Jak sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca?

Sprawdzenie legalności pobytu cudzoziemca w Rzeczypospolitej Polskiej to podstawa bezpiecznej współpracy – w życiu codziennym i na rynku pracy. W artykule krok po kroku wyjaśniamy, jak zweryfikować dokumenty (wiza, karta pobytu, ruch bezwizowy, PESEL UKR) oraz terminy i warunki, by uniknąć naruszeń.

Spis treści:

1. Jak sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca – dokumenty
2. Jak zweryfikować autentyczność dokumentów?
3. Jak sprawdzić, czy cudzoziemiec przebywa legalnie na terenie RP?
4. Jak sprawdzić legalność pobytu Ukraińca w Polsce?
5. Jakie dokumenty potwierdzają legalny pobyt cudzoziemca w Polsce?
6. Gdzie zgłosić podejrzenie nielegalnego pobytu cudzoziemca?
7. Jak sprawdzić status wniosku o pobyt czasowy lub stały?
8. Legalizacja pobytu obywateli Ukrainy po 2022 roku – aktualne zasady
9. Jak pracodawca może sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca?

Najważniejsze wnioski

1. Legalność pobytu cudzoziemca w Rzeczypospolitej Polskiej należy każdorazowo potwierdzić na podstawie ważnych dokumentów, takich jak wiza, karta pobytu, PESEL UKR czy stempel w paszporcie.
2. Pracodawca ma obowiązek sprawdzić i przechowywać kopię dokumentu potwierdzającego legalny pobyt cudzoziemca przez cały okres zatrudnienia.
3. Aplikacja Diia.pl jest szybkim i skutecznym narzędziem do weryfikacji legalności pobytu obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową.
4. W przypadku cudzoziemców spoza UE, legalność pobytu nie zawsze oznacza legalność pracy – konieczne może być również zezwolenie na pracę lub zarejestrowane oświadczenie.
5. Podejrzenia dotyczące nielegalnego pobytu cudzoziemca należy zgłaszać do Straży Granicznej, również anonimowo za pomocą formularza online.

Jak sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca – dokumenty

Na początku warto podkreślić, że pracodawca- jeszcze przed zatrudnieniem cudzoziemca, ma obowiązek poprosić o przedstawienia ważnego dokumentu, który uprawnia cudzoziemca do pobytu na terytorium RP. Co więcej, pracodawca ma obowiązek, aby kopię takiego dokumentu przechowywać przez pełen okres trwania stosunku pracy.

Warto zatem odpowiedzieć sobie na pytanie, w jaki sposób pracodawca może sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca w Polsce. 

Zdecydowanie najprościej wygląda ta kwestia w przypadku obywateli państw Unii Europejskiej, a także Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Islandia, Norwegia, Lichtenstein) i Konfederacji Szwajcarskiej. Tutaj weryfikacja legalności pobytu ogranicza się właściwie do weryfikacji, czy cudzoziemiec naprawdę jest obywatelem wspomnianych krajów (na podstawie paszportu bądź innego ważnego dokumenty, który potwierdza tożsamość i obywatelstwo). Potwierdzając ten fakt, potwierdza się jednocześnie legalność pobytu, jak i legalność wykonywania pracy na terytorium RP. 

Jeśli chodzi o dokumenty uprawniające do pobytu cudzoziemca spoza UE/EOG w Polsce, możemy się zetknąć z następującymi:

• ważna wiza krajowa (D) bądź  ważna wiza Schengen (C)
• ruch bezwizowy
• ważna decyzja o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE 
• stempel w paszporcie cudzoziemca, który potwierdza fakt złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE
• ważna karta pobytu członka rodziny obywatela UE/EOG, nie będącego obywatelem UE/EOG

Wiza to dokument pobytowy, wydawany przez kraj pochodzenia cudzoziemcy, który wraz z ważnym paszportem uprawnia do wjazdu i pobytu na terytorium państw strefy Schengen. 

