Zmiana biura rachunkowego I Praktyczny poradnik

Myślisz o zmianie biura rachunkowego, ale nie wiesz, czy to dobry pomysł? Zanim podejmiesz decyzję warto dowiedzieć się, jak to może wpłynąć na działanie Twojego biznesu. Dlatego, by uniknąć niepotrzebnych problemów w rozliczeniach podatkowych i księgowych odpowiednio się przygotuj. Jeśli chcesz wiedzieć, jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku i jakie formalności musisz spełnić, czytaj dalej.

Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego?

Najczęstszą przyczyną zmiany biura rachunkowego jest niezadowolenie z obecnych usług księgowych. Przedsiębiorcy, którzy czują się pomijani lub chcą się rozwijać a wsparcie od strony księgowej nie spełnia ich oczekiwań, zwykle w okolicach końca okresu rozliczeniowego decydują się na zmianę biura rachunkowego. Choć oczywiście nie jest to regułą.

Często powodem, dla którego podejmują taką decyzję, są nagminne błędy w rozliczeniach, niespójna komunikacja lub jej brak, a także niewystarczająca wiedza w zakresie aktualnych przepisów podatkowych i ZUS.

Główne powody zmiany księgowego

Błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, które skutkują poważnymi konsekwencjami
Opóźnienia w rozliczeniach podatkowych powodujące wiele niepotrzebnych nieprzyjemności
Niezadowalający poziom obsługi klienta przekładający się na niewykorzystanie potencjalnych szans i trudną współpracę
Brak świadomości o zmianach w przepisach podatkowych stanowiący zagrożenie dla rozwoju biznesu
Problemy z dokumentacją i komunikacją, które utrudniają codzienną pracę

Każdy z wymienionych problemów sprzyja chęci zmiany. Oczywiście często wiąże się to z dużym stresem, zwłaszcza jeśli obawiamy się, że powtarzające się nieścisłości lub utrudniona komunikacja mogą się pojawić również w nowym miejscu. Dlatego tak ważne jest, by w sposób rzetelny i świadomy przeprowadzić proces weryfikacji nowego biura, a także z wyprzedzeniem ustalić nowe warunki współpracy.

Kiedy można zmienić biuro rachunkowe?

Nie ma określonego dnia w roku, który można uznać za najlepszy. Niemniej zazwyczaj wraz z zakończeniem okresu rozliczeniowego (np. miesięcznego lub rocznego) najłatwiej przeprowadzić proces przejścia. Jest on wtedy bardziej uporządkowany i bezwzględnie prostszy dla każdej ze stron.

Jak krok po kroku zmienić biuro rachunkowe?

1. Sprawdź umowę z obecnym biurem rachunkowym

Zanim zaczniesz szukać nowego biura, przeanalizuj obecną umowę o świadczenie usług księgowych. Najważniejsze są:

Okres wypowiedzenia umowy
Warunki wypowiedzenia
Obowiązki związane z przekazaniem dokumentacji

Przykładowo, jeśli okres wypowiedzenia wynosi jeden miesiąc, musisz rozwiązać umowę z odpowiednim wyprzedzeniem. Spełnienie warunków zawartych w umowie to podstawa.

2. Wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych

Zanim zmienisz biuro księgowe, zawsze warto podjąć rozmowę. Oczywiście, jeśli Twoja decyzja jest przemyślana, formalnie musisz zazwyczaj jedynie złożyć pisemne wypowiedzenie umowy z obecnym biurem rachunkowym. Możesz je dostarczyć za potwierdzeniem odbioru lub drogą elektroniczną, np. na adres e-mail biura.

Przykładowe elementy wypowiedzenia:

Dane biura rachunkowego
Twoje dane jako przedsiębiorcy
Informacja o rozwiązaniu umowy
Termin zakończenia współpracy

Warto jednak pamiętać o tym, że zakończenie współpracy nie jest jedynym rozwiązaniem. Próba naprawy relacji, zgłoszenie niezadowolenia i chęć zmiany, która być może będzie wynikiem wcześniej przeprowadzonej rozmowy, mogą czasem przynieść oczekiwane rezultaty. Jednak jeśli mimo starań i chęci zmiany, Twoje potrzeby nadal są pomijane, a poziom irytacji wzrasta, być może przyszedł czas na nowe.

