Środki trwałe w firmie – jak prawidłowo je ewidencjonować i amortyzować?

Środki trwałe w firmie należy ewidencjonować i amortyzować zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym. Kluczowe są: wartość początkowa, klasyfikacja oraz metoda amortyzacji.

Spis treści:

1. Czym są środki trwałe?
2. Klasyfikacja środków trwałych – jakie składniki majątku wchodzą do ewidencji?
3. Ewidencja środków trwałych – kiedy i jak ją prowadzić?
4. Wartość początkowa środka trwałego – jak ją ustalić?
5. Amortyzacja środków trwałych – jak ją przeprowadzić?
6. Amortyzacja jednorazowa – kiedy można z niej skorzystać?
7. Koszty a niskocenne środki trwałe
8. Sprzedaż środka trwałego w firmie
9. Likwidacja środka trwałego – jak to zrobić prawidłowo?
10. Błędy w ewidencji środków trwałych – konsekwencje podatkowe

Najważniejsze wnioski

1. Środki trwałe w firmie muszą być ewidencjonowane, jeśli ich wartość przekracza 10 000 zł i są użytkowane przez ponad rok.
2. Prawidłowe ustalenie wartości początkowej środka trwałego jest kluczowe dla poprawnego naliczania odpisów amortyzacyjnych.
3. Ewidencja środków trwałych jest obowiązkowa dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
4. Amortyzacja to rozłożenie kosztu środka trwałego w czasie i może być prowadzona różnymi metodami, w tym jednorazowo w ramach pomocy de minimis.
5. Błędy w klasyfikacji, ewidencji lub amortyzacji środków trwałych mogą skutkować korektą kosztów i konsekwencjami podatkowymi.

Czym są środki trwałe?

Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, które są własnością przedsiębiorcy i wykorzystywane w działalności gospodarczej przez okres dłuższy niż 12 miesięcy.

Zgodnie z art. 22a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za środek trwały można uznać jedynie taki składnik majątku, który:

• ma wartość początkową co najmniej 10 tysięcy złotych brutto,
• jest kompletny i zdatny do użytku,
• będzie wykorzystywany przez podatnika w działalności gospodarczej przez okres dłuższy niż rok,
• został nabyty, wytworzony lub oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy albo leasingu.

Szukasz biura, która przejmie od Ciebie prowadzenie kadr i płac lub księgowego dla spółki z o.o? Wybierz usług biura EFEKTA!

Klasyfikacja środków trwałych – jakie składniki majątku wchodzą do ewidencji?

Klasyfikacja środków trwałych opiera się na Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. – tzw. KŚT.

Najczęściej ewidencjonowane środki trwałe w firmie to:

Kategoria	Przykłady składników majątku
Nieruchomości	budynki biurowe, hale produkcyjne
Środki transportu	samochody osobowe, ciężarowe
Maszyny i urządzenia	linie produkcyjne, piece przemysłowe
Sprzęt biurowy	komputery, drukarki
Narzędzia i przyrządy	elektronarzędzia, przyrządy pomiarowe
Wartości niematerialne i prawne	licencje, oprogramowanie, patenty

Każdy dany środek trwały musi być sklasyfikowany zgodnie z wykazem i przypisany do odpowiedniej grupy KŚT.

Ewidencja środków trwałych – kiedy i jak ją prowadzić?

Ewidencja środków trwałych to obowiązkowy rejestr dla przedsiębiorców rozliczających się w ramach KPiR lub ryczałtu.

Do ewidencji trafiają środki trwałe, których:

• wartość początkowa przekracza 10 tysięcy złotych,
• planowany okres użytkowania to co najmniej 12 miesięcy.

Minimalny zakres informacji w ewidencji środków trwałych:

• numer ewidencyjny,
• nazwa i specyfikacja środka trwałego,
• data nabycia i data przyjęcia do używania,
• dokument zakupu (faktura, umowa),
• wartość początkowa,
• stawka amortyzacyjna,
• symbol KŚT,
• data likwidacji lub zbycia,
• przyczyna likwidacji.

Uwaga: Środek trwały należy wprowadzić do ewidencji najpóźniej w miesiącu przyjęcia go do użytkowania.

Wartość początkowa środka trwałego – jak ją ustalić?

Wartość początkowa to kwota, od której naliczane są odpisy amortyzacyjne.

