Ryczałt czy zasady ogólne, a może podatek liniowy? Co wybrać?

Masz lub planujesz założyć działalność gospodarczą? Rozliczanie podatku dochodowego w Polsce to jedno z kluczowych zadań każdego przedsiębiorcy. Urząd Skarbowy umożliwia rozliczenie podatków na kilka różnych sposobów a najpopularniejsze to ryczałt i zasady ogólne. A więc ryczałt czy zasady ogólne? Która opcja jest lepsza?

Zanim zdecydujesz się opodatkować działalność w jednej z dostępnych form, warto dokładnie przyjrzeć się możliwościom, które oferują ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz zasady ogólne opodatkowania.

Ryczałt czy zasady ogólne? – jak rozliczać podatek dochodowy

W formie ryczałtu od przychodów płaci się podatek od przychodu, bez możliwości uwzględniania kosztów uzyskania przychodów, natomiast przy zasadach ogólnych podatek dochodowy liczony jest od dochodu, co pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania o poniesione koszty. Przedsiębiorca ma możliwość zmiany formy opodatkowania raz do roku – najpóźniej do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód w danym roku. Decyzja ta obowiązuje przez cały kolejny okres opodatkowania.

Szukasz dla swojej firmy najlepszych rozwiązań? Postaw na sprawdzone biuro rachunkowe. W EFEKTA zajmujemy się również uproszczoną księgowością KPiR oraz ryczałtem.

Czym jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Ryczałt to uproszczona forma opodatkowania działalności, w której podatek dochodowy liczony jest nie od dochodu, a od przychodu. Oznacza to, że nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów. W tej formie opodatkowania, przedsiębiorca płaci podatek według z góry ustalonych stawek ryczałtu – zależnych od rodzaju działalności. Przykładowo:

17% – Działalność wolnych zawodów wykonywana osobiście, m.in. adwokaci, tłumacze, księgowi, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi itp.
15% – Usługi reklamowe, parkingowe, fotograficzne, badania rynku, zakwaterowanie, pośrednictwo w sprzedaży hurtowej (np. aut, części), radio-taxi, reprodukcja nośników danych.
14% – Usługi opieki zdrowotnej, architektoniczne, inżynierskie, projektowe (PKWiU 71, 74.1, 86).
12% – Usługi IT (np. doradztwo, instalacja, zarządzanie systemami), wydawanie oprogramowania (offline), gry komputerowe (offline).
10% – Zbycie środków trwałych, nieruchomości i praw majątkowych powiązanych z działalnością gospodarczą, nawet po wycofaniu z działalności (w określonych przypadkach).
8,5% / 12% (powyżej 100 tys. zł) – M.in. wynajem nieruchomości, zakwaterowanie, badania naukowe, pomoc społeczna, prowizje z komisu/kolportażu, edukacja (nie w ramach wolnych zawodów).
8,5% – Usługi gastronomiczne z alkoholem >1,5%, produkcja z materiału powierzonego, usługi straży pożarnej, kultury, biblioteki, archiwa.
5,5% – Działalność wytwórcza, budowlana, transport ciężki (>2 t), zbycie świadectw pochodzenia, prowizje ze sprzedaży biletów, znaczków, żetonów.
3% – Gastronomia bez alkoholu >1,5%, handel, sprzedaż ryb z własnych połowów, zbycie ruchomości firmowych, usługi produkcji zwierzęcej (bez weterynarii).

Wybór tej formy opodatkowania oznacza uproszczone rozliczenia – wystarczy ewidencja przychodów, ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Ryczałt ewidencjonowany to szczególnie korzystna forma opodatkowania dla osób o niewielkich kosztach prowadzenia działalności, ale stosunkowo wysokich przychodach.

Czym jest rozliczenie na zasadach ogólnych i jakie są stawki podatku?

Rozliczanie na zasadach ogólnych to klasyczna forma opodatkowania, w której przedsiębiorca płaci podatek dochodowy według skali podatkowej – 12% lub 32%, w zależności od osiągniętego dochodu. W tej formie można rozliczyć wszelkie koszty uzyskania przychodów, co pozwala znacznie obniżyć podstawę opodatkowania. Zaliczki na podatek obliczane są co miesiąc lub kwartał, a ich wpłata również powinna nastąpić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.

To korzystne rozwiązanie, gdy przedsiębiorca ponosi znaczne wydatki operacyjne. W przypadku zasad ogólnych podatek jest bardziej skomplikowany, ale daje większe pole do optymalizacji. Jeśli jednak okaże się zbyt uciążliwy, możliwa jest zmiana formy opodatkowania z ryczałtu lub odwrotnie – zgodnie z przepisami i terminami zawartymi w ustawie.

Opodatkowanie ryczałtem – dla kogo?

Ryczałt, a dokładniej ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, to uproszczona forma opodatkowania, idealna dla tych, którzy nie generują wysokich kosztów. Przedsiębiorca korzystający z ryczałtu rozlicza się na podstawie ewidencji przychodów, bez potrzeby prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów jest możliwe jedynie przy spełnieniu warunków ustawowych – nie każdy rodzaj działalności może z niego skorzystać.

