Refaktura – czym jest i kiedy można ją wystawić? 

Pojęcie refaktury odnosi się do sytuacji, w której dochodzi do dalszego obciążenia kosztami usług lub towarów na rzecz innego podmiotu, np. najemcy. Wystawienie refaktury następuje zazwyczaj wtedy, gdy usługa została nabyta przez firmę we własnym imieniu, ale korzysta z niej inny podmiot.

Spis treści:

1. Czym jest refaktura?
2. Jak i kiedy wystawić refakturę?
3. Jakie są przykładowe towary i usługi, które można refakturować?
4. Co powinna zawierać refaktura?
5. Refaktura z możliwość doliczenia prowizji
6. Refaktura po stornie VAT – jak rozliczyć? 
7. Jak refaktura powinna zostać rozliczona po stronie podatku dochodowego?
8. Czy zbiorcza refaktura jest dopuszczalna?
9. Refaktura dla zagranicznego kontrahenta – jak opodatkować?
10. Refaktura a finanse – o czym trzeba pamiętać? 
11. Refaktura – kiedy nie jej wystawienie nie jest możliwe?
12. Przykłady refaktur w praktyce biznesowej. 
13. Różnice między refakturą a fakturą zwykłą

Najważniejsze wnioski

1. Refakturowanie polega na przeniesieniu kosztów na inny podmiot, najczęściej poprzez wystawienie faktury VAT na rzecz osoby trzeciej.
2. Refaktura to dokument, który należy wystawić, gdy usługa została nabyta we własnym imieniu, ale skorzystał z niej inny podmiot.
3. Przy refakturowaniu stosuje się taką samą stawkę VAT, jaka została zastosowana na fakturze pierwotnej.
4. Refakturować można zarówno usługi (np. media, internet), jak i towary, pod warunkiem że zostały wykorzystane przez osobę trzecią.
5. Prawidłowe wystawienie refaktury wymaga zachowania zgodności z datą wykonania usługi i zasadami określonymi w ustawie o VAT.

Czym jest refaktura?

Refaktura jest dokumentem sprzedaży, który jest wystawiany w celu przeniesienia kosztów usługi lub zakupu towarów poniesionych przez jedną firmą, ale na rzecz innego kontrahenta. Ważną kwestią jest to, że przy odsprzedaży nie doliczana jest żadna marża. 

Szukasz dobrego doradcy podatkowego lub księgowego dla spółki z o.o? Wybierz usług biura EFEKTA!

Jak i kiedy wystawić refakturę?

Refaktura powinna być wystawiona nie później niż w terminie wystawienia faktury pierwotnej lub bezpośrednio po otrzymaniu usługi. Przy odsprzedaży usług ważne jest, aby na refakturze uwzględnić daty wystawienia oraz dane zgodne z fakturą pierwotną, zachowując jednocześnie odpowiedni moment ujęcia jej w księgowości.

Jakie są przykładowe towary i usługi, które można refakturować?

Do najczęstszych przykładów należą media (prąd, woda), usługi sprzątania czy ochrony – często refakturowane na najemcę powierzchni. Odsprzedaż usług takich jak internet czy telefon również wiąże się z wystawieniem refaktury, jeżeli usługobiorcą końcowym jest inny podmiot niż pierwotny nabywca.

Co powinna zawierać refaktura?

Refaktura powinna zawierać wszystkie dane, które znajdują się na fakturze VAT:

• datę jej wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona, nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer za pomocą, którego podatnik i nabywca są zidentyfikowani dla podatku,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
• nazwę towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto,
• kwoty wszelkich rabatów, 
• stawkę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Choć refaktura to faktura VAT, powinna być szczegółowo opisana, aby jednoznacznie wskazywała, że dotyczy przeniesienia kosztu, a nie świadczenia nowej usługi. Dobrą praktyką jest dołączenie kopii pierwotnej faktury, na podstawie której została wystawiona refaktura.

Refaktura z możliwość doliczenia prowizji

Podstawową zasadą przy refakturowaniu jest przeniesienie kosztu dokładnie w takiej wysokości, w jakiej został on poniesiony – bez jakiejkolwiek marży czy prowizji. Celem refaktury nie jest zarobek, a rozliczenie rzeczywistego wydatku między podmiotami. 

