firmie, przedsiębiorca powinien również mieć racjonalny sposób ustalania części wydatków przypadającej na działalność.

Sama umowa użyczenia nie powoduje, że wszystkie rachunki dotyczące nieruchomości automatycznie stają się kosztem firmy.

Remont i wyposażenie użyczonego lokalu – czy można rozliczyć wydatki?

Możliwość rozliczenia wydatków zależy od ich rodzaju i skali. Bieżące koszty eksploatacji trzeba odróżnić od większych nakładów adaptacyjnych i inwestycji w cudzym środku trwałym.

Jeżeli przedsiębiorca montuje oświetlenie, wykonuje instalację, przebudowuje pomieszczenia albo ponosi inne większe nakłady, sposób rozliczenia może wymagać zastosowania zasad amortyzacji.

W umowie warto jednocześnie ustalić, czy właściciel zgadza się na modyfikacje oraz co stanie się z nakładami po zakończeniu użyczenia.

To szczególnie ważne, gdy przedsiębiorca zamierza zainwestować znaczną kwotę w lokal, którego nie jest właścicielem.

Użyczenie lokalu a VAT

Samo użyczenie nie oznacza automatycznie obowiązku naliczenia VAT. Przy VAT trzeba sprawdzić przede wszystkim status użyczającego, związek lokalu z jego przedsiębiorstwem oraz cel nieodpłatnego świadczenia.

Art. 8 ust. 2 ustawy o VAT przewiduje opodatkowanie niektórych nieodpłatnych świadczeń. Dotyczy to m.in. użycia składników przedsiębiorstwa do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, przy spełnieniu warunków dotyczących wcześniejszego prawa do odliczenia, oraz innych bezpłatnych usług wykonywanych do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Organy podatkowe podkreślają, że znaczenie ma cel konkretnego świadczenia. Jeśli nieodpłatne udostępnienie jest związane z działalnością gospodarczą użyczającego, analiza może prowadzić do innego wyniku niż przy przekazaniu lokalu na cele całkowicie prywatne.

Dlatego VAT trzeba oceniać po stronie użyczającego indywidualnie.

Czy umowa użyczenia lokalu podlega PCC?

Zwykła umowa użyczenia lokalu nie jest wymieniona w podstawowym katalogu czynności objętych podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Dlatego standardowe użyczenie nieruchomości między właścicielem a przedsiębiorcą nie powoduje PCC.

Istnieje jednak ważny wyjątek dotyczący spółek.

Ustawa o PCC stanowi, że przy spółce osobowej za zmianę umowy spółki uważa się m.in. oddanie przez wspólnika spółce rzeczy lub prawa majątkowego do nieodpłatnego używania.

Podstawą PCC jest w takim przypadku roczna wartość nieodpłatnego używania przyjęta na poziomie 4% wartości rynkowej rzeczy lub prawa, a stawka dla umowy spółki wynosi 0,5%.

Nie należy więc stosować ogólnego stwierdzenia „użyczenie nigdy nie podlega PCC” do każdej struktury.

Użyczenie mieszkania na działalność a podatek od nieruchomości

Prowadzenie firmy w mieszkaniu może wpływać na podatek od nieruchomości, jeżeli część budynku mieszkalnego jest faktycznie zajęta na działalność gospodarczą. Nie oznacza to jednak, że samo wpisanie adresu mieszkania do CEIDG automatycznie powoduje opodatkowanie całego lokalu najwyższą stawką.

Podatek od nieruchomości jest podatkiem lokalnym, a jego wysokość w ramach ustawowych granic ustala rada gminy. Przepisy rozróżniają m.in. budynki mieszkalne oraz ich części zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej.

Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście wydziela pokój wyłącznie na biuro albo gabinet, warto sprawdzić obowiązki informacyjne właściciela wobec gminy.

Jak zakończyć umowę użyczenia lokalu?

Umowa może zostać zawarta na czas oznaczony albo nieoznaczony. Zasady jej zakończenia warto dokładnie opisać w samym dokumencie, zwłaszcza gdy lokal jest podstawowym miejscem działalności firmy.

Kodeks cywilny przewiduje również szczególne przypadki, w których użyczający może żądać wcześniejszego zwrotu, np. gdy rzecz jest używana niezgodnie z umową albo stanie się mu potrzebna z powodów nieprzewidzianych przy zawieraniu umowy.