Dodatkowo limit przychodów uprawniający do możliwości opodatkowania ryczałtem wynosi równowartość 2 mln euro rocznie. Ryczałt nie daje jednak prawa do uwzględnienia kosztów uzyskania przychodów, co czyni tę formę mniej opłacalną dla działalności kapitałochłonnych.

Ryczałt – zalety i wady

Zalety:

Uproszczona księgowość – wystarczy ewidencja przychodów.
Niższe koszty obsługi księgowej.
Brak obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
Możliwość wybrania ryczałtu kwartalnie (dla firm spełniających określone warunki).
Stała stawka podatku, bez względu na rzeczywiste dochody.

Wady:

Brak możliwości uwzględniania kosztów uzyskania przychodów.
Potencjalnie wyższy podatek, jeśli przedsiębiorca ponosi duże koszty.
Brak dostępu do wielu ulg podatkowych – np. prorodzinnej.
Ryczałt opłaca się tylko w specyficznych przypadkach.

Zasady ogólne – dla kogo?

Opodatkowanie na zasadach ogólnych polega na rozliczaniu dochodu, czyli różnicy między przychodami a kosztami. Podatek dochodowy w przypadku zasad ogólnych płaci się według skali podatkowej – 12% do dochodu 120 000 zł i 32% powyżej tej kwoty. Dodatkowo można korzystać z ulg i odliczeń, takich jak:

ulga na dzieci,
odliczenie darowizn,
ulga na internet,
rozliczanie straty z lat ubiegłych,
amortyzacja środków trwałych.

Prowadzenie działalności gospodarczej według zasad ogólnych wiąże się jednak z obowiązkiem prowadzenia pełnej księgi przychodów i rozchodów.

Zasady ogólne – zalety i wady dla przedsiębiorcy

Zalety

Możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania.
Opłacalne przy wysokich kosztach działalności, np. zakup sprzętu, wynajem lokalu, zatrudnienie pracowników.
Elastyczna skala podatkowa (12% i 32%) – lepsze dopasowanie do realnych dochodów niż przy stałym ryczałcie.

Wady

Konieczność prowadzenia księgi przychodów i rozchodów lub pełnej księgowości (w przypadku spółek np. spółka jawna lub cywilna).
Większe obowiązki ewidencyjne i dokumentacyjne, wymagające większej staranności.
Czasochłonność rozliczeń i ewentualna potrzeba wsparcia księgowego.
Potencjalnie wyższe koszty obsługi księgowej niż w przypadku uproszczonych form opodatkowania.

Forma opodatkowania a prawo do opodatkowania ryczałtem

Nie każdy przedsiębiorca może wybrać opodatkowanie w formie ryczałtu. Zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym, z tej formy wyłączone są m.in.:

apteki,
kantory,
lombardy,
pośrednictwo finansowe i handlowe,
usługi tłumaczeń,
niektóre wolne zawody.

Jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, zgłoszenie musi nastąpić do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia działalności, nie później jednak niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu.

A może podatek liniowy?

Podatek liniowy to alternatywa dla ryczałtu i zasad ogólnych – jedna stawka 19%, niezależna od wysokości dochodu. Przedsiębiorca nie korzysta tu z ulg, ale może obniżać podstawę opodatkowania przez uwzględnianie kosztów. To rozwiązanie często wybierane przez osoby osiągające wyższe dochody, które przekroczyły próg 120 000 zł, a nie korzystają z ulg, na które pozwala skala.

Zmiana formy opodatkowania

Zmiany formy opodatkowania można dokonać raz w roku. Przejście z ryczałtu na zasady ogólne (lub odwrotnie) następuje poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia do urzędu skarbowego. Wybierając ryczałt lub decydując się na jego rezygnację, należy to zgłosić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód w danym roku

Warto jednak pamiętać, że utraty prawa do opodatkowania ryczałtem można również doznać automatycznie – na przykład wskutek osiągnięcia przychodów z działalności wykluczonej z tej formy lub przekroczenia limitu przychodu 2 mln euro.

Wybór formy opodatkowania – jak dokonać mądrej decyzji?

Porady dla przedsiębiorców:

Przeanalizuj przychody i koszty – jeśli Twoje koszty uzyskania przychodów są wysokie, forma opodatkowania na zasadach ogólnych może być korzystniejsza.
Oblicz próg opłacalności – sprawdź, czy stawka ryczałtu, jaką musisz zapłacić, nie przewyższy podatku dochodowego po odliczeniach kosztów.
Weź pod uwagę czas i nakład pracy – rozliczenia na zasadach ogólnych wymagają prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów.
Pamiętaj o ulgach – tylko opodatkowanie według skali podatkowej pozwala korzystać z popularnych ulg podatkowych.

