Jak wystawić fakturę? – faktura VAT i faktura bez VAT

Wystawianie faktur to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Prawidłowo sporządzony dokument sprzedaży podstawą do rozliczeń podatkowych, jak i dowodem zawarcia transakcji. Warto znać podstawowe zasady, aby uniknąć błędów i nieporozumień. Sprawdź, jak wystawić fakturę, aby była zgodna z przepisami.

Jak wystawić fakturę? Wszystko, co powinien wiedzieć przedsiębiorca

Wystawiając fakturę, należy uwzględnić wszystkie wymagane dane, jak: data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, kwoty oraz stawki VAT. Dokument musi być czytelny i zgodny z aktualnymi przepisami podatkowymi. Ważne jest też dotrzymanie terminu wystawienia – zazwyczaj do 15. dnia miesiąca po dokonaniu sprzedaży.

Szukasz biura, które pomoże Ci w księgowości na każdym kroku? Wybierz biuro rachunkowe w Warszawie EFEKTA!

Czym jest faktura i jacy podatnicy muszą ją wystawiać?

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach podatku od towarów i usług. Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Muszą ją wystawiać podatnicy VAT czynni, a w określonych przypadkach również podatnicy zwolnieni z VAT, na żądanie nabywcy.

Faktura bez VAT i z VAT – czy jest różnica w wystawianiu?

Tak, występuje różnica między wystawieniem faktury z VAT a faktury bez VAT. Faktura z VAT zawiera stawkę podatku, wartość netto oraz kwotę VAT, natomiast faktura bez VAT tych pozycji nie uwzględnia – zamiast stawki podatku należy wpisać „zw.” lub „np.”, a czasem także podstawę prawną zwolnienia. Dodatkowo fakturę bez VAT mogą wystawiać podatnicy zwolnieni z VAT, a czynni podatnicy tylko w określonych sytuacjach przewidzianych przepisami.

Faktura VAT, zaliczkowa czy uproszczona? Poznaj rodzaje faktur i dokumenty sprzedaży

1. Faktura VAT podstawowa
   Jest to najczęściej wystawiana przez przedsiębiorców faktura. W obrocie gospodarczym dokumentuje ona sprzedaż towarów i usług, podlegającą pod podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT,
   Możliwe jest jej wystawienie nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej. Powinno wystawiać się ją w dwóch egzemplarzach. Pierwszy jest przeznaczony dla przedsiębiorcy, a drugi dla nabywcy
2. Faktura zaliczkowa
   Faktura zaliczkowa dokumentuje zaliczki, zadatki i przedpłaty. Wystawia się ją:
   • nie później niż 15. dnia miesiąca po otrzymaniu zapłaty (części lub całości),
   • nie wcześniej niż 60 dni przed jej otrzymaniem (części lub całości).

Po zakończeniu transakcji wystawia się fakturę końcową. Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całości zapłaty, faktura końcowa jest pomniejszona o wcześniej ujęte zaliczki.

Faktury zaliczkowej nie wystawia się przy: wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, dostawach mediów, usługach telekomunikacyjnych, najmie, ochronie, obsłudze prawnej/biurowej, dystrybucji mediów i transferze bonu jednego przeznaczenia.

Faktura zaliczkowa zawiera m.in.: datę, numer, dane stron, NIP, datę dostawy/płatności, otrzymaną kwotę, podatek, dane zamówienia/umowy. Ostatnia faktura obejmująca całość zapłaty powinna zawierać numery wcześniejszych faktur.

Porada eksperta Pamiętaj — jeśli wystawiłeś więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

3. Faktura uproszczona
   Faktura uproszczona to paragon fiskalny do 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy – traktowany jak zwykła faktura. Zawiera: daty wystawienia i sprzedaży, numer, dane sprzedawcy i nabywcy (w tym NIP), nazwę towaru/usługi, rabat (jeśli jest) i kwotę należności ogółem. Nie wystawia się do niej zwykłej faktury.
   
   Nie można jej wystawić przy: WSTO, imporcie towarów na odległość, braku NIP, WDT i transakcjach opodatkowanych na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska.
   
4. Refakturowanie
   
   Refakturowanie to odsprzedaż usług nabytych w imieniu własnym na rzecz faktycznego odbiorcy. Nie jest zdefiniowane w przepisach, ale wynika z orzecznictwa. Najczęściej dotyczy mediów przy najmie.
   
   Refakturując, wystawiasz fakturę VAT – zazwyczaj z tą samą stawką VAT i kwotą netto co u dostawcy, ale wyjątki zależą od umowy. Gdy media są oddzielone od najmu i rozliczane wg zużycia, można stosować stawki z faktur dostawców. Gdy media są częścią najmu (np. ryczałt), stosuje się stawkę 23%.
   
   Usługi zwolnione z VAT (np. pocztowe, medyczne) po refakturowaniu są opodatkowane 23%, chyba że świadczy je uprawniony podmiot. Usługi gastronomiczne refakturuje się brutto, ale można zastosować stawkę 8%.
   
   Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury lub końca okresu rozliczeniowego, jeśli go określono w umowie.

Zasady wystawiania faktur – jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?

Wystawianie, przechowywanie i przesyłanie faktur VAT regulowane jest przepisami prawa, które określają szczegółowe wymagania dotyczące ich poprawności. Aby dokument mógł zostać uznany za fakturę VAT, musi zawierać określone informacje. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, poniżej przedstawiono listę wymaganych danych:

Element faktury	Opis
Numer faktury	Unikalny numer identyfikujący dokument
Data wystawienia	Dzień, w którym faktura została sporządzona
Data dostawy/usługi	Data dokonania lub zakończenia dostawy/usługi (jeśli różni się od daty wystawienia)
Dane sprzedawcy i nabywcy	Imię i nazwisko lub nazwa, adres oraz numer NIP obu stron
Nazwa towaru lub usługi	Dokładny opis sprzedawanego towaru lub wykonanej usługi
Ilość/Zakres	Ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
Cena jednostkowa netto	Cena netto za jednostkę dostarczonego towaru lub wykonanej usługi
Rabat	Wskazanie udzielonych rabatów, jeśli występują
Łączna wartość netto	Suma wartości towarów lub usług przed opodatkowaniem
Stawki VAT	Stawki podatku VAT przypisane do poszczególnych pozycji
Podział sprzedaży netto	Wartość sprzedaży z podziałem na stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną
Kwoty VAT	Obliczony podatek VAT według poszczególnych stawek
Kwota brutto	Łączna kwota do zapłaty (netto + VAT)

Faktura korygująca – z czego się składa?

Faktura korygująca jest dokumentem, który należy wystawić w sytuacji, gdy po wystawieniu pierwotnej faktury nastąpiły zmiany takie jak udzielenie rabatu, upustu, obniżka lub podwyżka ceny, zwrot towaru (w całości lub części), albo stwierdzono błąd w którejkolwiek pozycji dokumentu.

Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT, faktura korygująca powinna zawierać przede wszystkim:

• numer kolejny lub datę jej wystawienia,
• nazwę towaru lub usługi objętej korektą,
• wszystkie dane wymagane na standardowej fakturze VAT – takie jak: data wystawienia, numer faktury pierwotnej, dane sprzedawcy i nabywcy, numery NIP oraz data sprzedaży.
• Jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, dokument musi dodatkowo wskazywać odpowiednią wartość korekty – podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku – z rozbiciem na poszczególne stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną.

Do kiedy należy zrealizować wystawienie faktur?

Fakturę za sprzedaż towarów lub usług co do zasady trzeba wystawić w określonym przedziale czasowym – najwcześniej 60 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, a najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa lub wykonanie usługi. Od tej ogólnej reguły istnieje jednak wiele wyjątków. W określonych przypadkach obowiązują inne terminy:

• Usługi budowlane i budowlano-montażowe – fakturę wystawia się do 30 dni od wykonania usługi.
• Dostawa książek drukowanych – fakturę należy wystawić do 60 dni od wydania towarów.
• Druk książek (z wyłączeniem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów) – fakturę wystawia się do 90 dni od wykonania usługi.
• Dostawy mediów (prąd, gaz, ciepło itp.) oraz niektóre inne usługi (np. telekomunikacyjne, najem, dzierżawa, leasing, ochrona, stała obsługa prawna i biurowa, dystrybucja mediów) – fakturę wystawia się z chwilą upływu terminu płatności, chyba że chodzi o import usług.
• Zwrotne opakowania objęte kaucją – jeśli nabywca nie odda opakowania w umówionym terminie, fakturę trzeba wystawić do 7 dni po dacie przewidzianej w umowie. Jeśli umowa nie wskazuje konkretnego terminu zwrotu, wtedy fakturę należy wystawić nie później niż 60 dni od wydania opakowania.

W skrócie – terminy wystawienia faktury zależą od rodzaju towaru lub usługi, a także od szczegółów umowy.

Poznaj nasze usługi!

Czujesz się niepewny w temacie fakturowania i potrzebujesz wsparcia? Nasze biuro rachunkowe EFEKTA posiada wieloletnie doświadczenie oraz oferuje liczne usługi związane m.in. z zakresem fakturowania i ogólną księgowością. Chcesz poznać nasze rozwiązania? Zapoznaj się z naszymi usługami!

Proponujemy między innymi:

• księgowość dla spółek
• księgowość dla firm transportowych
• księgowość dla JDG

Nasze porady

1. Jak trudne jest wystawianie faktur?

Wystawianie faktur nie jest trudne — wymaga jednak znajomości podstawowych pojęć i wiedzy w tym zakresie. Warto wiedzieć, jakie czynności związane z fakturowaniem jest opcjonalne, a jakie obowiązkowe.