Sposób ustalania wartości początkowej zależy od formy pozyskania składnika majątku:

Sposób nabycia	Wartość początkowa
Zakup	cena zakupu z faktury brutto
Wytworzenie	koszt wytworzenia (materiały + robocizna)
Darowizna	wartość rynkowa lub z umowy
Aport / majątek prywatny przedsiębiorcy	wartość wynikająca z wyceny

Porada eksperta z Biura Rachunkowego EFEKTA:
„Dla celów podatkowych warto zadbać o dokumentację źródłową wartości środka trwałego – brak faktury lub dowodu wyceny może skutkować zakwestionowaniem amortyzacji przez urząd skarbowy.”

Amortyzacja środków trwałych – jak ją przeprowadzić?

Amortyzacja środków trwałych to systematyczne rozliczanie kosztu składnika majątku w czasie.

Wyróżniamy kilka metod amortyzacji:

Metoda	Cechy charakterystyczne
Liniowa	Stały roczny odpis amortyzacyjny
Degresywna	Większe odpisy na początku, malejące w kolejnych latach
Indywidualna	Dostosowana do specyfiki używania
Amortyzacja jednorazowa	Całość kosztu jednorazowo w koszty
Przyspieszona	Skrócony okres amortyzacji wg KŚT

Przykład:
Dany środek trwały o wartości początkowej 20 000 zł (komputer) przy stawce 30% (wg KŚT 491) – amortyzacja liniowa:

• Roczny odpis: 20 000 zł × 30% = 6 000 zł,
• Okres amortyzacji: ok. 3 lata i 4 miesiące,
• Amortyzacja kończy się po pełnym zamortyzowaniu wartości początkowej.

Amortyzacja jednorazowa – kiedy można z niej skorzystać?

Amortyzacja jednorazowa pozwala zaliczyć cały wydatek na środek trwały do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu jego przyjęcia do użytkowania.

Kto może skorzystać?

• Mikroprzedsiębiorcy,
• Podatnicy korzystający z pomocy de minimis,
• Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą.

Limit roczny jednorazowej amortyzacji to 50 000 euro (ok. 230 000 zł w 2025 r.). Warunkiem jest wpisanie środka trwałego do ewidencji w miesiącu przyjęcia.

Koszty a niskocenne środki trwałe

Składniki majątku o wartości do 10 tysięcy zł brutto nie muszą być ewidencjonowane ani amortyzowane.

Przedsiębiorca może:

• wpisać taki środek do ewidencji i amortyzować,
• lub jednorazowo zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu – na podstawie faktury.

Przykład: Zakup telefonu firmowego za 3 500 zł brutto – można ująć go bezpośrednio w kosztach w miesiącu zakupu, bez potrzeby ewidencji ani amortyzacji.

Sprzedaż środka trwałego w firmie

Sprzedaż środka trwałego w firmie wymaga odpowiedniego ujęcia w ewidencji przychodów i rozchodów. Taka transakcja stanowi przychód z działalności gospodarczej i powinna być udokumentowana fakturą sprzedaży. 

Jeśli podatnik jest czynnym podatnikiem VAT, obowiązuje go naliczenie podatku od towarów i usług od wartości środka trwałego, nawet jeśli wcześniej korzystał z odliczenia VAT przy jego zakupie. 

Sprzedaż powoduje również konieczność wykreślenia danego składnika majątku z ewidencji środków trwałych oraz zakończenia amortyzacji.

Likwidacja środka trwałego – jak to zrobić prawidłowo?

Likwidacja środka trwałego oznacza jego fizyczne wycofanie z użytkowania w firmie.

Przedsiębiorca musi:

• zaktualizować ewidencję środków trwałych,
• wskazać datę i przyczynę likwidacji (np. zużycie, zniszczenie, sprzedaż),
• zaprzestać dokonywania odpisów amortyzacyjnych.

Jeśli środek trwały zostanie sprzedany, powstaje przychód podatkowy – należy go ująć w KPiR.

Błędy w ewidencji środków trwałych – konsekwencje podatkowe

Nieprawidłowa ewidencja lub brak ujęcia środka trwałego skutkuje korektą kosztów uzyskania przychodu.

Przykład błędu:

• Przedsiębiorca używał maszyny przez 15 miesięcy, ale nie wprowadził jej do ewidencji.
• Zgodnie z przepisami musi wpisać środek trwały do ewidencji w 13. miesiącu użytkowania.
• Musi też skorygować koszty o różnicę między ceną zakupu a sumą należnych odpisów amortyzacyjnych.