Jeśli chodzi o ruch bezwizowy, ważnym dokumentem jest paszport biometryczny. Aktualna lista krajów, których obywateli zwalnia się z posiadania wizy na terytorium RP, znajduje się na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP. Całościowy pobyt cudzoziemca na terytorium strefy Schengen to w przypadku ruchu bezwizowego maksymalnie 90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu. Obywatele niektórych państw (np. Stanów Zjednoczonych oraz Japonii) posiadają uprawnienia korzystniejsze niż powyżej, w związku z podpisanymi przez Polskę odrębnymi umowami z tymi krajami. W przypadku zatrudniania przez pracodawcę cudzoziemca przebywającego na terytorium RP w oparciu o ruch bezwizowy, ewidencja i kontrola dni „wykorzystanych” na pobyt w strefie Schengen może rodzić trudności i będzie wymagała zachowania należytej staranności.

Decyzja o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy, stały lub rezydenta długoterminowego UE to kolejny dokument potwierdzający legalność pobytu cudzoziemca.  Ważność tych dokumentów to:

– dla pobytu czasowego- okres, na jaki zostało udzielone pozwolenie

– dla pobytu stałego- 10 lat

– dla pobytu rezydenta długoterminowego UE – zezwolenie jest bezterminowe, natomiast karta wydawana jest na 5 lat i należy ją po tym okresie wymienić

Następnym dokumentem uprawniającym do pobytu na terytorium RP jest stempel w paszporcie. Uzyskuje się go w urzędzie wojewódzkim i potwierdza  on złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, stały lub rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej. W takim przypadku pobyt cudzoziemca na terytorium RP traktuje się jako legalny- od momentu złożenia wniosku aż do dnia uzyskania ostatecznej decyzji  w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt. Warto podkreślić, że obecnie na decyzję zezwalającą na pobyt w RP czeka się niekiedy nawet ponad rok. 

Z drugiej strony, warto pamiętać, że stempel w paszporcie przestaje być ważnym dokumentem pobytowym w momencie zawieszenia postępowania. Ponieważ pracodawca nie ma dostępu do takich informacji wprost, powinien on regularnie weryfikować status swoich pracowników przebywających w Polsce „na stemplu”, np. prosząc o przedstawienie aktualnych zaświadczeń z urzędu.

Szukasz biura, która przejmie od Ciebie prowadzenie kadr i płac lub księgowego dla spółki z o.o? Wybierz usług biura EFEKTA!

Jak zweryfikować autentyczność dokumentów?

Aby zweryfikować legalność pobytu cudzoziemca, warto:

1. Dokonać weryfikacji dokumentów będących podstawą legalnego pobytu oraz ich ważności – w przypadku dokumentów tj. wiza, karta pobytu czy paszport biometryczny – należy skontrolować, czy nie utraciły one ważności, jeśli chodzi o tzw. „stempel” w paszporcie- warto poprosić cudzoziemca o zaświadczenie z urzędu o statusie sprawy.
2. Dokonać weryfikacji autentyczności dokumentów w systemach elektronicznych – część urzędów umożliwia weryfikację dokumentów pobytowych online bądź telefonicznie:

• inPOL (Portal Cudzoziemca)
• Strona Urzędu do Spraw Cudzoziemców

• MOS (Moduł Obsługi Spraw)
• Migrant WSC- w przypadku  wniosków złożonych w województwie mazowieckim
• Migrant Contact Center (Mazowiecki Urząd Wojewódzki) – weryfikacja telefoniczna

3. Skontaktować się z Urzędem do Spraw Cudzoziemców – prowadzi on dokumentację dotyczącą zezwoleń na pobyt i decyzji administracyjnych

Dla obywateli Ukrainy, status pobytu potwierdzić można również przez aplikację Diia.pl. 

Pracodawcy chcący zweryfikować status pobytowy swojego pracownika, mogą kontaktować się bezpośrednio z Urzędem do Spraw Cudzoziemców bądź poprosić pracownika, aby przedstawił on aktualne zaświadczenia o trwającym postępowaniu/ statusie swojej  sprawy.

Jak sprawdzić, czy cudzoziemiec przebywa legalnie na terenie RP?

Jak wspomniano wyżej, przy kontroli legalności pobytu cudzoziemca na terenie RP, pomocne są:

• znajomość i przestrzeganie przepisów w tym obszarze
• kontrola dokumentów pobytowych oraz ich ważność
• konsultacja z dedykowanymi urzędami bądź weryfikacja w portalach urzędowych online

Jak sprawdzić legalność pobytu Ukraińca w Polsce?