2. Czy można wystawić fakturę elektronicznie?

Oczywiście jest to możliwe. Faktury elektroniczne, znane również jako e-faktury, są dokumentem finansowym tworzonym elektronicznie i przesyłanym taką samą drogą.

3. Wystawienie faktury przez nabywcę — czy jest to możliwe?

Możliwe jest, aby nabywca wystawił fakturę w imieniu dostawcy danego towaru czy usługi. Wymagana jest jednak do tego pisemna transakcja umowy zawarta między stronami.

4. Obowiązek wystawiania faktur, czy jednak opcjonalność?

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji związanej ze sprzedażą towarów lub świadczonych usług.

Podsumowanie

Wystawianie faktur to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który dokumentuje sprzedaż towarów lub usług oraz umożliwia prawidłowe rozliczenia podatkowe. Aby faktura była ważna, musi zawierać określone dane i być wystawiona w odpowiednim terminie, zależnym od rodzaju transakcji. Przepisy przewidują kilka typów faktur, w tym m.in. zaliczkowe, uproszczone i korygujące, z których każda ma swoje specyficzne zasady.

Najważniejsze informacje:

• Faktura VAT musi zawierać m.in. numer, daty, dane stron, opis towaru/usługi, kwoty netto/brutto i stawki VAT.
• Termin wystawienia standardowej faktury: do 15. dnia miesiąca po sprzedaży (z wyjątkami w zależności od usługi).
• Rodzaje faktur:
  • Faktura zaliczkowa – dokumentuje przedpłaty, wymaga faktury końcowej.
  • Faktura uproszczona – paragon do 450 zł z NIP-em nabywcy, działa jak pełna faktura.
  • Faktura korygująca – koryguje błędy, zmiany cen, rabaty, zwroty.
• Refakturowanie – przeniesienie kosztów usług na odbiorcę, zwykle z tą samą stawką VAT.
• Fakturę elektroniczną można wystawić legalnie, o ile spełnia wymagania formalne.

Chcesz wiedzieć więcej?

Nadal zastanawiasz się, jak poprawnie wystawiać dokumenty sprzedaży? Chętnie wprowadzimy Cię w świat fakturowania i pomożemy ci ze wszystkimi problematycznymi dla ciebie kwestiami. Jeśli nie czujesz się pewnie w prowadzeniu dokumentacji, nasi profesjonalni księgowi pomogą ci z kompleksową księgowością twojej firmy.

W celu uzgodnienia szczegółów skontaktuj się z nami mailowo:

biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie naszego biura rachunkowego EFEKTA. 

Chcesz zadzwonić?

Jeśli chcesz porozmawiać telefonicznie, zapraszamy do kontaktu:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Kiedy trzeba wystawić fakturę VAT?

Fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca po dokonaniu sprzedaży. Dla niektórych usług obowiązują inne terminy, np. 30 dni dla usług budowlanych.

2. Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT musi wystawiać faktury?

Tak, ale tylko na żądanie nabywcy. Taki dokument nie zawiera stawek VAT, a zamiast nich wpisuje się podstawę zwolnienia.

3. Czym różni się faktura z VAT od faktury bez VAT?

Faktura z VAT zawiera stawki i kwoty podatku, a faktura bez VAT ich nie uwzględnia. Dodatkowo faktura bez VAT powinna zawierać oznaczenie zwolnienia (np. „zw.” lub „np.”).

4. Co to jest faktura zaliczkowa?

To faktura dokumentująca przedpłaty, zaliczki lub zadatki przed realizacją usługi lub dostawy. Wystawia się ją najpóźniej do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu wpłaty.

5. Czym jest faktura uproszczona?

To paragon do kwoty 450 zł (lub 100 euro), który zawiera NIP nabywcy i pełni funkcję zwykłej faktury. Nie można jej wystawić w przypadku niektórych transakcji, np. WDT czy WSTO.

6. Co zrobić, gdy wystawiłem fakturę z błędem?

W takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą. Powinna ona zawierać dane pierwotnej faktury i dokładne informacje o wprowadzonych zmianach.

7. Czy faktura elektroniczna jest legalna?

Tak, faktura może być wystawiona i przesłana w formie elektronicznej. Musi jednak zawierać wszystkie wymagane przepisami dane.

8. Czy nabywca może wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy?

Tak, ale tylko jeśli istnieje pisemna umowa między stronami. W takiej sytuacji faktura nadal stanowi dokument sprzedawcy.

9. Co to jest refakturowanie?

Refakturowanie to przeniesienie kosztów nabytych usług na innego odbiorcę. Stosuje się je najczęściej w przypadku mediów w wynajmowanych lokalach.

10. Jakie dane musi zawierać faktura VAT?

Faktura VAT musi zawierać m.in. numer dokumentu, daty, dane stron, nazwę towaru/usługi, stawki VAT oraz kwoty netto i brutto. Ich brak może unieważnić dokument lub utrudnić rozliczenia podatkowe.