Nowelizacja Kodeksu pracy w 2026 roku – co zmienia się dla pracodawców i pracowników?

Nowelizacja Kodeksu pracy na przełomie 2025/2026 realnie zmienia zasady w obszarze stażu pracy (wliczanie m.in. zleceń i działalności gospodarczej), a także wprowadza obowiązki rekrutacyjne związane z jawnością wynagrodzeń. Dodatkowo w 2026 roku procedowane są projekty zmian dotyczące mobbingu oraz rozszerzenia uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji dokumentów HR, procesów rekrutacji i oceny ryzyk w zatrudnieniu.

Najważniejsze wnioski

• Od 1 stycznia 2026 r. część zmian stażowych działa od razu, a u wielu pracodawców prywatnych startuje etapowo (co do zasady od 1 maja 2026 r.).
• Do stażu pracy mogą wejść m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania zleceń – co wpływa na urlop i inne uprawnienia zależne od stażu.
• Pracownik ma ograniczony czas na udokumentowanie wcześniejszych okresów (co do zasady 24 miesiące), więc warto przygotować procedurę obsługi wniosków.
• Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca musi przekazywać kandydatowi informację o wynagrodzeniu (kwota startowa lub przedział) i dbać o neutralne nazwy stanowisk. 
• W 2026 r. procedowane są projekty: nowa definicja mobbingu (z minimalnym zadośćuczynieniem) oraz reforma PIP z kompetencją do stwierdzania istnienia stosunku pracy. 

Nowelizacja kodeksu pracy – co sie zmieni?

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zmiany, które bezpośrednio wpływają na sposób naliczania uprawnień pracowniczych, prowadzenia rekrutacji oraz dokumentowania stosunku pracy. Najważniejsze zmiany obejmują rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy, nowe obowiązki informacyjne wobec kandydatów oraz przygotowanie gruntu pod wdrożenie przepisów dotyczących przejrzystości wynagrodzeń. W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji procedur kadrowych i systemów HR.

Istotną zmianą jest także większy nacisk na transparentność i równe traktowanie w zatrudnieniu. Pracodawcy muszą przekazywać informacje o wynagrodzeniu już na etapie rekrutacji oraz stosować neutralne nazwy stanowisk pracy, co ogranicza ryzyko dyskryminacji. To zmienia sposób przygotowywania ogłoszeń o pracę i prowadzenia procesów rekrutacyjnych w firmach.

Nowelizacja dotyka również obszaru relacji między umowami cywilnoprawnymi a stosunkiem pracy oraz zwiększa znaczenie dokumentowania historii zatrudnienia. W połączeniu z planowanymi zmianami dotyczącymi mobbingu i rozszerzeniem uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy, reforma zwiększa odpowiedzialność pracodawców za prawidłowe prowadzenie dokumentacji i organizację środowiska pracy.

Kogo obejmą zmiany w Kodeksie pracy 2026?

Zmiany w Kodeksie pracy obejmują pracowników, osoby ubiegające się o zatrudnienie oraz pracodawców prowadzących rekrutacje i rozliczających uprawnienia stażowe. Część przepisów już obowiązuje (jawność wynagrodzeń od 24.12.2025), a część weszła w życie w 2026 r. z różnymi terminami dla sektorów.

W praktyce są trzy grupy adresatów zmian:

• Pracownicy etatowi – bo zmienia się sposób liczenia okresu zatrudnienia (stażu) i moment nabywania uprawnień.
• Kandydaci do pracy – bo w procesie rekrutacyjnym pracodawca ma nowe obowiązki informacyjne dotyczące wynagrodzenia.
• Pracodawcy – bo muszą zmienić procedury HR, dokumenty (regulaminy, szablony ogłoszeń), a także sposób weryfikacji stażu i dokumentów. 

Nowe zasady naliczania stażu pracy – kto zyska dodatkowy urlop?

Nowe przepisy pozwalają wliczać do stażu pracy także część aktywności zawodowej poza etatem, co może przyspieszyć nabycie uprawnień zależnych od stażu (np. wyższego wymiaru urlopu). Kluczowe jest udokumentowanie okresów, a uprawnienia zaskakują w firmach wtedy, gdy staż nagle przekroczy próg.

Najbardziej odczuwalne dla HR i pracowników są zmiany w:

• wymiarze urlopu wypoczynkowego (progi stażowe),
• nagrodach jubileuszowych (jeśli obowiązują w danej organizacji),
• innych świadczeniach zakładowych, które firma uzależnia od stażu.

Ważne z perspektywy pracodawcy: nowelizacja przewiduje ograniczenia przejściowe – np. określone okresy wliczane do stażu nie muszą automatycznie zmieniać bieżących reguł dla trwających umów w zakresie, w jakim ustawa wyłącza ich wpływ na okres wypowiedzenia umowy o pracę trwającej w dniu wejścia w życie przepisów (to ważne przy planowaniu decyzji kadrowych).

Umowy zlecenie, B2B i działalność gospodarcza a staż pracy – nowe przepisy

Do stażu pracy mogą być wliczane m.in. okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz okresy wykonywania umowy zlecenia (i pokrewnych umów o świadczenie usług). Co do zasady liczą się okresy powiązane z podleganiem ubezpieczeniom i możliwe do potwierdzenia dokumentami lub zaświadczeniem ZUS.

Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadziła m.in. art. 302¹, który opisuje okresy zaliczane do okresu zatrudnienia (w tym zlecenia, działalność, współpracę, wybrane okresy spółdzielcze oraz udokumentowaną pracę za granicą).

Z punktu widzenia firmy, warto od razu ustalić:

• jakie dokumenty akceptujecie (zaświadczenia, decyzje, dokumenty ubezpieczeniowe),
• kto weryfikuje kompletność,
• jak aktualizujecie staż w systemie kadrowym,
• jak komunikujecie pracownikom terminy i zasady.

Etapy wdrażania reformy – kiedy zmiany wejdą w życie? Ustawy i podstawy prawne

Terminy wejścia w życie są różne: jawność wynagrodzeń obowiązuje od 24 grudnia 2025 r., a zasady stażu pracy weszły w życie 1 stycznia 2026 r. z odrębnym terminem dla wielu pracodawców spoza sektora finansów publicznych. Dla części firm prywatnych praktyczny start stosowania przepisów stażowych przypada od 1 maja 2026 r. 

Najprostszy harmonogram dla HR:

• 24.12.2025 – obowiązują zmiany rekrutacyjne dot. informacji o wynagrodzeniu (ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy). 
• 01.01.2026 – wejście w życie ustawy stażowej (co najmniej dla sektora finansów publicznych).
• 01.05.2026 – co do zasady początek stosowania przepisów stażowych dla wielu pracodawców spoza sektora finansów publicznych (pierwszy dzień miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia).

Dodatkowo – na tle prawa pracy w UE – trwa implementacja wymogów wynikających z dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń, co może powodować kolejne zmiany w 2026 r.

Jawność wynagrodzeń – obowiązki pracodawcy od grudnia 2025 roku

Od 24 grudnia 2025 r. kandydat musi otrzymać od pracodawcy informację o wynagrodzeniu (kwota początkowa lub przedział) oraz – jeśli dotyczy – o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania. Informacja ma być przekazana z wyprzedzeniem: najlepiej w ogłoszeniu, a jeśli nie – przed rozmową lub przed nawiązaniem stosunku pracy. 

To oznacza konieczność przebudowy rekrutacji:

• aktualizacja szablonów ogłoszeń,
• ujednolicenie widełek i kryteriów (żeby były obiektywne i neutralne),
• przegląd pytań w rekrutacji (w tym ograniczeń dotyczących informacji o wynagrodzeniu w poprzednich stosunkach pracy). 

Raportowanie luki płacowej – jak przygotować się na nowy obowiązek?

Raportowanie luki płacowej wynika z unijnych wymogów przejrzystości wynagrodzeń i w 2026 r. będzie jednym z kluczowych obszarów dostosowania w firmach. Nawet jeśli polskie przepisy wdrożeniowe będą doprecyzowane ustawą, przygotowanie danych i struktur wynagrodzeń warto zacząć wcześniej.

Co przygotować praktycznie (bez czekania na ostatni moment):

• spójne siatki płac / przedziały i kryteria awansowe,
• opis stanowisk i porównywalności pracy,
• komplet danych HR (wynagrodzenia, premie, dodatki, etaty, czas pracy),
• procedurę reagowania na wykryte rozbieżności.

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami – odpowiemy na Twoje pytania.

Zakaz klauzuli poufności wynagrodzenia – co zmieni się w umowach?

Kierunek zmian w UE jest jasny: pracownik nie powinien być uciszany w zakresie ujawniania własnego wynagrodzenia, jeżeli jest to potrzebne do egzekwowania zasady równości płac. W praktyce firmy powinny przygotować się na ograniczenie lub modyfikację klauzul poufności wynagrodzenia w umowach i regulaminach. 

Jak zrobić to bezpiecznie:

• zamiast zakazu rozmów o pensji – wprowadzić zasady ochrony informacji wrażliwych (np. danych innych osób),
• przygotować Q&A dla menedżerów (jak odpowiadać na pytania o widełki),
• uporządkować dokumentację kryteriów wynagradzania (to najlepsza tarcza w sporze).

Nowa definicja mobbingu – co będzie podlegać karze w 2026 roku?

W 2026 r. mogą wejść w życie nowe przepisy dotyczące mobbingu – projekt przewiduje uproszczenie definicji i doprecyzowanie cech zjawiska (m.in. wyłączenie zachowań incydentalnych oraz wskazanie, że mobbing ma charakter powtarzalny/nawracający/stały). To nie jest tylko zmiana językowa – wpływa na ocenę ryzyk pracodawcy i organizację działań prewencyjnych. 

Zgodnie z informacją MRPiPS projekt wskazuje też m.in., że działania mogą mieć charakter fizyczny, werbalny i pozawerbalny oraz że ocena mobbingu ma być uniezależniona od intencjonalności sprawcy lub określonego skutku. 