Legalność pobytu Ukraińca w Polsce można zweryfikować tak jak w przypadku weryfikacji cudzoziemca każdej innej narodowości, tj. poprzez kontakt z Urzędem do Spraw Cudzoziemców, właściwym urzędem wojewódzkim, bądź też logując się na wybrane urzędowe portale do weryfikacji online.

Jednak wydaje się, że w przypadku obywateli Ukrainy najszybciej i najprościej jest zweryfikować legalność pobytu w aplikacji Diia.pl. Aplikacja ta jest elektronicznym dokumentem, który potwierdza tożsamość oraz legalność pobytu Ukraińców przybyłych na terytorium RP po 24 lutego 2022.

Jest to dokument uruchamiany przez profil zaufany. Potwierdza on status ochrony tymczasowej. Można go wykorzystywać zarówno w celach potwierdzenia legalności pobytu dla pracodawcy, jak i np. w celach medycznych.

Jakie dokumenty potwierdzają legalny pobyt cudzoziemca w Polsce?

W przypadku obywateli państw Unii Europejskiej, a także Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Islandia, Norwegia, Lichtenstein) i Konfederacji Szwajcarskiej jest to dokument potwierdzający, że cudzoziemiec naprawdę jest obywatelem wspomnianych krajów.

W przypadku cudzoziemców spoza UE/EOG w Polsce, dokumentami takimi są:

• ważna wiza krajowa (D) bądź  ważna wiza Schengen (C)
• ruch bezwizowy
• ważna decyzja o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE 
• stempel w paszporcie cudzoziemca, który potwierdza fakt złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE
• ważna karta pobytu członka rodziny obywatela UE/EOG, nie będącego obywatelem UE/EOG

Gdzie zgłosić podejrzenie nielegalnego pobytu cudzoziemca?

W Polsce to Straż Graniczna odpowiada za kontrolę, czy cudzoziemcy przebywają na terytorium RP legalnie. Dlatego też wszelkie podejrzenia nielegalnego pobytu można zgłaszać właśnie do Straży Granicznej. Można to zrobić anonimowo, korzystając z formularza „Zgłoś anonim” , dostępnego na stronie internetowej Straży Granicznej. 

Zgłoszenie takie może spowodować wszczęcie postępowania w sprawie osoby przebywającej na terytorium RP nielegalnie i skutkować decyzją o zobowiązaniu do powrotu do własnego kraju. 

Jak sprawdzić status wniosku o pobyt czasowy lub stały?

Status wniosku o pobyt czasowy lub stały można sprawdzić na kilka sposobów.

Najlepiej zrobić to korzystając z dostępnych urzędowych portali, jak choćby:

• Portal Cudzoziemca inPOL (na stronie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego)
• Strona Urzędu do Spraw Cudzoziemców
• Moduł Obsługi Spraw (MOS) (mos.cudzoziemcy.gov.pl)

Można również skontaktować się z Wojewódzkim Centrum Kontaktu dla Cudzoziemców, dla województwa mazowieckiego jest to Migrant Contact Center w Warszawie (telefon (22) 695 67 73).

Legalizacja pobytu obywateli Ukrainy po 2022 roku – aktualne zasady

Pobyt obywateli Ukrainy przybywających do Polski w związku z działaniami wojennymi po 24 lutego 2022 r., jest obecnie uznawany za legalny do 4 marca 2026 r. (pierwotny termin do 30.09.2025 r. został przedłużony). W praktyce oznacza to, że wydłużony zostaje zarówno okres legalnego pobytu, jak i ważność dokumentów pobytowych, tj.:

• wizy,
• karty pobytu,
• polskie dokumenty tożsamości cudzoziemca 

Jak pracodawca może sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca?

Pracodawca powinien, a nawet ma obowiązek zweryfikować legalność pobytu cudzoziemca. Pozwala to uniknąć nie tylko kar finansowych, lecz także sankcji prawnych.

W przypadku firm zatrudniających cudzoziemców, regularna weryfikacja legalności pobytu i zatrudnienia wydaje się konieczna.

Jeśli chodzi o legalność pobytu, kluczowe jest sprawdzenie dokumentu pobytowego (tj. wiza, karta pobytu, stempel w paszporcie potwierdzający złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE itp.). Istotne jest również sprawdzenie, czy dokumenty te nie straciły ważności.

