Na czym polega metoda kasowa? – kompleksowy przewodnik

Rozliczenia podatkowe w obszarze podatku od towarów i usług (VAT) mogą odbywać się według różnych metod. Jedną z nich, często wybieraną przez mikro i małych przedsiębiorców, jest metoda kasowa. W 2025 roku to rozwiązanie nadal zyskuje na popularności, szczególnie wśród firm narażonych na zatory płatnicze. Czym polega metoda kasowa, kto może z niej skorzystać i w jaki sposób wpływa na procesy księgowe? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.

Na czym polega metoda kasowa?

Metoda kasowa to alternatywny sposób rozliczania VAT, który uzależnia powstanie obowiązku podatkowego od daty zapłaty, a nie od momentu wydania towaru lub wykonania usługi. Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązującą również w 2025 roku, przedsiębiorca rozliczający się tą metodą rozlicza podatek VAT dopiero w momencie otrzymania płatności od kontrahenta. To zasadnicza różnica w porównaniu z tradycyjną metodą memoriałową, gdzie VAT należy wykazać w rozliczeniu niezależnie od tego, czy należność została uregulowana.

Szukasz biura rachunkowego, które pomoże Ci prowadzić księgowość firmy? Wybierz usługi biura rachunkowego EFEKTA!

Dla kogo metoda kasowa?

Zgodnie z przepisami, z metody kasowej mogą korzystać wyłącznie mali podatnicy. Status ten przysługuje podatnikowi VAT, którego sprzedaż (brutto) w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 2 mln euro. Przeliczenia dokonuje się na podstawie kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku, zaokrąglając do 1000 zł.

Aby wybrać metodę kasową, konieczne jest zgłoszenie tego zamiaru na odpowiednim formularzu VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego. Formularz należy złożyć najpóźniej do końca miesiąca poprzedzającego okres, od którego przedsiębiorca chce zacząć rozliczać VAT tą metodą.

Zasady działania metody kasowej

Rozliczając VAT metodą kasową, obowiązek podatkowy powstaje:

• W dniu otrzymania zapłaty – w przypadku sprzedaży na rzecz czynnego podatnika VAT.
• Najpóźniej w 180. dniu od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – w przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej niebędącej podatnikiem VAT.

Analogicznie, nabywca towarów i usług od dostawcy stosującego kasową metodę rozliczania może odliczyć VAT dopiero w momencie uregulowania należności, a nie w momencie otrzymania faktury.

Obowiązki formalne

Stosowanie metody kasowej wiąże się z dodatkowymi wymogami formalnymi. Przede wszystkim każda faktura wystawiana przez przedsiębiorcę stosującego tę metodę musi zawierać oznaczenie „metoda kasowa”. Dodatkowo przedsiębiorca musi stosować rozliczenia kwartalne VAT (wyjątkiem są przedsiębiorcy rozpoczynający działalność – przez pierwsze 12 miesięcy muszą rozliczać się miesięcznie).

Przykład zastosowania metody kasowej

Przykład księgowy: Pani Marta, czynny podatnik VAT i mały przedsiębiorca, 12 lutego 2025 roku wystawiła fakturę za wykonanie usługi w wysokości 6 150 zł brutto. Klient zapłacił 1 kwietnia 2025 roku. Zgodnie z zasadami kasowej metody rozliczania VAT, pani Marta wykazuje obowiązek podatkowy i rozlicza VAT dopiero 1 kwietnia, nie w lutym.

Różnice między metodą kasową a memoriałową

Element rozliczenia	Metoda kasowa	Metoda memoriałowa
Obowiązek podatkowy VAT	W dniu otrzymania płatności	W dniu wydania towaru / wykonania usługi
Termin wykazania VAT	Po zapłacie	Po wystawieniu faktury
Odliczenie VAT z faktur zakupowych	Po zapłacie	Po otrzymaniu faktury
Rozliczenia VAT	Kwartalne (obowiązkowo)	Miesięczne lub kwartalne (do wyboru)
Oznaczenie na fakturze	„metoda kasowa”	Brak takiego obowiązku

Korzyści stosowania metody kasowej

1. Ochrona płynności finansowej – przedsiębiorca nie musi finansować podatku z własnych środków.
2. Bezpieczeństwo w relacjach z niesolidnymi kontrahentami – brak zapłaty oznacza brak obowiązku podatkowego.
3. Szczególnie korzystna przy długich terminach płatności – pozwala zachować większą elastyczność finansową.

