Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Przechowywanie dokumentacji firmowej to obowiązek każdego przedsiębiorcy w Polsce. Nie tylko wymogi prawne nakładają konieczność odpowiedniej archiwizacji dokumentów księgowych, ale także względy organizacyjne i kontrolne. Dokumenty te stanowią podstawę prowadzenia działalności gospodarczej i są kluczowe dla prawidłowego rozliczania podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne. W niniejszym artykule wyjaśnimy, jak długo przechowywać dokumenty księgowe oraz jakie są zasady archiwizacji dokumentów firmowych.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Okres przechowywania dokumentacji firmowej zależy od rodzaju dokumentów. Poniżej przedstawiamy obowiązujące terminy:

• Dokumenty podatkowe – należy przechowywać przez 5 lat od daty zakończenia roku podatkowego, za który się rozliczono, licząc od końca roku kalendarzowego.
• Księgi rachunkowe – obowiązuje 5-letni okres przechowywania ksiąg rachunkowych.
• Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – przechowywać należy przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone.
• Dowody księgowe dotyczące środków trwałych, pożyczek, kredytów i wierzytelności – 5 lat od początku roku, licząc od końca roku, w którym dane operacje zostały zakończone.
• Dokumentacja kadrowa i akta osobowe – w zależności od daty zatrudnienia pracownika:
  • Osoby zatrudnione po 1 stycznia 2019 roku – dokumentację należy przechowywać przez 10 lat.
  • Osoby zatrudnione przed 1 stycznia 2019 roku – okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat, chyba że pracodawca sporządził raport do ZUS skracający okres przechowywania do 10 lat.
• Listy płac, karty wynagrodzeń – przechowywać należy przez co najmniej 5 lat.
• Dokumenty związane z reklamacjami i gwarancjami – 1 rok po upłynięciu gwarancji lub rozpatrzeniu reklamacji.
• Dokumenty dotyczące inwentaryzacji – 5 lat.
• Deklaracje podatkowe oraz dokumenty podatkowe – 5 lat od daty zakończenia roku podatkowego.
• Dokumenty ZUS – 5 lub 10 lat, w zależności od rodzaju dokumentu i okresu, w którym powstał.

W przypadku dokumentów osobowych, takich jak umowy o pracę, ewidencja czasu pracy czy dokumentacja kadrowa, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest dłuższy. Dokumenty osobowe i związane ze stosunkiem pracy są niezbędne do ustalenia prawa do emerytury i rent, dlatego obowiązuje ich dłuższe przechowywanie.

Każda firma powinna zadbać o właściwe przechowywanie dokumentów księgowych, dlatego warto korzystać z pomocy doświadczonego biura rachunkowego takiego jak EFEKTA!

Archiwizacja dokumentacji księgowej – podstawowe zasady

Dokumentacja księgowa obejmuje różnorodne dokumenty związane z finansami przedsiębiorstwa, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, deklaracje podatkowe oraz faktury. Zgodnie z przepisami prawa, każdy przedsiębiorca musi prowadzić księgowość w sposób rzetelny i uporządkowany, a także zapewnić odpowiedni okres przechowywania dokumentacji.

Jak można zniszczyć lub przechować dokumenty zgodnie z prawem?

Dokumenty należy przechowywać przez okres wskazany w przepisach, a po jego upływie można je legalnie zniszczyć. Niszczenie powinno odbywać się w sposób bezpieczny, szczególnie w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, jak dokumenty pracownicze. 

Można skorzystać z usług firm specjalizujących się w profesjonalnym niszczeniu dokumentacji lub użyć niszczarek spełniających normy ochrony danych. Jeśli jednak dokumenty dotyczą odzieży i obuwia roboczego, takie jak potwierdzenia wydania lub protokoły zwrotu, można je archiwizować przez wymagany okres w formie papierowej lub elektronicznej, zapewniając ich odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Obecnie przepisy pozwalają na przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej, pod warunkiem zachowania ich integralności i dostępności przez wymagany okres. W związku z tym przedsiębiorcy mogą archiwizować faktury, ewidencje księgowe i inne dowody księgowe na zabezpieczonych nośnikach cyfrowych. Dokumenty te należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zostały sporządzone. W przypadku dokumentów dotyczących odzieży i obuwia roboczego, takich jak ewidencje ich wydania, również można korzystać z cyfrowego archiwizowania, co ułatwia ich przechowywanie i szybki dostęp w razie kontroli.

Digitalizacja dokumentów i archiwizacja elektroniczna

Współczesne firmy coraz częściej przechowują dokumenty księgowe w formie elektronicznej. Digitalizacja dokumentów pozwala na szybszy dostęp do danych, usprawnia zarządzanie dokumentacją i ogranicza konieczność przechowywania akt w formie papierowej. Zgodnie z przepisami prawa, dokumenty w formie cyfrowej są równoważne papierowym, pod warunkiem że zapewniona jest ich integralność i możliwość udostępnienia ich podczas kontroli skarbowej.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe po likwidacji firmy?