Zadośćuczynienie za mobbing – minimalne kwoty i odpowiedzialność pracodawcy

Projekt zmian zakłada minimalne zadośćuczynienie za mobbing w wysokości co najmniej sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jednocześnie pojawia się większy nacisk na realne działania prewencyjne – w tym obowiązek uregulowania zasad przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w regulaminie pracy lub obwieszczeniu. 

Co to oznacza dla pracodawcy na już :

• aktualizacja regulaminów i procedur zgłoszeń,
• szkolenia dla kadry kierowniczej,
• dokumentowanie działań prewencyjnych (bo to może mieć znaczenie dla odpowiedzialności). 

Neutralne nazwy stanowisk pracy – element równości i inkluzywności

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby ogłoszenia o naborze oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a rekrutacja przebiegała niedyskryminująco. To wymóg z przepisów Kodeksu pracy wprowadzonych ustawą z dnia 4 czerwca 2025 r. 

W praktyce warto zrobić prosty audyt:

• nazwy stanowisk (ogłoszenia, umowy, struktura organizacyjna),
• język w komunikacji rekrutacyjnej,
• formularze aplikacyjne i checklisty rekruterów.

Rozszerzone uprawnienia PIP – przekształcanie umów cywilnoprawnych

W 2026 r. procedowany jest projekt reformy PIP, który ma dać Inspekcji narzędzia do przeciwdziałania fikcyjnemu zastępowaniu umowy o pracę umową cywilnoprawną. Projekt zakłada m.in. kompetencję PIP do stwierdzania istnienia stosunku pracy oraz możliwość odwołania od decyzji do sądu w terminie 30 dni. 

Z perspektywy pracodawcy to sygnał, że:

• klasyfikacja relacji (B2B / zlecenie / etat) musi być spójna z realiami pracy,
• dokumentowanie sposobu wykonywania pracy (miejsce, czas, kierownictwo) staje się jeszcze ważniejsze,
• ryzyko sporów może przenieść się szybciej z poziomu sądowego na kontrolno-administracyjny.

Chcesz zlecić nam obsługę kadrowo-płacową i rozliczenia ZUS w firmie?
W celu uzgodnienia szczegółów napisz do nas:
📧 biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie naszego biura rachunkowego EFEKTA.

Jak przygotować firmę do zmian w Kodeksie pracy 2026 – checklista dla pracodawcy

Najlepsze przygotowanie to połączenie: aktualizacji dokumentów, uporządkowania danych oraz przeszkolenia osób prowadzących rekrutacje i zarządzających zespołami. Wiele ryzyk da się ograniczyć prostymi procedurami: kto zbiera dokumenty stażowe, kto zatwierdza widełki i kto odpowiada za działania antymobbingowe.

Checklistę zrób w 7 krokach:

1. Rekrutacja: dodaj widełki/kwotę startową w ogłoszeniach i ujednolić komunikację o wynagrodzeniach. 
2. Nazwy stanowisk: sprawdź neutralność płciową w ogłoszeniach i dokumentach. 
3. Staż pracy: wdroż procedurę przyjmowania i weryfikacji dokumentów (w tym termin 24 miesięcy na udokumentowanie).
4. System kadrowy: przygotuj pola na dodatkowe okresy i reguły aktualizacji stażu.
5. Mobbing: zaktualizuj regulamin/obwieszczenie, zrób szkolenie i udokumentuj działania.
6. Umowy cywilnoprawne: przejrzyj modele współpracy pod kątem ryzyk etatowych.
7. Komunikacja: przygotuj FAQ dla pracowników i menedżerów (urlopy, staż, widełki, zgłoszenia).

Chcesz porozmawiać? Zadzwoń:
+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy zmiany w Kodeksie pracy w 2026 dotyczą tylko nowych pracowników?

Nie. Część zmian dotyczy także osób już zatrudnionych – np. wliczanie dodatkowych okresów do stażu po ich udokumentowaniu.

Od kiedy trzeba podawać widełki wynagrodzeń w rekrutacji?

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatowi informację o wynagrodzeniu (kwota startowa lub przedział). Najbezpieczniej robić to w ogłoszeniu.

Czy umowa zlecenie i działalność gospodarcza wliczają się do stażu pracy?

Tak – nowe przepisy przewidują wliczanie m.in. okresów zlecenia i prowadzenia pozarolniczej działalności do okresu zatrudnienia, po spełnieniu warunków i udokumentowaniu.

Czy te okresy zawsze zwiększą okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Nie zawsze. Ustawa zawiera przepisy przejściowe – w tym wyłączenia dotyczące wpływu na okres wypowiedzenia umowy o pracę trwającej w dniu wejścia w życie określonych przepisów.

Jak długo pracownik ma na dostarczenie dokumentów potwierdzających staż?

Co do zasady ustawodawca przewidział 24 miesiące na udokumentowanie okresów, aby pracodawca je wliczył do stażu (szczegóły zależą od sytuacji pracownika i pracodawcy).

Czy w 2026 zmieni się definicja mobbingu?

MRPiPS informuje o projekcie zmian w Kodeksie pracy, który przewiduje nową definicję mobbingu i mocniejsze podejście do prewencji – to temat, który warto monitorować w 2026 r.