Wady metody kasowej

1. Opóźnione prawo do odliczenia VAT z faktur zakupowych – może to negatywnie wpływać na kondycję finansową firm, które mają problemy z terminową płatnością zobowiązań.
2. Obowiązek bieżącego monitorowania zapłat – konieczność informowania księgowości o każdej uregulowanej fakturze.
3. Potencjalna niechęć kontrahentów – nabywca nie może odliczyć VAT do momentu zapłaty, co może zniechęcać do współpracy.

Metoda kasowa PIT

Choć pojęcie metody kasowej częściej odnosi się do podatku VAT, istnieje również pojęcie „metody kasowej PIT”, stosowane przy rozliczaniu podatku dochodowego od osób fizycznych. W tym kontekście, przychód uznaje się za uzyskany dopiero w momencie otrzymania należności, co koresponduje z kasowym podejściem w VAT. Przedsiębiorcy mogą stosować spójne podejście do PIT i VAT, co ułatwia ewidencję.

Porada eksperta biura rachunkowego EFEKTA

Porada eksperta EFEKTA:
Zanim zdecydujesz się na wybór metody kasowej, dokładnie przeanalizuj strukturę swoich kontrahentów. Jeśli obsługujesz głównie czynnych podatników VAT i Twoje terminy płatności są długie, metoda kasowa może uchronić Cię przed koniecznością kredytowania podatku z własnych środków. Zadbaj jednak o odpowiednie procedury obiegu informacji w firmie, tak aby księgowość miała pełen wgląd w płatności – to klucz do poprawnego rozliczania VAT tą metodą.

Jak rozliczać VAT metodą kasową w praktyce?

W praktyce księgowej najwięcej wyzwań wiąże się z częścią zapłat za jedną fakturę. Jeśli kontrahent ureguluje należność w kilku transzach, każda z tych płatności musi być osobno ujmowana w rejestrach VAT. Biura rachunkowe kompleksowo pomagają rozliczać tego typu dokumenty, dzięki czemu nie musisz martwić się o cały proces.

Kiedy nie można stosować metody kasowej?

Metoda kasowa nie może być stosowana w każdej sytuacji. Nie obejmuje m.in.:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• transferu bonu jednego przeznaczenia,
• dostaw lub usług, gdzie kontrahentem jest nievatowiec, a płatność nie nastąpiła w ciągu 180 dni.

Jak zrezygnować z metody kasowej?

Powrót do metody memoriałowej możliwy jest dopiero po upływie 12 miesięcy, w których przedsiębiorca rozliczał VAT tą metodą. Rezygnację należy zgłosić pisemnie do naczelnika urzędu skarbowego, również z zachowaniem odpowiednich terminów.

Szukasz rzetelnej i nowoczesnej obsługi księgowej? Postaw na doświadczenie biura rachunkowego EFEKTA!

Biuro EFEKTA świadczy pełną obsługę w zakresie podatku VAT – od wsparcia przy rejestracji jako podatnik VAT, przez prowadzenie cyklicznych rozliczeń VAT miesięcznych i kwartalnych, aż po zapewnienie zgodności z przepisami w ramach usług VAT compliance. Nasi specjaliści czuwają nad terminowością, poprawnością i zgodnością dokumentacji z aktualnym prawem podatkowym – zarówno dla nowych przedsiębiorców, jak i firm o ugruntowanej pozycji rynkowej. Zapewniamy także pomoc w kontaktach z urzędem skarbowym, w analizie danych kontrahentów w wykazie podatników VAT oraz w prawidłowej obsłudze tzw. białej listy rachunków bankowych.

Podsumowanie

Metoda kasowa to atrakcyjna forma rozliczania podatku VAT, szczególnie dla firm, które borykają się z nieterminowymi płatnościami od kontrahentów. Choć niesie ze sobą dodatkowe obowiązki administracyjne i wymaga większego zaangażowania w zakresie monitorowania należności, może być skutecznym narzędziem zarządzania płynnością finansową. Czynny podatnik VAT posiadający status małego podatnika powinien rozważyć wybór metody kasowej, zwłaszcza jeśli zależy mu na uniknięciu przedpłacania podatku z własnej kieszeni.

W 2025 roku warto nie tylko znać, ale i skutecznie stosować metodę kasową – z korzyścią zarówno dla stabilności firmy, jak i jej rozwoju.

Chcesz wiedzieć więcej?

Chcesz zlecić nam prowadzenie księgowości Twojej firmy? W celu uzgodnienia szczegółów skontaktuj się z nami mailowo:

biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie naszego biura rachunkowego EFEKTA. 

Chcesz zadzwonić?