Przede wszystkim skorzystaj z doradztwa – warto odwiedzić profesjonalne biuro rachunkowe EFEKTA. Razem wybierzemy dla Ciebie najlepszą formę opodatkowania.

Kiedy zmienić formę opodatkowania?

Zmianę formy opodatkowania na zasady ogólne warto rozważyć, gdy:

rosną koszty uzyskania przychodów,
planujesz inwestycje (zakup samochodu, sprzętu, lokalu),
chcesz skorzystać z ulg (np. prorodzinnej),
planujesz zatrudnienie pracowników i wzrost skali działalności.

Natomiast jeśli Twoje przychody przekraczają próg 120 000 zł i zaczynasz płacić wyższą stawkę 32%, warto rozważyć przejście na ryczałt lub podatek liniowy.

Szukasz biura, które zadba o Twoje rozliczenia podatkowe? Wybierz biuro rachunkowe EFEKTA

W gąszczu przepisów podatkowych i coraz częstszych zmian ustawowych, warto postawić na profesjonalne doradztwo. Biuro rachunkowe EFEKTA to doświadczeni specjaliści, którzy pomogą wybrać optymalną formę opodatkowania działalności gospodarczej, zajmą się wyliczaniem zaliczek na podatek dochodowy, prowadzeniem ewidencji przychodów, a także wsparciem przy zmianie formy opodatkowania z ryczałtu na inne formy.

Nasi klienci nie muszą martwić się o terminy. Bez względu na to, czy chcesz korzystać z ryczałtu, przejść na zasady ogólne, czy rozważasz rezygnację z opodatkowania w formie karty podatkowej, pomożemy w każdym kroku. EFEKTA – Twoje podatki w dobrych rękach!

Podsumowanie

Wybór formy opodatkowania należy dokonać świadomie i w oparciu o analizę finansową. Jaką formę wybrać – ryczałt czy zasady ogólne? To zależy od rodzaju działalności, przychodu, kosztów oraz oczekiwanych ulg i wygody rozliczeń. Dla małych firm ryczałt od przychodów ewidencjonowanych może być idealnym rozwiązaniem, natomiast firmy o większych kosztach lub planujące inwestycje – mogą więcej zyskać, rozliczając się na zasadach ogólnych.

Nie zapominajmy, że dokonać zmiany formy opodatkowania można tylko raz w roku – i warto to zrobić świadomie, nie zostawiając decyzji na ostatnią chwilę. Najlepiej skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, który pomoże ocenić podstawę opodatkowania, stawki podatku oraz wybrać najlepszy sposób opodatkowania działalności w 2025 roku.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czym różni się ryczałt od zasad ogólnych?

Ryczałt to forma opodatkowania, w której podatek płacisz od przychodu, bez możliwości odliczenia kosztów. Zasady ogólne pozwalają opodatkować dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty, i dają dostęp do ulg.

2. Dla kogo opłacalny jest ryczałt?

Ryczałt opłaca się przedsiębiorcom o wysokich przychodach i niskich kosztach prowadzenia działalności – np. w handlu, usługach IT czy wynajmie mieszkań.

3. Kiedy korzystniejsze są zasady ogólne?

Zasady ogólne będą korzystniejsze, gdy ponosisz wysokie koszty (np. leasing, zakup towarów, inwestycje), chcesz korzystać z ulg lub Twoje dochody nie przekraczają 120 000 zł rocznie.

4. Czy mogę zmienić formę opodatkowania w ciągu roku?

Nie. Zmiany formy opodatkowania dokonuje się raz w roku – do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód w danym roku.

5. Jakie są stawki podatku w ryczałcie?

Stawki ryczałtu zależą od rodzaju działalności – np. 8,5% dla usług transportowych, 5,5% dla działalności produkcyjnej, 3% dla handlu detalicznego.

6. Jakie stawki obowiązują na zasadach ogólnych?

Obowiązuje skala podatkowa: 12% do 120 000 zł dochodu rocznie i 32% powyżej tego progu.

7. Czy mogę skorzystać z ulg podatkowych na ryczałcie?

Nie. Ulgi (np. prorodzinna, internetowa) przysługują tylko przy rozliczaniu według skali podatkowej, czyli na zasadach ogólnych.

8. Czy prowadzenie księgowości różni się w tych formach?

Tak. Ryczałt wymaga tylko ewidencji przychodów, natomiast zasady ogólne – prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji kosztów. Jeśli szukasz dobrego biura od uproszczonej księgowości KPiR lub ryczałtu skorzystaj z naszej oferty.

9. Czy każdy może wybrać ryczałt?

Nie. Ustawowo z ryczałtu wyłączone są niektóre branże, m.in. apteki, kantory, tłumacze czy pośrednicy finansowi. Obowiązuje także limit przychodów – do 2 mln euro rocznie.

10. Czy mogę połączyć ryczałt z podatkiem liniowym?

Nie. Możesz wybrać tylko jedną formę opodatkowania: ryczałt, zasady ogólne lub podatek liniowy – każdą z nich trzeba zgłosić do urzędu skarbowego.