W przypadku doliczenia prowizji transakcja zyskuje charakter sprzedaży i wymaga odrębnego rozliczenia podatkowego.

Refaktura po stornie VAT – jak rozliczyć? 

Refakturowanie usług na gruncie podatku VAT wymaga zachowania szczególnej ostrożności. Choć wydaje się to proste – w praktyce sposób opodatkowania może zależeć od rodzaju usługi czy momentu jej wykonania. 

Podstawowa zasada jest taka, że refaktura powinna zostać wystawiona z tą samą stawką VAT, jaką zastosował pierwotny usługodawca. 

Zasadniczo obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych, zgodnie z art. 19a ustawy o VAT. Oznacza to, że moment powstania obowiązku podatkowego przy refakturowaniu zależy od:

• rodzaju usługi,
• momentu jej wykonania,
• ewentualnej wcześniejszej zapłaty.

Nie ma więc jednej, uniwersalnej daty powstania obowiązku podatkowego dla refaktur. W praktyce przyjmuje, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia refaktury. 

Szczególną uwagę należy zwrócić na refakturowanie usług zwolnionych z VAT. Przykładowo usługi pocztowe, które są świadczone przez Pocztę Polską są zwolnione z VAT podmiotowo. Jednak podmiot, który refakturuje te koszt, nie może korzystać z tego zwolnienia, ponieważ dotyczy ono wyłącznie operatora publicznego. Oznacza to, że refaktura za wysyłkę przesyłki pocztowej powinna zawierać stawkę VAT właściwą dla głównej sprzedaży, a nie zwolnienie.

W sytuacjach wątpliwych warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową, aby uniknąć sporu z organami skarbowymi. 

Jak refaktura powinna zostać rozliczona po stronie podatku dochodowego?

Rozliczanie refaktury w podatku dochodowym wymaga uwzględnienia zarówno przychodów, jak i kosztów. Nie zostało to jednak jednoznacznie uregulowane w ustawie, dlatego organy podatkowe opierają się na ogólnych zasadach podatkowych oraz interpretacjach indywidualnych.

Przychód z refaktury powstaje, jeżeli:

• Istnieje umowa zasadnicza między stronami, której przedmiotem jest świadczenie usług lub sprzedaż towarów, a refakturowanie stanowi jedynie działanie pomocnicze lub uboczne w ramach tej umowy.
• Odbiorca refaktury jest jednocześnie odbiorcą pierwotnej usługi.
• Między odbiorcą a wystawcą refaktury istnieje umowa określająca możliwość odrębnego refakturowania kosztów.

Spełnienie powyższych warunków sprawia, że refakturowane wydatki mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodów, a wystawienie refaktury powoduje powstanie przychodu równoważnego kwocie przeniesionego kosztu. 

Jeżeli warunki te nie są spełnione, refaktura może zostać zakwalifikowana jako zwykłe pośrednictwo, co oznacza, że środki przekazywane na zakup świadczenia nie stanowią przychodu wystawcy. W konsekwencji koszty związane z refakturowaniem również mogą być zakwestionowane jako nieuzasadnione w kontekście kosztów uzyskania przychodów.

Czy zbiorcza refaktura jest dopuszczalna?

Tak, zbiorcza refaktura jest dopuszczalna i może być stosowana szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorca refakturuje wiele usług tego samego rodzaju na rzecz jednego kontrahenta w określonym okresie rozliczeniowym.

Ważne jest, aby zbiorcza refaktura była czytelna i szczegółowa – powinna wskazywać m.in.:

• okres, którego dotyczą koszty,
• rodzaj usług lub towarów objętych refakturą,
• numery faktur źródłowych, na podstawie których refaktura została sporządzona.

Refaktura dla zagranicznego kontrahenta – jak opodatkować?

W przypadku refakturowania usług na rzecz kontrahenta z UE, podmiot refakturujący jest traktowany tak, jakby sam wykonał daną usługę. W praktyce oznacza to, że świadczenie jest klasyfikowane jako wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług.