W przypadku likwidacji przedsiębiorstwa dokumentacja księgowa nie ulega natychmiastowemu zniszczeniu. Przechowywanie dokumentacji księgowej po zakończeniu działalności jest obowiązkiem osoby odpowiedzialnej za likwidację firmy lub syndyka masy upadłościowej. Jeśli działalność jest przejęta przez inny podmiot, to on przejmuje obowiązek przechowywania akt.

Czy dokumenty można zniszczyć po upływie okresu przechowywania?

Gdy upłynął termin płatności podatkowych lub zakończył się okres przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami, dokumenty można zniszczyć. Niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone w sposób bezpieczny, szczególnie w przypadku danych osobowych. Zaleca się korzystanie z usług profesjonalnych firm zajmujących się niszczeniem dokumentacji, aby zapewnić zgodność z przepisami RODO.

Przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na przechowywanie dokumentów księgowych poza swoją siedzibą, musi zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego w ciągu 15 dni. Może również skorzystać z usług firm zewnętrznych specjalizujących się w archiwizacji dokumentacji. Ważne jest, aby w każdym momencie możliwe było udostępnienie dokumentów na żądanie organów kontrolnych.

Przechowywanie firmowych dokumentów związanych z ZUS

Jednym z kluczowych rodzajów dokumentacji firmowej podlegającej przechowywaniu są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe związane z ZUS. Kwestia ta została uregulowana w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym przepisem, przedsiębiorcy zobowiązani są do archiwizowania kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz ich korekt przez okres 5 lat od daty przekazania. Dokumenty te mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Ważne jest również rozróżnienie terminów archiwizacji w zależności od daty przekazania dokumentów do ZUS. W przypadku deklaracji składanych od 1 stycznia 2012 roku obowiązuje 5-letni okres przechowywania. Natomiast dla dokumentów przesłanych do 31 grudnia 2011 roku stosuje się wcześniejsze przepisy, które wymagały ich przechowywania przez 10 lat.

Które dokumenty można zniszczyć w 2025 roku?

W 2025 r. możesz pozbyć się dokumentów, dla których minął ustawowy okres przechowywania, liczony od końca roku, w momencie upłynięcia okresu ich wykorzystania. Przykładowo, dokumentacja podatkowa za rok 2018 gdzie rozliczenie roczne zostało złożone w 2019 roku – jej pięcioletni okres archiwizacji upłynie z końcem 2024 r., może zostać usunięta w 2025 r.

Podsumowanie

Przechowywanie dokumentacji księgowej to nie tylko obowiązek, ale także ważny element zarządzania firmą. Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju i wynosi zazwyczaj od 5 do 50 lat. Dokumenty związane z finansami firmy, takie jak dowody księgowe czy deklaracje podatkowe, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, natomiast dokumenty osobowe i akt osobowych pracowników należy przechowywać przez 10 lub 50 lat, w zależności od okresu zatrudnienia. 

Digitalizacja dokumentów pozwala na efektywne zarządzanie danymi i ułatwia archiwizację. Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumenty można zniszczyć, jednak należy to zrobić w sposób zgodny z przepisami prawa, aby zapewnić ochronę danych osobowych i zgodność z regulacjami dotyczącymi przechowywania akt.

Dzięki znajomości tych zasad każdy przedsiębiorca może skutecznie zarządzać swoją dokumentacją firmową i unikać problemów wynikających z nieprzestrzegania przepisów prawa.

Szukasz profesjonalnego biura księgowego? Sprawdź ofertę EFEKTA!

Wybór odpowiedniego biura księgowego to kluczowa decyzja dla każdej firmy, dlatego warto postawić na doświadczenie i rzetelność. Biuro rachunkowe EFEKTA oferuje kompleksową obsługę księgową, kadrowo-płacową oraz doradztwo podatkowe, dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów. Przede wszystkim oferujemy księgowość spółek z o.o. oraz księgowość dla firm transportowych.

Gwarantujemy profesjonalizm, terminowość oraz pełne wsparcie w prowadzeniu działalności. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w rozliczeniach podatkowych, prowadzeniu ksiąg rachunkowych czy ewidencji odzieży i obuwia roboczego, możesz na nas liczyć! Skontaktuj się z nami i przekonaj się, dlaczego warto nam zaufać.

Skorzystaj z pomocy naszego biura!

Szukasz profesjonalnego biura księgowego, które zadba również o właściwe przechowywanie dokumentów księgowych? Napisz do nas na adres biuro@efekta.waw.pl lub dowiedz się więcej na – biuro rachunkowe EFEKTA.

Chcesz porozmawiać?

Zadzwoń pod +48 22 403 40 98 lub +48 604 501 507!