PPK w firmach od 20 do 250 osób – najważniejsze terminy i obowiązki

PPK w firmach od 20 do 250 osób oznacza dla pracodawcy przede wszystkim pilnowanie terminów związanych z nową osobą zatrudnioną, umową o zarządzanie PPK, umową o prowadzenie oraz przekazywaniem wpłat do PPK. Najwcześniej zawarcie umowy o prowadzenie PPK może nastąpić po upływie 14 dni zatrudnienia, ale ostateczny termin upływa dopiero 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minęły 3 miesiące zatrudnienia, czyli 90 dni. Z kolei pierwsza wpłata do PPK powinna zostać przekazana do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została obliczona i pobrana. To właśnie te daty najczęściej decydują o tym, czy pracodawca prawidłowo realizuje obowiązki ustawowe.

Najważniejsze wnioski

• Najważniejszy termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK przypada nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia.
• 3 miesiące zatrudnienia dla PPK oznaczają 90 dni, a do tego okresu wlicza się także okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy u tego samego pracodawcy.
• Pracodawca musi wcześniej zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, najpóźniej na 10 dni roboczych przed terminem, w którym ma obowiązek zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK. 
• Pierwsze wpłaty do PPK pobiera się od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, a przekazuje do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu.
• Podstawowa wpłata pracodawcy wynosi 1,5% wynagrodzenia, a dodatkowo pracodawca może finansować jeszcze do 2,5% wynagrodzenia.

PPK – terminy jakie obowiązują pracodawców

Pracodawca zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym musi zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK. Sama umowa o prowadzenie PPK dla nowej osoby zatrudnionej może zostać zawarta nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia. Dla celów ustawy 3 miesiące oznaczają 90 dni. 

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie powinien patrzeć wyłącznie na samą datę zatrudnienia. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy do okresu zatrudnienia wliczają się wcześniejsze okresy pracy tej samej osoby z poprzednich 12 miesięcy, bo to może przyspieszyć termin zawarcia umowy o prowadzenie. Jeżeli natomiast przed upływem tego terminu pracownik złoży deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, zawarcia umowy o prowadzenie PPK się nie dokonuje.

Umowa o zarządzanie PPK a umowa o prowadzenie PPK – czym się różnią?

Pracodawca ma obowiązek zawrzeć dwie odrębne umowy: umowę o zarządzanie PPK i umowę o prowadzenie PPK. Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana między pracodawcą a instytucją finansową, natomiast umowa o prowadzenie jest zawierana przez pracodawcę w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej. Tych umów nie można traktować zamiennie.

To rozróżnienie ma duże znaczenie organizacyjne. Najpierw trzeba wybrać instytucję finansową i podpisać umowę o zarządzanie PPK, a dopiero potem zawierać umowy o prowadzenie PPK dla konkretnych pracowników. Jeżeli pracodawca pominie pierwszy etap albo zrobi go za późno, nie będzie w stanie legalnie dochować terminu dla pierwszej osoby zatrudnionej.

Czy muszę jako pracodawca utworzyć PPK?

Co do zasady tak – jeżeli jesteś podmiotem zatrudniającym, ustawa o PPK nakłada na Ciebie obowiązek utworzyć PPK. Najczęstsze wyjątki dotyczą mikroprzedsiębiorcy, któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację o rezygnacji, oraz pracodawcy prowadzącego PPE spełniające warunki ustawowe. Sam fakt, że pracownicy nie chcą oszczędzać, nie zwalnia z obowiązku każdego pracodawcy. 

Jeżeli firma zaczyna zatrudniać pierwsze osoby albo ponownie powstaje obowiązek wdrożenia programu, trzeba od razu sprawdzić, czy nie upłynął już termin na zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. W przypadku zwolnienia z racji PPE trzeba dodatkowo pamiętać, że warunki zwolnienia nie są dane raz na zawsze – przy PPE trzeba sprawdzać poziom partycypacji co pół roku, 1 stycznia i 1 lipca.

Warto pamiętać też o jednym praktycznym błędzie. Złożenie przez wszystkie osoby zatrudnione deklaracji rezygnacji zwalnia z wdrożenia tylko mikroprzedsiębiorcę. Jeżeli pracodawca nie ma statusu mikroprzedsiębiorcy, nadal ma obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nawet gdy nikt nie chce oszczędzać. 

Kto musi przystąpić do PPK ?

Do PPK automatycznie trafiają osoby zatrudnione, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55 lat, o ile z tytułu zatrudnienia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu oraz nie złożą rezygnacji. Osoby po 55. roku życia, ale przed ukończeniem 70 lat, mogą przystąpić wyłącznie na swój wniosek. Po ukończeniu 70 lat nie można już zostać uczestnikiem PPK.