3. Wybór nowego biura rachunkowego

Przed Tobą trudna decyzja. Zmiana wymaga odpowiedniego przygotowania, dlatego zanim podpiszesz umowę, dokładnie sprawdź ofertę i opinie nowego biura.

Na co zwrócić uwagę?

Doświadczenie i kwalifikacje księgowych – to bardzo ważne, by w biurze zatrudnieni byli specjaliści, którzy nieustannie podnoszą swoje kwalifikacje
Opinie innych przedsiębiorców – to one świadczą o zadowoleniu i wskazują na konkretne korzyści wynikające ze współpracy
Zakres oferowanych usług księgowych – pozwoli uniknąć niepotrzebnych nieporozumień
Cena usług – warto wiedzieć, ile ostatecznie będzie to kosztowało
Forma współpracy (stacjonarna czy online) – jeśli masz pytania lub wątpliwości, rozwiej je, zanim zaczniesz działać
Obsługa w zakresie ewidencji, ZUS i podatków – dowiedz się, jakie masz możliwości i wykorzystaj je w najlepszy dla siebie sposób.

4. Przekazanie dokumentacji do nowego biura rachunkowego

Następny krok jest bardzo ważny i to Ty ponosisz za niego pełną odpowiedzialność. Pamiętaj, by po rozwiązaniu umowy z poprzednim biurem rachunkowym jak najszybciej przekazać kompletną dokumentację.

Dokumenty, które trzeba przekazać:

Pełne księgi rachunkowe
Faktury przychodowe i kosztowe
Deklaracje ZUS i podatkowe
Umowy o pracę oraz inne umowy zawarte z pracownikami
Dane dotyczące rozliczeń

Upewnij się, że niczego nie brakuje. Lepiej dopytać dwa razy niż potem obawiać się, że coś jest nie tak. Ważne, by nowe biuro rachunkowe potwierdziło odbiór dokumentów. Dzięki temu zyskasz pewność, że cały proces przebiegł pomyślnie.

5. Pełnomocnictwo dla nowego biura rachunkowego

Nic nie dzieje się samoczynnie, dlatego jeśli zależy Ci na tym, by nowe biuro rachunkowe reprezentowało Cię w urzędach (np. w urzędzie skarbowym czy ZUS), pamiętaj o tym, by złożyć odpowiednie pełnomocnictwa (UPL-1).

Pełnomocnictwo obejmuje:

Występowanie w imieniu przedsiębiorcy przed urzędami
Przekazywanie deklaracji podatkowych i ZUS
Inne formalności związane z księgowością

6. Zmiana biura rachunkowego – zgłoszenie do CEIDG

To nie koniec formalności. Tego rodzaju zmiany należy zgłosić w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Nie jest to skomplikowane i bez problemu możesz to zrobić online.

Jak zgłosić zmianę?

Złóż formularz CEIDG-1 online lub w urzędzie miasta/gminy.
W sekcji dotyczącej ksiąg rachunkowych, wpisz dane nowego biura.
Zmiany powinny być aktualizowane w ciągu 7 dni.

7. Aktualizacja danych w urzędzie skarbowym i ZUS

Ostatni etap dotyczy aktualizacji danych w urzędzie skarbowym i ZUS. Po zgłoszeniu zmiany, pamiętaj również, by upewnić się, że biuro również dopełniło wszelkich formalności.

Czy warto zmienić biuro rachunkowe na online?

Umowa z biurem rachunkowym, jak każda inna, powinna być satysfakcjonująca dla obu stron. Długotrwale utrzymujące się niezadowolenia ani nie ułatwia codziennej pracy, ani – tym bardziej – nie pozwala rozwijać biznesu w odpowiedni sposób. Obecnie coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na współpracę z biurami rachunkowymi, które świadczą usługi online. To wygodne rozwiązanie, które pozwala oszczędzić czas i usprawnia codzienną komunikację. W każdym przypadku warto pamiętać o tym, że wspólna wizja i chęć współpracy powinny stanowić dobry fundament dla tego rodzaju działania. Jeśli masz wątpliwości, zawsze możesz poszukać firmy, która spełni Twoje oczekiwania. Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu.