Legalizacja pracy cudzoziemca - zasady i rynek pracy

Legalizacja pracy cudzoziemca – zasady zatrudniania obcokrajowców w Polsce bywają zawiłe, ale ich znajomość to klucz do legalnego i bezpiecznego wprowadzenia pracownika na rynek.

Czy wiesz, że według danych opublikowanych przez Główny Urząd Statystyczny, pod koniec 2024 roku aż 1052,7 tys. cudzoziemców legalnie podjęło pracę w Polsce? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak zatrudnić obcokrajowca zgodnie z prawem i uniknąć kosztownych błędów.

Legalizacja pracy cudzoziemców – zasady

Legalizacja wykonywania pracy w Polsce wymaga przede wszystkim wcześniejszej legalizacji cudzoziemca.

Dokumenty uprawniające cudzoziemca do podjęcia pracy to m.in. zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (dla obywateli Armenii, Gruzji, Białorusi, Mołdawii, Ukrainy), powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.

Chcesz zalegalizować pracę cudzoziemców w swojej firmie? Sprawdź naszą ofertę legalizacji pracy cudzoziemców.

Kogo dotyczą zasady legalizacji pracy? Legalizacja pobytu i pracy dla cudzoziemców

Zasady legalizacji dotyczą wszystkich cudzoziemców, którzy chcą wykonywać pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z wyjątkiem obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii, którzy mogą pracować bez konieczności uzyskiwania zezwoleń na pracę.

Dla wszystkich innych obcokrajowców, czyli niebędących obywatelami państw należących do UE, EOG czy Szwajcarii, koniecznością jest ubieganie się o legalny pobyt cudzoziemca i pracę.

Uproszczone zatrudnienie cudzoziemców – jak to działa i komu przysługuje?

Uproszczone zatrudnienie cudzoziemców jest możliwe dla obywateli z takich państw jak: Ukraina, Białoruś, Mołdawia, Gruzja i Armenia. Obywatele tych państw mają prawo do przebywania w Polsce bez zezwolenia na pracę, pod warunkiem że zostaną spełnione pewne kryteria.

Co musi zrobić pracodawca?

Złożyć pisemne oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do powiatowego urzędu pracy (zgodnie z jego lokalizacją).
Poczekać, aż urząd wpisze oświadczenie do ewidencji oświadczeń – cudzoziemiec może rozpocząć pracę dopiero po tym wpisie.
Dopilnować, by praca była zgodna z warunkami wskazanymi w oświadczeniu.
Zatrudnienie nie może trwać dłużej niż 24 miesiące na podstawie jednego oświadczenia.
Upewnić się, że to nie jest praca sezonowa – te mają osobne przepisy.

WAŻNE!
Pamiętaj, że wszystkie wymienione warunki muszą być spełnione jednocześnie, nie pojedynczo!

Rodzaje zezwoleń na pracę dla obcokrajowców spoza UE, EOG i Szwajcarii

Typ zezwolenia	Dla kogo?	Charakterystyka i warunki	Maksymalny okres ważności
Typ A	Cudzoziemca, na podstawie umowy z polskim pracodawcą	Wymagana umowa z firmą z siedzibą w Polsce. Wynagrodzenie nie może być niższe niż pensja obywatela Polski na tym samym stanowisku.	Do 3 lat (z możliwością skrócenia według lokalnych przepisów wojewody)
Typ B	Osoby pełniące funkcje w zarządach spółek zarejestrowanych w Polsce	Standardowo do 3 lat, ale przy zatrudnieniu ponad 25 osób – możliwe nawet do 5 lat	Do 3–5 lat (w zależności od liczby zatrudnionych)
Typ C	Pracownicy firm zagranicznych oddelegowani do polskiego oddziału	Dotyczy pracy w jednostkach powiązanych z firmą macierzystą – praca przekraczająca 30 dni rocznie	Zależne od warunków delegacji
Typ D	Pracownicy firm zagranicznych realizujący tymczasową usługę w Polsce	Praca realizowana okazjonalnie (usługa eksportowa) – brak stałego oddziału w Polsce; wymagane dokumenty dot. usługi	Czas trwania konkretnej usługi
Typ E	Pozostali delegowani pracownicy spoza kategorii B, C i D	Dotyczy cudzoziemca delegowanego na terytorium Polski, dla którego warunki zatrudnienia nie powinny odbiegać od tych określonych w polskim ustawodawstwie pracy. Obowiązek wyznaczenia przedstawiciela danego pracownika w Polsce.	Powyżej 30 dni w 6 kolejnych miesiącach
Typ S (sezonowa)	Osoby wykonujące prace sezonowe	Dotyczy konkretnych branż (rolnictwo, hodowla, gastronomia, zakwaterowanie). Wymaga specjalnego zezwolenia – oświadczenie nie wystarcza.	Maksymalnie 9 miesięcy w ciągu roku

Jaki rodzaj umowy otrzyma cudzoziemiec podejmujący pracę w Polsce?

Pracodawca może zaproponować zarówno umowę o pracę jak i umowę zlecenie czy umowę o dzieło. Wszelkie dokładniejsze informacje, takie jak m.in. wymiar czasu pracy, muszą być ustalone między stronami w momencie zawierania umowy. Musi być ona jednak zawarta w formie pisemnej.

Jeśli chodzi o warunki finansowe, pracodawca jest zobligowany do przyznania cudzoziemcowi takich samych warunków pracy jak dla innych pracowników będących na danym stanowisku. Przy umowie o pracę wypłata dla pracownika nie może być niższa niż wskazana bieżąca stawka minimalna.

W przypadku umowy zlecenie, pracodawca musi brać pod uwagę, że wypłacana kwota nie może być niższa niż aktualna minimalna stawka godzinowa. Wszystkie wskazane stawki są właściwe ze względu na kodeks pracy.

Obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem

Bazując na naszej wiedzy, przygotowaliśmy dla ciebie spis najważniejszych aspektów, jakie musisz wziąć pod uwagę zatrudniając cudzoziemca. Dowiedz się, o czym musisz pamiętać!

1. Dokument legalizujący zatrudnienie – zadbaj o komfort twojego pracownika

Po uzyskaniu dla cudzoziemca zezwolenia na pracę lub zarejestrowaniu oświadczenia o powierzeniu pracy, należy przekazać jeden egzemplarz cudzoziemcowi – to jego dowód na legalność zatrudnienia.

2. Zezwolenie lub oświadczenie nie jest jeszcze umową!

Musisz zawrzeć pisemną umowę – o pracę lub cywilnoprawną (np. zlecenie) – zgodną z warunkami zapisanymi w zezwoleniu/oświadczeniu.

Zwróć też uwagę na zgodność formy zatrudnienia:

Jeśli w dokumentach wskazano umowę o pracę, nie możesz podpisać umowy-zlecenia bez zmiany oświadczenia lub zezwolenia.
Jeśli zmieniasz umowę cywilnoprawną na umowę o pracę – nie musisz składać nowego wniosku.

W przypadku pracy sezonowej masz większą elastyczność – możesz wybrać:

umowę o pracę,
umowę o pomoc przy zbiorach,
albo inną umowę (np. zlecenie), nawet jeśli pierwotnie wskazano inną formę zatrudnienia.

3. Zadbaj o klarowność komunikacji

Umowa musi być sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. Brak pisemnej i klarownej dla cudzoziemca umowy jest równoznaczne z ryzykiem uznania pracy za nielegalną.

4. Dokument pobytowy – sprawdź przed zatrudnieniem

Zanim cudzoziemiec zacznie pracę, poproś go o okazanie dokumentu pobytowego (np. wiza, karta pobytu). Następnie sprawdź, czy ten dokument uprawnia do pracy w Rzeczypospolitej Polskiej (np. wiza turystyczna NIE daje takiego prawa) oraz zrób kopię dokumentu i przechowuj ją przez cały okres zatrudnienia.

Pozwól nam zadbać o swój komfort tak jak zrobili to inni

W biurze EFEKTA wspieramy przedsiębiorców w całym procesie legalizacji zatrudnienia obcokrajowców. Pomagamy w przygotowaniu i złożeniu niezbędnych dokumentów, kontaktujemy się z urzędami i dbamy o to, by wszystko odbyło się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki nam możesz bezpiecznie zatrudniać pracowników z zagranicy i skupić się na prowadzeniu firmy.

Dodatkowe informacje – porady eksperta

Jakie są koszta związane z uzyskaniem pozwolenia na podjęcie pracy w Polsce dla cudzoziemca?

Według dostępnych danych opłata za złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca wynosi :

– 100,00 PLN – w przypadku pracy trwającej dłużej niż 3 miesiące;

– 50,00 PLN – gdy praca ma trwać nie dłużej niż 3 miesiące

Przez jaki okres można pracować w Polsce bez wizy?

W przypadku wjazdu cudzoziemca do Polski w ramach ruchu bezwizowego lub na wizie C, może on legalnie przebywać w kraju przez okres nie dłuższy niż 90 dni w okresie 180 dni. Przekroczenie tego okresu wymaga ubiegania się o kartę pobytu lub wizę krajową.

Ile wynosi maksymalny okres ważności zezwolenia na pracę?

Nie może przekroczyć pięciu lat od daty wydania pierwszej wizy pracowniczej.

Czy pracodawca może zatrudnić cudzoziemca bez zezwolenia na pracę?

Zasada ta ma miejsce tylko w przypadku, gdy cudzoziemcy pochodzą z państw UE, EOG i Szwajcarii. W innym wypadku są zobligowani do ubiegania się o zezwolenie na pracę.

FAQ – Legalizacja pracy cudzoziemca

1. Kto może złożyć wniosek o zezwolenie na pracę cudzoziemca?

Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę składa pracodawca, u którego cudzoziemiec ma wykonywać pracę. Wniosek dotyczy konkretnego stanowiska, miejsca oraz warunków zatrudnienia.

2. Co to jest informacja starosty i kiedy jest potrzebna?

Informacja starosty to dokument wydawany przez powiatowy lub grodzki urząd pracy. Potwierdza ona brak możliwości zatrudnienia obywatela polskiego lub innej osoby z dostępem do rynku pracy na dane stanowisko. Jest to element wymagany w niektórych przypadkach przy ubieganiu się o zezwolenie na pracę.

3. Jakie są rodzaje zezwoleń na pracę?

Zezwolenia dzielą się na kilka typów:

Typ A – cudzoziemiec pracuje w Polsce na podstawie umowy z pracodawcą, którego siedziba lub miejsce zamieszkania znajduje się w Polsce.
Typ B – dotyczy członków zarządu osób prawnych.
Typ C–E – dotyczą cudzoziemców delegowanych przez pracodawcę zagranicznego do pracy w Polsce na różnych zasadach.
Zezwolenie sezonowe – dotyczy zatrudnienia w pracach sezonowych (np. rolnictwo, turystyka).

4. Czy cudzoziemiec może pracować w czasie oczekiwania na decyzję o pobyt czasowy i pracę?

Tak, ale tylko jeśli:

posiadał wcześniej ważne zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy i nadal pracuje na tych samych warunkach (ten sam pracodawca, stanowisko i umowa),
przepracował co najmniej 3 miesiące na podstawie oświadczenia i złożył wniosek na kontynuację stosunku pracy.

5. Czy karta pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy” wystarczy do legalnego zatrudnienia?

Nie zawsze. Adnotacja ta nie oznacza automatycznego prawa do pracy. Należy sprawdzić, czy rodzaj pobytu (np. pobyt czasowy i pracę) uprawnia cudzoziemca do zatrudnienia bez dodatkowego zezwolenia.

6. Czy cudzoziemiec może rozpocząć pracę tylko na podstawie zaproszenia lub karty pobytu z innego kraju UE?

Nie. Zaproszenie nie jest podstawą do podjęcia pracy. Również karta pobytu wydana przez inne państwo Schengen nie uprawnia do legalnego zatrudnienia w Polsce – służy jedynie do pobytu turystycznego.

7. Czy cudzoziemiec musi przebywać w Polsce w momencie składania wniosku o zezwolenie na pracę?

Nie, obecność cudzoziemca w Polsce w momencie składania wniosku nie jest konieczna.

8. Co należy zrobić, gdy cudzoziemiec nie podejmuje pracy mimo wydanego zezwolenia?

Pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni powiadomić wojewodę, który wydał zezwolenie. Zezwolenie może zostać utrzymane, jeśli pracodawca wykaże, że nadal jest ono potrzebne.

9. Czy cudzoziemiec może zostać zatrudniony na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu?

Tak, ale tylko na okres do 30 dni w roku kalendarzowym i pod warunkiem, że pozostałe warunki określone w zezwoleniu są spełnione. W takim przypadku należy poinformować wojewodę w terminie 7 dni.

10. Czy zezwolenie na pracę uprawnia cudzoziemca do pobytu w Polsce?

Nie. Samo zezwolenie na pracę nie legalizuje pobytu w Polsce. Cudzoziemiec musi posiadać ważny tytuł pobytowy, np. wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

11. Czy można przedłużyć zezwolenie na pracę?

Tak. Wniosek należy złożyć nie wcześniej niż 90 dni i nie później niż 30 dni przed wygaśnięciem dotychczasowego zezwolenia. Złożenie wniosku zbyt wcześnie skutkuje odmową wszczęcia postępowania.

12. Jakie obowiązki ma pracodawca zatrudniający cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę?

Pracodawca musi m.in.:

podpisać pisemną umowę z cudzoziemcem i przekazać jej tłumaczenie,
przekazać cudzoziemcowi egzemplarz zezwolenia,
poinformować wojewodę o istotnych zmianach (np. zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania firmy, zmiana stanowiska, przerwa w pracy powyżej 3 miesięcy),
przestrzegać obowiązków wynikających z przepisów o zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w tym ZUS i podatki.

Potrzebujesz więcej informacji?

Pracodawco, jeśli planujesz zatrudnić cudzoziemca do swojej firmy i potrzebujesz uzyskać więcej informacji, napisz do nas na adres biuro@efekta.waw.pl lub dowiedz się więcej na naszej stronie – biuro rachunkowe w Warszawie.

Jesteśmy zawsze pod telefonem

Jeśli chcesz porozmawiać telefonicznie, zapraszamy do kontaktu:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507