Jeśli chcesz porozmawiać telefonicznie, zapraszamy do kontaktu:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Na czym polega metoda kasowa VAT?

Metoda kasowa w VAT polega na tym, że obowiązek rozliczenia podatku VAT należnego powstaje dopiero w momencie otrzymania zapłaty od kontrahenta, a nie w chwili wystawienia faktury czy wykonania usługi. Takie rozliczenie podatku VAT pozwala uniknąć konieczności finansowania VAT z własnych środków.

2. Kto może stosować metodę kasową w VAT?

Metodę kasową mogą stosować wyłącznie podatnicy posiadający status małego podatnika VAT, czyli tacy, których wartość sprzedaży (razem z kwotą podatku) w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 mln euro – nie została przekroczona. Warunkiem jest również zgłoszenie tego faktu w formularzu VAT-R.

3. Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może stosować metodę kasową?

Tak, jednoosobowa działalność gospodarcza może stosować podatek VAT metodą kasową, o ile spełnia warunek statusu małego podatnika i złoży odpowiedni formularz do urzędu skarbowego w wymaganym terminie.

4. Jakie korzyści przynosi metoda kasowa VAT?

Metoda kasowa może okazać się korzystna szczególnie dla firm, które wystawiają faktury z długimi terminami płatności. Dzięki temu nie muszą one rozliczać podatku VAT, zanim otrzymają należność. To rozwiązanie pomaga w zachowaniu płynności finansowej i chroni przed koniecznością przedpłacania podatku z własnych środków.

5. Czy przy metodzie kasowej VAT można odliczyć podatek VAT naliczony z faktury zakupu?

Tak, ale prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje dopiero po dokonaniu zapłaty. W metodzie kasowej odliczenia podatku VAT naliczonego następują wyłącznie w momencie uregulowania zobowiązania wobec dostawcy.

6. Jak rozliczać VAT przy metodzie kasowej, jeśli faktura została zapłacona w części?

Jeżeli faktura została zapłacona w części, to obowiązek rozliczenia VAT należnego powstaje tylko dla tej części zapłaconej kwoty. W praktyce oznacza to, że każda transza płatności wymaga oddzielnego ujęcia w ewidencji VAT.

7. Czy metodę kasową można stosować do każdej sprzedaży?

Nie. Metoda kasowa nie ma zastosowania m.in. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, ani przy transferze bonów jednego przeznaczenia. Obowiązujące regulacje wynikają z ustawy o podatku od towarów i usług.

8. Czy metoda kasowa VAT jest korzystna dla nowo powstałych firm?

Dla wielu firm na początku prowadzenia działalności gospodarczej metoda kasowa może okazać się korzystna, ponieważ pozwala na bardziej elastyczne zarządzanie zobowiązaniami podatkowymi, zanim firma wypracuje stabilne przychody.

9. Czy przy metodzie kasowej trzeba prowadzić specjalną ewidencję VAT?

Tak. Ewidencja VAT musi być prowadzona z uwzględnieniem terminów otrzymania płatności. To pozwala poprawnie rozliczyć VAT dopiero w momencie wpływu należności. Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, jak i faktur zakupowych, z których można odliczyć VAT tylko po uregulowaniu płatności.

10. Jakie są obowiązki formalne przy wyborze metody kasowej?

Aby wybrać metodę kasową, należy:

• Mieć status małego podatnika VAT.
• Złożyć formularz VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego.
• Oznaczać faktury sprzedażowe adnotacją „metoda kasowa”.
• Rozliczać VAT kwartalnie (z wyjątkiem pierwszego roku działalności, gdzie obowiązuje miesięczne rozliczenie).

11. Co jeśli kontrahent nie zapłaci w ciągu 180 dni?

Jeśli nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT, a zapłata nie nastąpi w ciągu 180 dni od momentu dostawy towaru lub wykonania usługi, podatnik stosujący metodę kasową ma obowiązek wykazania VAT w rozliczeniu, mimo braku zapłaty.

12. Czy metoda kasowa wpływa na relacje z kontrahentami?

Tak. Kontrahent, który kupuje towar lub usługę od podatnika stosującego metodę kasową, nie może odliczyć VAT naliczonego, dopóki sam nie ureguluje należności. Może to być mniej korzystne dla firm, które wolą wcześniej odzyskać podatek z faktury.

13. Jak zrezygnować z metody kasowej?

Z metody kasowej można zrezygnować dopiero po 12 miesiącach jej stosowania. Należy o tym pisemnie poinformować naczelnika urzędu skarbowego. Zmiana powinna być uwzględniona w formularzu VAT-R.