Co istotne, samo posiadanie wizy czy karty pobytu nie zawsze automatycznie upoważnia do podjęcia zatrudnienia- kluczowy jest tu cel wydania wizy (w przypadku wiz krajowych) , a w przypadku karty pobytu- podstawa prawna wydania. 

Jeśli chodzi o legalność pracy, to należy sprawdzić, czy obcokrajowiec posiada zezwolenie na pracę albo zarejestrowane oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. W szczególnych przypadkach cudzoziemcy są zwolnieni z wymogu posiadania zezwolenia na pracę (podstawą może być tu posiadanie Karty Polaka, specyficznej wizy czy dyplomu)- takie wykluczenia również należy zweryfikować.

Legalizacja pobytu i pracy w Polsce — pełne wsparcie od EFEKTA Sp. z o.o.

Zatrudniasz cudzoziemców i zależy Ci na zgodności z przepisami rynku pracy oraz przepisami Rzeczypospolitej Polskiej? EFEKTA oferuje kompleksową obsługę legalizacji pobytu i pracy — od uzyskania wiz, zezwoleń na pracę i kart pobytu po rejestrację dawnych i nowych pracowników. Dzięki naszemu doświadczeniu zredukujesz ryzyko związane z nielegalnym zatrudnieniem i zyskasz spokojne prowadzenie działalności z pełnym wsparciem kadrowo‑prawnym.

Chcesz wiedzieć więcej?

Chcesz zlecić nam prowadzenie księgowość spółki z o.o.? W celu uzgodnienia szczegółów skontaktuj się z nami mailowo:

biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie naszego biura rachunkowego EFEKTA. 

Chcesz zadzwonić?

Jeśli chcesz porozmawiać telefonicznie, zapraszamy do kontaktu:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czym się różni karta pobytu stałego od karty pobytu czasowego ? 

Decyzja o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy wydawana jest na okres, na jaki zostało udzielone pozwolenie, natomiast decyzja dla pobytu stałego- na 10 lat.

Jaki dokument potwierdza legalność pobytu cudzoziemca w Polsce?

Potwierdzeniem są m.in. ważna wiza, paszport z pieczątką wjazdową w ruchu bezwizowym, karta pobytu (czasowy/stały/rezydenta UE) lub dokument o ochronie. Dokument musi być ważny na terytorium rzeczypospolitej polskiej i zgodny z celem pobytu.

Jak sprawdzić legalność pobytu Ukraińca w Polsce?

Poproś o dokument pobytowy lub PESEL UKR i sprawdź daty ważności oraz zgodność danych z paszportem. Jeśli jesteś pracodawcą na rynku pracy, porównaj to z oświadczeniem/zezwoleniem na pracę i wpisem w ewidencjach oraz warunkami zatrudnienia.

Kto sprawdza legalność pobytu w Polsce?

Kontrolę prowadzą Straż Graniczna, Policja oraz urzędy wojewódzkie. W sferze rynku pracy weryfikacje prowadzi też Państwowa Inspekcja Pracy, a wszystko odbywa się w granicach prawa rzeczypospolitej polskiej.

Kiedy pobyt cudzoziemca jest legalny?

Gdy cudzoziemiec posiada ważny tytuł pobytowy i spełnia jego warunki (np. nie przekracza dozwolonego czasu, utrzymuje cel pobytu). Dotyczy to całego terytorium rzeczypospolitej polskiej, w tym podejmowania pracy zgodnie z zasadami rynku pracy.

Jak sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca

Sprawdź dokument tożsamości i podstawę pobytu (wiza, karta pobytu, ruch bezwizowy, ochrona), zwracając uwagę na daty i ewentualne ograniczenia. Jeśli dotyczy to zatrudnienia na rynku pracy, upewnij się, że osoba ma prawo do pracy oraz że pracodawca dopełnił wymaganych zgłoszeń.

Do kiedy jest legalny pobyt Ukraińców w Polsce?

Termin zależy od podstawy: wizy, ruchu bezwizowego, zezwolenia, statusu PESEL UKR/ochrony czasowej lub innej decyzji administracyjnej. Zawsze weryfikuj datę ważności dokumentu i obowiązujące przepisy na terytorium rzeczypospolitej polskiej, zwłaszcza gdy dotyczy to pracy na rynku pracy.