To oznacza, że nie tylko umowa o pracę może dawać prawo do uczestnictwa. PPK dotyczy także części osób wykonujących oskładkowane umowy cywilnoprawne, jeżeli spełniają ustawową definicję osoby zatrudnionej. Dla grupy 18-55 lat pracodawca nie musi pytać o zgodę na zapisanie – działa autozapis, chyba że wcześniej wpłynie deklaracja o rezygnacji.

Czy po 14 dniach zatrudnienia pracownika należy go zapisać do PPK?

Nie. Po upływie 14 dni zatrudnienia pracodawca dopiero może zawrzeć umowę o prowadzenie PPK, ale nie musi robić tego dokładnie tego dnia. Termin obowiązkowy kończy się dopiero 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia. 

To ważna różnica, bo wiele firm błędnie utożsamia 14 dni z terminem zapisu. W rzeczywistości 14 dni to najwcześniejsza dopuszczalna data, a nie data obowiązkowa. Przy liczeniu terminu trzeba jeszcze uwzględnić to, że do stażu wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy u tego samego pracodawcy. 

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami – odpowiemy na Twoje pytania.

Do kiedy należy przekazać pierwsze wpłaty?

Pierwsze wpłaty do PPK oblicza się i pobiera od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi po zawarciu umowy o prowadzenie PPK. Następnie pracodawca przekazuje je do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Ten sam termin dotyczy kolejnych wpłat do PPK.

W praktyce dział kadr i płac powinien połączyć termin wypłaty wynagrodzenia z terminem rozliczenia PPK. To wtedy pobierana jest część finansowana przez pracownika, a wpłata finansowana przez pracodawcę jest naliczana z jego środków. Przekazać pierwsze wpłaty można wcześniej, ale nie później niż do ustawowego terminu.

Ile pracodawca płaci za pracownika, który dołączył do PPK?

Podstawowa wpłata pracodawcy wynosi 1,5% wynagrodzenia pracownika. Pracodawca może także zadeklarować wpłatę dodatkową do 2,5% wynagrodzenia, więc łącznie może finansować nawet 4% wynagrodzenia. To koszt po stronie firmy, niezależny od wpłaty finansowanej przez pracownika.

Po stronie pracownika standardowa wpłata podstawowa wynosi 2% wynagrodzenia. W określonych przypadkach uczestnik może obniżyć swoją wpłatę podstawową nawet do 0,5% wynagrodzenia, ale to uprawnienie dotyczy pracownika, a nie pracodawcy. Z punktu widzenia firmy najważniejsze jest więc to, że obowiązkowa wpłata pracodawcy nie spada poniżej 1,5%.

Podstawa naliczania wpłat do PPK

Podstawę naliczania wpłat do PPK stanowi wynagrodzenie rozumiane jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dla PPK nie stosuje się rocznego ograniczenia podstawy, o którym mowa w przepisach o ZUS. Wpłaty finansowane przez uczestnika są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. 

To oznacza, że nie każda wypłata w firmie automatycznie wejdzie do podstawy naliczenia PPK. Najpierw trzeba sprawdzić, czy dana należność stanowi podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych. Właśnie dlatego rozliczenie wpłat do PPK powinno być zintegrowane z prawidłowym naliczeniem listy płac.

Jakie dodatkowe obowiązki wynikają z prowadzenia PPK?

Prowadzenia PPK nie można sprowadzić wyłącznie do naliczania składek. Pracodawca ma także obowiązki informacyjne, musi obsługiwać deklaracje i rezygnacje uczestników, przekazywać dane do instytucji finansowej oraz pilnować terminów związanych z autozapisem. Gdy pracownik składa deklarację o rezygnacji, pracodawca powinien poinformować o tym instytucję finansową niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni. 

Dodatkowo osoba zatrudniona, która była już uczestnikiem PPK, powinna po zawarciu umowy o prowadzenie złożyć oświadczenie o wcześniejszych umowach o prowadzenie PPK. Pracodawca musi też poinformować osoby między 55. a 70. rokiem życia, że mogą dołączyć do programu wyłącznie na wniosek. Jeżeli firma korzysta ze zwolnienia z PPK z powodu PPE, musi regularnie sprawdzać spełnianie warunków tego zwolnienia.

Ważny jest też autozapis. Osoby, które wcześniej złożyły deklarację rezygnacji, nie są z niej zwolnione na stałe – co 4 lata pracodawca ponawia autozapis, a kolejny taki termin przypada w 2027 roku. To oznacza, że nawet firma, która dziś nie nalicza wpłat do PPK za część osób, musi wrócić do tego tematu w odpowiednim momencie.

