Outsourcing księgowości czy własny dział księgowy? Co lepsze?

Dla wielu firm pełna księgowość może wydawać się skomplikowana, szczególnie gdy dopiero zaczynają rozwijać swoją działalność. Wraz z przewidywanym wzrostem pojawia się dylemat. Co wybrać – własny dział księgowy czy outsourcing księgowości? Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady, a wybór najlepszego zależy od indywidualnych potrzeb i specyfiki działalności. W artykule porównamy te dwie opcje, i odpowiemy na pytanie, co lepiej wybrać przy prowadzeniu pełnej księgowości.

Czym jest outsourcing księgowości?

Outsourcing księgowości polega na przekazaniu prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozliczeń podatkowych oraz innych obowiązków finansowo-księgowych zewnętrznemu podmiotowi, najczęściej profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Usługi księgowe świadczone w ramach outsourcingu zwykle obejmują:

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• Rozliczenia podatkowe i przygotowanie sprawozdań finansowych.
• Doradztwo podatkowe i finansowe.
• Obsługę faktur i dokumentów księgowych.
• Wsparcie w dostosowywaniu procesów finansowych do przepisów prawa.

Dlaczego jest to korzystne rozwiązanie? Biura rachunkowe w ramach oferowanego outsourcingu księgowego gwarantują przedsiębiorcom dostęp do kompleksowych usług realizowanych przez doświadczonych specjalistów. Firmy zyskują pewność, że ich finanse są w dobrych rękach. To z kolei odblokowuje przestrzeń na inne działania, np. związane z rozwojem biznesu.

Zalety outsourcingu księgowości

Outsourcing księgowości może okazać się szczególnie pomocny w sytuacji, gdy przedsiębiorcom zależy na:

1. Optymalizacji kosztów – bardzo często zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanego własnego działu księgowego wiąże się z bardzo dużymi kosztami. W wielu sytuacjach outsourcing może być bardziej opłacalny, ponieważ firma płaci tylko za rzeczywiście świadczone usługi. Wszelkie koszty związane z utrzymaniem zespołu księgowego, zakupem oprogramowania, rotacją pracowników czy szkoleniami są w ten sposób niwelowane.
2. Nielimitowanym dostępie do specjalistów – Outsourcing usług księgowych pozwala korzystać z wiedzy i doświadczenia ekspertów, którzy są na bieżąco z obowiązującymi przepisami i regulacjami podatkowymi. To z kolei daje pewność i spokój, że prowadzone księgi rachunkowe są w odpowiednich rękach.
3. Elastyczności usług – Wiele biur rachunkowych ostateczny zakres usług dostosowuje do aktualnych potrzeb firmy. Co to oznacza w praktyce? Dopiero wraz z rozwojem przedsiębiorstwa rozszerza się zakres współpracy firmy z biurem rachunkowym. Dzięki temu, na starcie, przedsiębiorcy nie są skazani na zbyt wysokie koszty. 

Minimalizacji ryzyka błędów – Profesjonalne biura rachunkowe dbają o poprawność rozliczeń i przestrzeganie przepisów prawa, co zmniejsza ryzyko ewentualnych kar czy kontroli.

Własny dział księgowy – na czym polega?

Oczywiście przedsiębiorstwa mogą również wybrać inne rozwiązanie. Zamiast outsourcingu zdarza się, że w firmach powoływany jest wewnętrzny, samodzielny dział księgowy.  W takiej sytuacji odpowiedzialność za kwestie finansowe spoczywa na konkretnych pracownikach lub powołanych zespołach.

Dlaczego jest to opłacalne? Własny dział księgowy często daje firmom większe poczucie pełnej kontroli nad procesami finansowo-księgowymi. Co więcej, zdarza się, że zakres obowiązków takiego wewnętrznego działu księgowego jest powiązany nie tylko z usługami księgowymi, ale również z bieżącą obsługą firmy.

Zalety własnego działu księgowego

1. Bezpośrednia kontrola – Posiadanie własnego zespołu księgowego pozwala na pełny nadzór nad procesami finansowymi w firmie. Brzmi banalnie, ale dla tych, którzy nie lubią delegować zadań, to często najlepsze rozwiązanie.
2. Stały dostęp do danych – Dział księgowy stanowiący jeden z elementów w strukturze firmy umożliwia szybki dostęp do informacji finansowych i raportów. Bez konieczności dodatkowego kontaktu.
3. Indywidualne podejście – Zespół księgowy jest w pełni zaangażowany w działalność przedsiębiorstwa, dzięki czemu może lepiej dostosować rozwiązania księgowe do specyfiki firmy.

Wady obu rozwiązań

Outsourcing księgowości:

• Zdarza się, że w niektórych przypadkach outsourcing księgowości wiąże się z ograniczonym wpływem na codzienne procesy. Firma, która jest z zewnątrz może mieć trudność z zaangażowaniem się i pełnym poznaniem przedsiębiorstwa.
• Wybór odpowiedniego, rzetelnego biura rachunkowego nie jest taki prosty. O ile na rynku istnieje mnóstwo biur rachunkowych, o tyle znalezienie właściwego partnera biznesowego może być wyzwaniem. Liczą się doświadczenie, kompetencje i poziom zaangażowania w obsługę.

Własny dział księgowy:

• Zazwyczaj generuje wyższe koszty, nie dając pewności wyższej jakości. Utrzymanie zespołu księgowego wiąże się z dużymi kosztami, tj. wynagrodzenia, szkolenia i wyposażenie.
• Większe ryzyko błędów. W przypadku braku odpowiednich kompetencji błędy mogą być kosztowne. Outsourcing księgowości daje gwarancję wsparcia najlepszych specjalistów w branży.

Decyzja o wyborze – co lepsze dla Twojej firmy?

Zanim ostatecznie zdecydujesz, warto wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników. Pamiętaj, że wybór między outsourcingiem księgowości a własnym działem księgowym wymaga odpowiedniego przygotowania. Dlatego, zwróć uwagę na:

1. Wielkość firmy – z outsourcingu mogą skorzystać zarówno małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa. Wielkość nie jest kluczowa. Zastanów się jednak, jaki masz cel i jak chcesz rozwijać swój biznes,
2. Budżet – jeśli firma chce zoptymalizować koszty, outsourcing usług księgowych może być korzystniejszym rozwiązaniem.
3. Zakres potrzeb – Dla firm złożonych i wymagających stałego wsparcia finansowo-księgowego dział złożony z różnych specjalistów może być wygodniejszy. Niemniej zdarza się, że wewnętrzny dział księgowy to konieczność.

Dostęp do specjalistycznej wiedzy – W dynamicznie zmieniającym się środowisku prawnym outsourcing zapewnia stały dostęp do ekspertów.

Podsumowanie

Zarówno outsourcing księgowości, jak i własny dział księgowy mają swoje zalety i ograniczenia. Outsourcing księgowy to idealne rozwiązanie dla firm poszukujących kompleksowych usług księgowych świadczonych przez zewnętrznych specjalistów. Z kolei własny dział księgowości sprawdzi się tam, gdzie wymagana jest bezpośrednia kontrola nad procesami finansowymi. 

Warto pamiętać, że ostateczna decyzja powinna opierać się na specyfice działalności firmy, jej budżecie oraz zakresie potrzeb. Outsourcing księgowości czy własny dział księgowy? Każde rozwiązanie niesie różne korzyści. Kluczowe jest, aby dostosować wybór do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Sprawdź, co najlepiej odpowiada wymaganiom Twojej firmy i zapewnia optymalizację procesów księgowych.