Po zakończeniu użyczenia przedsiębiorca powinien zwrócić lokal w stanie niepogorszonym z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z prawidłowego korzystania.

Jeżeli adres był ujawniony w CEIDG, po utracie tytułu prawnego trzeba również odpowiednio zaktualizować dane firmy.

Jakie podatki może powodować użyczenie lokalu na działalność gospodarczą?

Użyczenie lokalu na działalność gospodarczą może wywoływać skutki w PIT albo CIT, mimo że właściciel nie pobiera czynszu. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność wartość nieodpłatnego korzystania z nieruchomości może stanowić przychód odpowiadający rynkowemu czynszowi, chyba że zastosowanie znajdzie zwolnienie przewidziane dla świadczeń otrzymanych od określonych członków rodziny. Inaczej należy oceniać użyczenie lokalu spółce z o.o., która jest odrębnym podatnikiem CIT. Osobnej analizy mogą wymagać również PCC, VAT, podatek od nieruchomości oraz sposób rozliczania kosztów utrzymania i nakładów na użyczony lokal.

Przykład – lokal użyczony przez rodziców przedsiębiorcy

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność i korzysta bezpłatnie z pokoju o powierzchni 20 m² w mieszkaniu rodziców. Strony podpisują umowę użyczenia, a rodzice wyrażają zgodę na wykorzystywanie pomieszczenia jako biura.

Umowa daje przedsiębiorcy tytuł prawny do wskazanego miejsca. Rynkowa wartość czynszu za podobną powierzchnię wynosi 900 zł miesięcznie.

Co do zasady nieodpłatne korzystanie stanowiłoby przychód. Ponieważ jednak świadczenie pochodzi od rodziców, czyli osób z I grupy podatkowej, przedsiębiorca może zastosować zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT.

Jeżeli w identycznej sytuacji lokal bezpłatnie udostępniałby niespokrewniony znajomy, zwolnienie rodzinne nie miałoby zastosowania i należałoby przeanalizować przychód odpowiadający rynkowemu czynszowi.

Przy przygotowaniu umowy i ustalaniu prawidłowych zasad korzystania z lokalu EFEKTA może zapewnić obsługę prawną działalności gospodarczej.

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami – odpowiemy na Twoje pytania.

W celu omówienia kwestii księgowych i podatkowych napisz: 📧 biuro@efekta.waw.pl.

FAQ – użyczenie lokalu na działalność gospodarczą

Czy można prowadzić firmę w lokalu użyczonym przez rodziców?

Tak. Umowa użyczenia może stanowić tytuł prawny do lokalu zgłoszonego jako miejsce wykonywania działalności.

Czy użyczenie lokalu od rodziców powoduje PIT?

Co do zasady bezpłatne korzystanie jest nieodpłatnym świadczeniem, jednak przy świadczeniu otrzymanym od rodziców osoba fizyczna może skorzystać ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 125 PIT.

Czy użyczenie od partnera życiowego jest zwolnione z PIT?

Nie automatycznie. Partner w związku nieformalnym nie należy z samego tego faktu do I lub II grupy podatkowej, dlatego trzeba rozważyć powstanie przychodu z nieodpłatnego świadczenia.

Jak ustalić wartość przychodu z użyczonego lokalu?

Według równowartości czynszu, jaki należałby się w razie wynajęcia porównywalnego lokalu.

Czy umowę użyczenia trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Zwykłej umowy użyczenia nie składa się do urzędu tylko dlatego, że została zawarta. Odrębne obowiązki mogą wynikać jednak z podatków lub rodzaju podmiotu, np. PCC przy określonym użyczeniu spółce osobowej przez wspólnika.

Czy użyczenie podlega PCC?

Standardowa umowa użyczenia nie podlega PCC. Wyjątek może wystąpić przy oddaniu przez wspólnika rzeczy lub prawa do nieodpłatnego używania spółce osobowej.

Czy spółka z o.o. korzysta ze zwolnienia rodzinnego?

Nie na tej samej zasadzie co osoba fizyczna prowadząca JDG. Spółka jest odrębnym podatnikiem CIT i otrzymane przez nią nieodpłatne świadczenie wymaga własnego rozliczenia.

Czy można rozliczać prąd i internet w użyczonym lokalu?

Tak, jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście ponosi wydatek, ma on związek z działalnością i jest prawidłowo udokumentowany. Przy wykorzystaniu mieszanym trzeba ustalić racjonalną część przypadającą na działalność.