Zgodnie z art. 28b ustawy o VAT, miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest siedziba działalności gospodarczej usługobiorcy. W związku z tym, gdy polski przedsiębiorca refakturuje usługę nabywaną w Polsce na rzecz kontrahenta z UE, miejsce świadczenia ustala się w kraju kontrahenta, a zatem refaktura nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

Refaktura a finanse – o czym trzeba pamiętać? 

Refakturowanie usług czy kosztów to nie tylko kwestia podatkowa, ale również istotny element zarządzania finansami firmy. Niewłaściwe rozliczanie może wpływać na płynność finansową, przepływy pieniężne oraz poprawność księgowań. Poniżej przedstawiamy kluczowe kwestie, na które warto zwrócić uwagę:

• Refaktury powinny być wystawiane niezwłocznie po otrzymaniu pierwotnej faktury.
• Refaktura powinna być księgowana w sposób neutralny finansowo, ponieważ przenosi koszty na inny podmiot, nie generując przychodu ani kosztu w sensie ekonomicznym. W praktyce oznacza to ujęcie refaktury w księgach zarówno po stronie przychodu, jak i kosztu w tej samej wysokości, zachowanie powiązania refaktury z pierwotną fakturą, aby umożliwić łatwe weryfikowanie dokumentów podczas kontroli podatkowej.
• Dokumentowanie refaktur powinno być czytelne i transparentne:
  • każdy dokument powinien wskazywać okres, którego dotyczy,
  • należy wyraźnie wskazać rodzaj usługi lub kosztu oraz powiązaną fakturę źródłową,
  • w przypadku refaktur zbiorczych warto wskazać sumaryczną kwotę kosztów z danego okresu.
• Refakturowanie służy wyłącznie przeniesieniu kosztów poniesionych przez firmę na inny podmiot. Nie jest sposobem na zmniejszenie zobowiązań podatkowych ani obejście obowiązków podatkowych.

Refaktura – kiedy nie jej wystawienie nie jest możliwe?

Nie każdą usługę można refakturować. Nie można refakturować usług, które są wykonywane samodzielnie przez przedsiębiorcę, np. własnej pracy, doradztwa czy usług informatycznych.

Refaktura dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy jedna firma nie jest faktycznym usługodawcą, a jedynie pośredniczy w płatności.

Przykłady refaktur w praktyce biznesowej. 

Poniżej przedstawiamy typowe sytuacje, w których przedsiębiorcy wykorzystują refaktury w praktyce:

• Firmy wynajmujące powierzchnie biurowe często refakturują koszty:
  • mediów (energia elektryczna, woda, ogrzewanie),
  • usług sprzątania, 
  • ochrony,
  • utrzymania części wspólnych.
• Agencje marketingowe refakturują często:
  • koszty zakupu reklam,
  • koszty produkcji materiałów promocyjnych,
  • wydatki związane z realizacją kampanii dla klientów.
• W branży turystycznej refaktura jest stosowana przy:
  • kosztach noclegów w hotelach,
  • transporcie (loty, wynajem autokarów, przejazdy lokalne),
  • ubezpieczeniach turystycznych.
• W sektorze budowlanym refaktury najczęściej dotyczą:
  • kosztów podwykonawców,
  • materiałów zakupionych na potrzeby inwestycji, które są następnie rozliczane z inwestorem,
  • dodatkowych usług (np. transport sprzętu, zabezpieczenia placu budowy).

Różnice między refakturą a fakturą zwykłą

Warto podkreślić, że refaktura nie jest odrębnym typem faktury w rozumieniu przepisów podatkowych. W praktyce jest to zwykła faktura sprzedaży, która odnosi się do wcześniej otrzymanego dokumentu kosztowego. Oznacza to, że pod względem formalnym refaktura spełnia wszystkie wymogi zwykłej faktury VAT, jednak jej cel, funkcja i konsekwencje podatkowe są odmienne.

Refaktura służy przede wszystkim do przeniesienia kosztu poniesionego przez przedsiębiorcę na inny podmiot. Nie jest narzędziem generującym przychód czy zysk – jej celem jest transparentne i prawidłowe rozliczenie wydatków. Zwykła faktura sprzedaży dokumentuje sprzedaż własnych towarów lub usług przedsiębiorcy. Generuje ona przychód i koszty, które bezpośrednio wpływają na wynik finansowy firmy oraz podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym i VAT. 

