Jak opisać faktury dla księgowej?

Każda organizacja, niezależnie od swojej formy prawnej, zobowiązana jest do prawidłowego prowadzenia dokumentacji księgowej. Opis faktury stanowi kluczowy element dokumentacji finansowej, pozwalając na prawidłowe zaksięgowanie wydatku i jego zgodność z przepisami rachunkowości. Jak opisać faktury dla księgowej? W artykule wyjaśnimy, jak poprawnie opisywać faktury dla księgowej, aby uniknąć błędów oraz zapewnić zgodność z wymogami prawnymi i rachunkowymi.

Jak opisać faktury dla księgowej?

Jak opisać faktury dla księgowej? Jeżeli faktura/rachunek jest wystawiana na podstawie zawartej umowy, należy podać jej numer i/lub datę oraz wartość. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną klasyfikację.

Szukasz biura rachunkowego w Warszawie dla swojej firmy? Sprawdź naszą ofertę!

Czym jest faktura (dokument księgowy)?

Faktura to podstawowy dokument księgowy, który potwierdza dokonanie transakcji między stronami. Może być sporządzona w formie elektronicznej lub papierowej i zawiera szczegółowe dane dotyczące sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu sprzedaży oraz kwoty do zapłaty na rachunku bankowym.

Podstawowe dane faktury

• Nazwa i adres kontrahenta
• Numer NIP (jeśli dotyczy)
• Data wystawienia faktury
• Numer faktury
• Kwota brutto i netto
• Kwota VAT (jeśli dotyczy)
• Opis towaru lub usługi

Dlaczego opis faktury jest ważny?

Opis faktury nie może pozostawiać żadnych wątpliwości co do:

• klasyfikacji wydatku,
• źródła jego finansowania,
• zgodności z celami statutowymi (w przypadku fundacji i stowarzyszeń),
• prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych.

Nieprawidłowo opisane dokumenty mogą prowadzić do błędów w rozliczeniach, problemów podatkowych oraz komplikacji przy audytach.

Jak opisać faktury dla księgowej?Zasady opisywania faktur

Aby ułatwić księgowość, każdą fakturę należy opisać w sposób merytoryczny, wskazując m.in. cel wydatku, numer umowy (jeśli dotyczy) oraz źródło finansowania. Opis powinien być czytelny i jednoznaczny, co pozwala na prawidłowe dokonanie ewidencji. Warto dokonywać opisów na bieżąco i korzystać z podpowiedzi zawartych w wewnętrznych procedurach firmy lub dziale księgowości.

Elementy opisu faktury 

Opis faktury powinien zawierać następujące informacje:

1. Cel zakupu i jego uzasadnienie

Opis faktury powinien jasno określać, na co przeznaczony był dany wydatek i w jaki sposób wpisuje się on w działalność organizacji lub firmy.

2. Dekretacja księgowa

• Numer księgowy faktury zgodny z planem kont
• Klasyfikacja kosztu (np. administracyjne, operacyjne, inwestycyjne)
• Informacja o finansowaniu wydatku (np. ze środków własnych, dotacji, sponsoringu)

3. Podpisy i zatwierdzenie

W przypadku faktur wymagane jest podpisanie dokumentu przez osoby odpowiedzialne za sprawy finansowe w organizacji, np. skarbnika lub księgową.

Przykłady poprawnych opisów faktur

Przykład 1: Zakup materiałów biurowych

Opis: “Zakup materiałów biurowych do codziennego funkcjonowania biura organizacji. Wydatek finansowany ze środków własnych. Dekretacja: 402-1.”

Przykład 2: Opłata za usługi księgowe

Opis: “Usługi księgowe za miesiąc luty 2024 r. Wydatek rozliczany w ramach kosztów administracyjnych. Faktura została uzupełniona o numer księgowy 401-3.”

Faktury papierowe i elektroniczne

Faktury mogą być dostarczane w formie papierowej lub elektronicznej (np. w formacie PDF). W przypadku faktur elektronicznych należy zapewnić ich prawidłowe przechowywanie w systemie księgowym.

Faktury zagraniczne

W przypadku faktur zagranicznych obowiązują dodatkowe wymogi, np. przeliczenie kwot na PLN oraz rozliczenie podatku VAT zgodnie z przepisami o transakcjach międzynarodowych.

Więcej wskazówek od ekspertów

Jak sprawnie przygotować faktury do księgowości? Aby uniknąć chaosu i sprawnie zamknąć miesiąc, warto wypracować system zarządzania fakturami. Oto 7 kluczowych kroków:

1. Podziel faktury – na kosztowe, sprzedażowe i delegacje.
2. Ułóż je chronologicznie – od 1 do ostatniego dnia miesiąca.
3. Opisz i opieczętuj – każda faktura powinna mieć pieczątkę “WPŁYNĘŁO” i opis księgowy.
4. Wprowadź do rejestru – prowadź systematyczny spis faktur.
5. Zarchiwizuj skany – przechowuj kopie cyfrowe dla łatwego dostępu.
6. Uzupełnij raport kasowy – jeśli operujesz gotówką, zapisuj transakcje.
7. Załącz wyciąg bankowy – dostarcz pełne zestawienie wpływów i wydatków.

Szukasz biura rachunkowego? Sprawdź naszą ofertę!

Jeśli szukasz doświadczonego biura rachunkowego, które kompleksowo zajmie się księgowością Twojej firmy, skorzystaj z oferty naszego biura EFEKTA. Oferujemy profesjonalne wsparcie w zakresie sporządzania dokumentów księgowych, rozliczeń podatkowych oraz obsługi rachunku bankowego. 

Specjalizujemy się m.in. w księgowości spółek z o.o. czy księgowości firm transportowych. 

Nasz zespół dba o merytoryczny nadzór nad finansami klientów, pomagając w dokonywaniu właściwych decyzji zgodnych z obowiązującymi przepisami. Skontaktuj się z nami, a chętnie udzielimy odpowiedzi i dopasujemy rozwiązania do Twoich potrzeb.

Jak opisać faktury dla księgowej? Podsumowanie

Poprawne opisywanie faktur to kluczowy element prawidłowej rachunkowości organizacji. Każda faktura powinna być precyzyjnie opisana, zatwierdzona i dostarczona w odpowiedniej formie. Dzięki temu unikniemy problemów księgowych i podatkowych, a dokumentacja finansowa będzie zgodna z wymogami prawnymi.

Skorzystaj z pomocy naszego biura!

Szukasz profesjonalnego biura księgowego, które zadba również o właściwe przechowywanie dokumentów księgowych? Napisz do nas na adres biuro@efekta.waw.pl lub dowiedz się więcej na – biuro rachunkowe EFEKTA.

Chcesz porozmawiać?

Zadzwoń pod +48 22 403 40 98 lub +48 604 501 507!