Jak wybrać instytucję finansową i wykorzystać portal PPK?

Wybór instytucji finansowej powinien być poprzedzony porównaniem ofert, a najbezpieczniejszym punktem odniesienia jest oficjalny portal MojePPK.pl. Ustawa wskazuje, że umowa o zarządzanie PPK nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową w portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy. Portal pomaga więc nie tylko informacyjnie, ale także organizacyjnie.

Dla pracodawcy to ważna wskazówka praktyczna. Zanim nastąpi zawarcie umowy o zarządzanie PPK, warto sprawdzić na portalu warunki obsługi, komunikację, materiały dla działu kadr oraz sposób wymiany danych. To ogranicza ryzyko wyboru oferty, która później okaże się trudna w codziennej obsłudze.

PPK w firmie – kluczowe terminy i obowiązki pracodawcy

Wprowadzenie PPK oznacza dla firmy nie tylko wybór instytucji finansowej, ale też pilnowanie terminów, bo zgodnie z ustawą o PPK podmiot zatrudniający zawiera odpowiednie umowy i przekazuje wpłaty na PPK w ściśle określonym czasie. Program PPK jest obowiązkowy dla pracodawcy, dlatego pracodawca jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu pracownika po upływie wymaganego okresu, chyba że osoba zatrudniona złoży rezygnację, a pierwsze wpłaty naliczane od wynagrodzenia brutto trzeba przekazać w terminie do 15. dnia następnego miesiąca.

Pracownicze Plany Kapitałowe – najważniejsze informacje

Pracownicze Plany Kapitałowe są obowiązkowe dla pracodawcy, ale dobrowolne dla pracownika. Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, dlatego pracownik może złożyć deklarację rezygnacji albo wrócić do programu później. Jednocześnie skala programu pokazuje, że PPK stały się już standardowym elementem obsługi kadrowo-płacowej w firmach.

Na koniec 2025 roku aktywa zgromadzone w PPK wyniosły 45,06 mld zł, liczba uczestników sięgnęła 4,12 mln, a partycypacja osiągnęła 57,12%. To ważne dane dla przedsiębiorców, bo pokazują, że PPK nie są już rozwiązaniem marginalnym. Dla firm zatrudniających od 20 do 250 osób oznacza to konieczność traktowania PPK jak stałego procesu, a nie jednorazowego wdrożenia. 

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadr i płac? Postaw na biuro rachunkowe EFEKTA

Chcesz zlecić nam obsługę kadr, płac i rozliczeń PPK?
W celu uzgodnienia szczegółów napisz do nas:
📧 biuro@efekta.waw.pl

Lub zadzwoń:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ − najczęściej zadawane pytania

W jakim terminie zgłosić pracownika do PPK?

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia. W praktyce zgłoszenie do PPK oznacza właśnie zawarcie tej umowy w imieniu i na rzecz pracownika.

Jakie są terminy płatności w PPK?

Wpłaty do PPK należy przekazać do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Dotyczy to zarówno pierwszej wpłaty, jak i kolejnych wpłat do PPK.

Czy po 14 dniach zatrudnienia pracownika należy go zapisać do PPK?

Nie, 14 dni to nie termin obowiązkowy, lecz najwcześniejszy moment, w którym wolno zawrzeć umowę o prowadzenie. Ostateczny termin jest późniejszy i zależy od upływu 90 dni zatrudnienia.

Czy muszę jako pracodawca utworzyć PPK, jeśli wszyscy pracownicy nie chcą oszczędzać?

Najczęściej tak. Wyjątek dotyczy mikroprzedsiębiorcy, któremu wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację o rezygnacji; pozostali pracodawcy co do zasady nadal mają obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK.

Kto musi przystąpić do PPK, a kto nie?

Automatycznie zapisywane są osoby w wieku 18–55 lat, które podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Osoby 55–70 lat dołączają wyłącznie na wniosek, a po ukończeniu 70 lat przystąpienie nie jest możliwe.

Od czego liczy się wpłaty do PPK?

Podstawą jest wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych. Dlatego rozliczenie PPK trzeba powiązać z prawidłowym naliczeniem listy płac i składek ZUS. 

Czy wcześniejsze okresy zatrudnienia mają znaczenie dla PPK?

Tak. Do wymaganego okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy u tego samego pracodawcy. To może przyspieszyć termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

Czy rezygnacja z PPK działa bezterminowo?

Nie. Co 4 lata działa autozapis, więc pracownik, który wcześniej złożył deklarację rezygnacji, będzie ponownie obejmowany mechanizmem zapisu, chyba że znów złoży nową deklarację. Najbliższy ogólny autozapis przypada w 2027 roku.