Kolejną istotną różnicą jest kwestia marży. Refaktura przenosi dokładnie wartość pierwotnego kosztu i nie może obejmować dodatkowej marży. Natomiast zwykła faktura może obejmować marżę lub zysk sprzedawcy, co wpływa na wysokość przychodu i wynik finansowy firmy.

Również stawka VAT stosowana na refakturze powinna odpowiadać stawce pierwotnej faktury kosztowej, ponieważ dokument nie tworzy nowej transakcji podatkowej. W przypadku zwykłej faktury stawka VAT ustalana jest zgodnie z charakterem sprzedawanej usługi lub produktu, niezależnie od kosztów poniesionych przez przedsiębiorcę.

Pod względem księgowym refaktura jest neutralna podatkowo – jej ujęcie w księgach ma na celu jedynie odzwierciedlenie przepływu kosztów, bez wpływu na wynik finansowy. Zwykła faktura natomiast bezpośrednio wpływa na przychody i koszty firmy, co determinuje jej wyniki podatkowe i ekonomiczne.

Szukasz biura rachunkowego, które poprowadzi księgowość Twojej firmy? Wybierz biuro EFEKTA

Biuro rachunkowe EFEKTA doskonale zna zasady dotyczące wystawiania refaktur, faktur pierwotnych oraz prawidłowego dokumentowania odsprzedaży usług. Dzięki profesjonalnej obsłudze zyskasz pewność, że Twoja księgowość będzie prowadzona terminowo i zgodnie z przepisami.

Podsumowanie 

Refakturowanie to praktyczne rozwiązanie w sytuacji, gdy ponosisz koszty usług w swoim imieniu, ale przekazujesz je dalej, np. najemcy. Prawidłowe wystawienie refaktury z uwzględnieniem daty wystawienia i danych z faktury pierwotnej pozwala uniknąć błędów w księgowości i podatkach.

Chcesz wiedzieć więcej?

Chcesz zlecić nam prowadzenie księgowość spółki z o.o.? W celu uzgodnienia szczegółów skontaktuj się z nami mailowo:

biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie naszego biura rachunkowego EFEKTA. 

Chcesz zadzwonić?

Jeśli chcesz porozmawiać telefonicznie, zapraszamy do kontaktu:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czym jest refaktura i na czym polega refakturowanie?

Refaktura to dokument wystawiany w celu przeniesienia kosztów na podmiot trzeci, np. najemcę. Refakturowanie polega na odsprzedaży nabytych usług lub towarów, które zostały wykorzystane przez inną osobę, ale zakupione we własnym imieniu.

2. Kiedy należy wystawić refakturę?

Refaktura wystawiana jest zazwyczaj po otrzymaniu faktury pierwotnej lub po tym, jak usługa została wykonana. Ważne, aby zachować prawidłowe daty wystawienia faktury oraz moment, w którym powstaje obowiązek podatkowy.

3. Jaką stawkę VAT należy zastosować przy refakturze?

Zgodnie z art. 2a ustawy o VAT, przy refakturowaniu stosuje się taką samą stawkę VAT, jaka została zastosowana na fakturze pierwotnej. Nie ma tu znaczenia, czy usługa została wykonana przez inny podmiot – refaktura to odsprzedaż usług na rzecz osoby trzeciej.

4. Czy refaktura to zwykła faktura VAT?

Tak, refaktura to narzędzie rozliczeniowe i formalnie należy wystawić zwykłą fakturę VAT. Nie różni się ona formą od standardowej faktury, choć jej celem jest rozliczenie kosztów, np. kosztów transportu czy mediów, na wspomnianą osobę trzecią.

5. Czy można refakturować tylko usługi?

Nie – refakturowanie towarów również jest możliwe, o ile zostały nabyte i przekazane dalej w tej samej formie. Najważniejsze, by rozliczenie kosztów dotyczyło usług lub towarów wykorzystanych przez inny podmiot niż pierwotny nabywca.

6. Czy trzeba występować o interpretację podatkową?

W większości przypadków nie ma takiej potrzeby. Jednak jeśli masz wątpliwości co do sposobu rozliczenia lub zastosowania stawek VAT, warto rozważyć wydanie interpretacji podatkowej przez właściwą izbę skarbową.