Potrzebujesz wsparcia w ewidencji i amortyzacji środków trwałych? Zaufaj Biuru Rachunkowemu EFEKTA

Prawidłowe zarządzanie środkami trwałymi, ich ewidencjonowanie oraz amortyzacja zgodna z przepisami to klucz do bezpiecznego i optymalnego rozliczania podatkowego. Biuro Rachunkowe EFEKTA oferuje kompleksową obsługę w zakresie prowadzenia ewidencji środków trwałych, ustalania wartości początkowej, klasyfikacji według KŚT oraz wyboru najlepszej metody amortyzacji. 

Wszystko to w ramach prowadzenia księgowości dla spółek. Dzięki naszemu doświadczeniu zyskujesz pewność, że Twoja firma spełnia wszystkie wymogi wynikające z ustawy o podatku dochodowym, a Ty możesz skupić się na rozwoju swojego biznesu.

Podsumowanie

Środki trwałe w firmie muszą być prawidłowo klasyfikowane, ewidencjonowane i amortyzowane zgodnie z ustawą o PIT.

Kluczowe zasady:

• Prowadź ewidencję dla środków powyżej 10 tysięcy zł brutto,
• Ustal wartość początkową na podstawie faktury, wyceny lub kosztu wytworzenia,
• Wybierz odpowiednią metodę amortyzacji,
• Nie zapominaj o aktualizacji ewidencji przy sprzedaży lub likwidacji.

Chcesz wiedzieć więcej?

Chcesz zlecić nam prowadzenie księgowość spółki z o.o.? W celu uzgodnienia szczegółów skontaktuj się z nami mailowo:

biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie naszego biura rachunkowego EFEKTA. 

Chcesz zadzwonić?

Jeśli chcesz porozmawiać telefonicznie, zapraszamy do kontaktu:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czym są środki trwałe i kiedy należy je ująć w ewidencji?

Środki trwałe to składniki majątku o wartości przekraczającej 10 000 zł, wykorzystywane w firmie przez okres dłuższy niż rok. Należy je ująć w ewidencji najpóźniej w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.

2. Jakie są najczęstsze rodzaje środków trwałych?

Do podstawowych rodzajów środków trwałych zaliczamy nieruchomości, maszyny, środki transportu (z wyłączeniem samochodów osobowych w niektórych przypadkach), a także sprzęt biurowy. Klasyfikacja odbywa się na podstawie przepisów w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT).

3. Czy trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych w każdej firmie?

Tak, przedsiębiorcy mają obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych m.in. przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek ten dotyczy także jednoosobowych działalności gospodarczych, jeśli środki trwałe są wykorzystywane w działalności.

4. Jak dodać środek trwały do ewidencji?

Aby dodać środek trwały, należy określić jego wartość początkową, datę przyjęcia do używania oraz odpowiedni symbol KŚT. Wymagany jest także dokument zakupu lub wycena wytworzonego środka trwałego.

5. Czy każdy środek trwały musi być amortyzowany?

Nie, jeżeli wartość środka nie przekracza 10 000 zł, wydatek można ująć bezpośrednio do kosztów. W pozostałych przypadkach amortyzacja polega na rozłożeniu w czasie kosztu środka trwałego.

6. Jak wygląda zarządzanie środkami trwałymi w firmie – czym warto się kierować?

Efektywne zarządzanie środkami trwałymi wymaga systematycznej ewidencji, aktualizacji danych oraz kontrolowania stanu technicznego majątku. Kluczowe jest również właściwe planowanie inwestycji i znajomość zasad amortyzacji.

7. Czy można amortyzować środki trwałe w ramach pomocy de minimis?

Tak, w ramach pomocy de minimis przedsiębiorca może skorzystać z jednorazowej amortyzacji wybranych środków trwałych, z wyłączeniem niektórych kategorii, np. samochodów osobowych. Warunkiem jest spełnienie limitów pomocy oraz prowadzenie działalności gospodarczej.

8. Czy zasady amortyzacji różnią się dla podatników czynnych i zwolnionych z VAT?

Tak, czynni podatnicy VAT ustalają wartość początkową netto dla czynnych, natomiast zwolnieni z VAT przyjmują wartość brutto. Ma to znaczenie przy amortyzowaniu zarówno środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.