Pełna księgowość spółki z o.o. Co MUSISZ wiedzieć?

Pełna księgowość to system rachunkowości, z którego w Polsce obowiązkowo muszą korzystać spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). W odróżnieniu od uproszczonej księgowości, pełna księgowość wymaga szczegółowego i jasno sprecyzowanego rejestrowania wszelkich operacji finansowych firmy. Jeśli zastanawiasz się, jakie są jej zalety, obowiązki i przepisy z nią związane, czytaj dalej.

Pełna księgowość dla spółki z o.o. – przepisy prawne

Regulacje stanowiące podstawę prawną dla pełnej księgowości zostały zawarte w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z jej brzmieniem, każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi prowadzić pełne księgi rachunkowe od momentu jej założenia, bez względu na to, jakie przychody uzyskuje. 

W praktyce przekłada się to na szczegółową dokumentację i księgowanie każdej transakcji. Zarówno tych, które dotyczą przychodów, jak i wydatków. Przypominamy – w jednoosobowych działalnościach gospodarczych wystarczy księgowość uproszczona. W spółce z o.o. od początku istnienia każda złotówka musi być rejestrowana.

Obowiązki związane z pełną księgowością

Pełna księgowość dla spółek wiąże się z konkretnymi obowiązkami. Należą do nich m.in.:

• Rejestrowanie transakcji – Wszelkie działania finansowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub podmiotów decydujących się na pełną księgowość muszą być przejrzyste. Dlatego każdy grosz przyjęty lub wydany przez spółkę powinien zostać właściwie zaksięgowany i udokumentowany.
• Sprawozdanie finansowe – Bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa oraz, w przypadku spółek podlegających badaniu przez biegłego rewidenta,  rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym,  powinien zostać złożony w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz Urzędzie Skarbowym bezzwłocznie po zakończeniu roku obrotowego (w praktyce najpóźniej do 15 lipca danego roku kalendarzowego). Wszystkie dokumenty muszą być złożone w formie elektronicznej. 
• Podwójny zapis – By móc śledzić przepływy finansowe spółki należy stosować tzw. zasadę podwójnego zapisu, której celem jest zarejestrowanie każdej operacji w dwóch miejscach – na koncie kredytowym i debetowym.

Utrzymywanie dokumentacji – Czas przechowywania wszelkich niezbędnych dokumentów powiązanych z działalnością firmy wynosi 5 lat. Są one niezbędne chociażby w przypadku kontroli skarbowych.

Co jeszcze warto wiedzieć o sprawozdaniach finansowych?

Jednym z obowiązków pełnej księgowości jest sporządzanie szczegółowych sprawozdań finansowych. Warto wiedzieć, że niektóre z nich muszą zawierać zestawienie zmian w kapitale własnym, a także rachunek przepływów pieniężnych. Jest to związane z badaniem prowadzonym przez biegłych rewidentów. Jak czytamy w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości w Art. 64, przepis ten nie dotyczy wszystkich spółek z o.o., chyba, że spełniają dwa z poniższych warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób, 
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro, 
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro. 

Warto pamiętać również o tym, że zgodnie z przepisami prawa, spółki z o.o., roczne sprawozdania finansowe muszą przygotować w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, zaś samo złożenie go do KRS-u powinno nastąpić w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników. W innym wypadku wszelkiego rodzaju opóźnienia mogą skutkować nałożeniem na spółkę kar lub sankcji.

Co ważne, terminowe składanie sprawozdań nie tylko pozwala uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji, ale również przekłada się na sposób postrzegania spółki przez interesariuszy. Przejrzysta sytuacja finansowa buduje zaufanie i silną pozycję na rynku.

Pełna księgowość – zalety

Choć wydaje się, że prowadzenie pełnej księgowości wiąże się z szeregiem dość wymagających obowiązków, prawda jest taka, że dokładność i przejrzystość, którą otrzymujemy, przekłada się na wiele korzyści. Również finansowych. 

Szczegółowa rejestracja transakcji umożliwia skrupulatne śledzenie sytuacji finansowej firmy. Dzięki temu planowanie strategii działania na kolejne lata, w tym niezbędna analiza kosztów i przychodów są znacznie prostsze. Jedynie identyfikując miejsca generujące obciążające spółkę koszty lub niewidoczne gołym okiem źródła przychodu mogą stanowić kluczowy fundament dla rozwoju firmy.

Jeśli chcesz ułatwić sobie podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych, uwiarygodnić swoją pozycję w oczach inwestorów, klientów i instytucji finansowych, bezwzględnie ten rodzaj systemu rachunkowości ułatwi Ci to zadanie.

Ile kosztuje księgowość spółki?

Koszty prowadzenia pełnej księgowości dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą się różnić. Cennik jest zmienny w zależności od liczby dokumentów dostarczanych przez firmę, profilu jej działalności, stopnia skomplikowania transakcji, liczby zatrudnionych osób,  a także od samej oferty biura rachunkowego.

Zakres usług świadczonych przez biuro rachunkowe, w tym możliwość dodatkowego wsparcia, doradztwa podatkowego itp. będzie wpływać na ostateczny koszt. Warto porównać oferty i przede wszystkim dopasować je do swoich potrzeb. Sprawdzony, doświadczony i rzetelny księgowy to podstawa.

Kto może prowadzić pełną księgowość?

Nie ma przepisów regulujących te kwestie. Oczywiście, przedsiębiorca, który czuje się na siłach, może samodzielnie prowadzić pełną księgowość w spółce z o.o. Zazwyczaj większość przedsiębiorców to, co należy księgować, wszelkie rozliczenia, w tym działania związane z prowadzeniem pełnej księgowości zleca doświadczonym księgowym z najlepszych biur rachunkowych w Polsce. 

Czy spółka z o.o. musi być na pełnej księgowości?

Pełna księgowość prowadzona jest w oparciu o ustawę o rachunkowości, która przewiduje, że każda spółka z o.o. jej podlega. Istnieją pewnego rodzaju uproszczenia. Niemniej, transparentność sytuacji finansowej spółki gwarantuje wybór tej formy prowadzenia księgowości, dlatego jest ona jedynym i koniecznym od momentu powstania spółki rozwiązaniem.

Pełna księgowość, pełny spokój

Prowadzenie księgowości w spółce może być wymagające. Bez odpowiedniej wiedzy i doświadczenia łatwo popełnić błąd. Jeśli zależy Ci na profesjonalnym wsparciu, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację online.

Zadbamy o Twoje interesy!