Faktura zagraniczna – jak zaksięgować, przeliczyć walutę i rozliczyć VAT

Fakturę zagraniczną należy zaksięgować po ustaleniu rodzaju transakcji, miejsca opodatkowania i właściwego kursu waluty. Przy usługach B2B miejscem świadczenia jest zazwyczaj kraj siedziby nabywcy, dlatego polski przedsiębiorca wystawia fakturę bez polskiego VAT, natomiast fakturę w walucie obcej przelicza na złote według zasad właściwych dla VAT oraz podatku dochodowego.

Faktura dla zagranicznego kontrahenta może dotyczyć usługi, WDT, eksportu towarów, sprzedaży wysyłkowej albo transakcji opodatkowanej w Polsce. Każdy z tych przypadków wymaga innego rozliczenia podatku VAT. Od 2026 roku należy dodatkowo sprawdzić obowiązek korzystania z KSeF – faktura sprzedaży wystawiana przez polski podmiot dla zagranicznej firmy może podlegać KSeF, mimo że nabywca nie ma do niego bezpośredniego dostępu.

Najważniejsze wnioski

• Usługa B2B dla zagranicznego podatnika jest zazwyczaj opodatkowana w kraju nabywcy.
• Przy mechanizmie reverse charge faktura nie zawiera polskiej stawki VAT ani kwoty polskiego podatku.
• Sprzedaż dla zagranicznego kontrahenta może podlegać obowiązkowemu KSeF.
• Faktury otrzymanej od zagranicznego dostawcy nie przesyła się do KSeF.
• Kurs NBP dla VAT może być ustalany według innej daty niż kurs stosowany przy rozliczeniu przychodu lub kosztu.

Faktura dla kontrahenta z UE za usługę – jak wystawić?

Fakturę za usługę dla podatnika z UE wystawia się najczęściej bez polskiego VAT, z numerami VAT UE obu stron oraz adnotacją „odwrotne obciążenie”. Przed wystawieniem dokumentu należy jednak ustalić miejsce świadczenia usług i potwierdzić, że nabywca działa jako podatnik.

W większości transakcji B2B zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT. Oznacza to, że usługa jest opodatkowana w państwie, w którym zagraniczny kontrahent ma siedzibę działalności gospodarczej. Podatek vat rozlicza nabywca według przepisów swojego kraju.

Przykład: polska firma wykonuje usługę marketingową dla podatnika z Niemiec. Niemiecki kontrahent posiada aktywny numer VAT UE. Polski przedsiębiorca wystawia fakturę bez polskiego podatku, podaje numery PL i DE oraz zamieszcza adnotację „odwrotne obciążenie” lub „reverse charge”. Usługę wykazuje następnie w odpowiednich pozycjach JPK_VAT oraz informacji podsumowującej VAT-UE. 

Nie należy automatycznie stosować polskiej stawki VAT tylko dlatego, że usługodawca prowadzi działalność w Polsce. Najpierw trzeba ustalić status nabywcy i charakter świadczenia.

Określenie miejsca świadczenia usług

Miejsce świadczenia usług określa państwo, w którym dana usługa podlega opodatkowaniu VAT. W relacji B2B jest to zasadniczo miejsce siedziby usługobiorcy, a gdy usługa jest świadczona dla jego stałego miejsca prowadzenia działalności – lokalizacja tego miejsca.

Znaczenie ma więc nie tylko adres wpisany na fakturze. Jeżeli zagraniczny podmiot ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i to ono uczestniczy w nabyciu usługi, transakcja może podlegać polskiemu VAT.

Od reguły z art. 28b ustawy o VAT występują wyjątki. Odrębne zasady dotyczą między innymi:

• usług związanych z nieruchomościami,
• wstępu na wydarzenia,
• usług restauracyjnych i cateringowych,
• przewozu pasażerów,
• krótkoterminowego wynajmu środków transportu,
• niektórych usług turystycznych,
• usług świadczonych na rzecz konsumentów.

Dlatego miejsce świadczenia należy ustalać przed wyborem stawki i wystawieniem faktury VAT. Sam fakt, że nabywca pochodzi z UE lub spoza UE, nie przesądza o rozliczeniu. 

Usługa świadczona na terenie Polski dla zagranicznego klienta

Fizyczne wykonanie usługi na terenie Polski nie oznacza automatycznie, że trzeba naliczyć polski VAT. Przy wielu usługach B2B decyduje siedziba zagranicznego nabywcy, a nie miejsce, w którym pracował wykonawca.

Przykładowo polski grafik może przygotować projekt w swoim biurze w Warszawie dla firmy z Francji. Jeżeli francuski kontrahent jest podatnikiem, a usługa nie należy do wyjątków, miejscem opodatkowania będzie Francja.

Inaczej może wyglądać usługa związana z nieruchomością położoną w Polsce. Jeżeli zagraniczny klient zamawia prace budowlane, wycenę albo usługę pośrednictwa dotyczącą polskiej nieruchomości, miejscem świadczenia może być Polska. Wówczas trzeba sprawdzić, kto jest zobowiązany do rozliczenia podatku i czy należy zastosować krajowy VAT.

Nie można więc przyjmować, że każda usługa dla zagranicznej firmy jest automatycznie objęta odwrotnym obciążeniem. 

Rejestracja do VAT UE

Przed wykonaniem pierwszej usługi dla unijnego podatnika, do której stosuje się art. 28b ustawy o VAT, przedsiębiorca powinien zarejestrować się do VAT UE. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu VAT-R, a rejestracja nie oznacza automatycznej utraty krajowego zwolnienia z VAT.

Obowiązek może dotyczyć zarówno czynnego podatnika VAT, jak i przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia. Po rejestracji polski numer NIP jest używany z prefiksem „PL”.

Przed wystawieniem faktury warto sprawdzić numer VAT UE odbiorcy w systemie VIES i zachować potwierdzenie weryfikacji. Aktywny numer pomaga udokumentować, że nabywca występuje jako podatnik.

Usługi z art. 28b wykonane dla podatników z innych państw członkowskich wykazuje się w informacji VAT-UE. Dokument składa się elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu transakcji. Informacji zerowej nie trzeba przesyłać.

Faktura dla kontrahenta z UE

Faktura dla kontrahenta z UE powinna zawierać dane obu stron, prawidłowe numery VAT UE, opis świadczenia, wartość transakcji i właściwe oznaczenie podatkowe. Przy usłudze rozliczanej przez nabywcę nie wykazuje się polskiej stawki VAT ani kwoty polskiego podatku.

Na dokumencie należy umieścić przede wszystkim:

• datę wystawienia,
• kolejny numer faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numer VAT UE sprzedawcy z prefiksem PL,
• numer VAT UE nabywcy z prefiksem jego państwa,
• nazwę i zakres usługi,
• datę wykonania świadczenia, jeśli różni się od daty wystawienia,
• cenę i walutę,
• kwotę należności,
• oznaczenie „odwrotne obciążenie”.

Faktura dla kontrahenta może być wystawiona w języku obcym i w walucie uzgodnionej przez strony. Urząd skarbowy może jednak zażądać tłumaczenia dokumentu na język polski. Jeżeli na fakturze występuje polski podatek VAT, jego kwotę należy wykazać również w złotych.

Co musi zawierać faktura zagraniczna?

Zakres danych zależy od rodzaju sprzedaży, statusu nabywcy i miejsca opodatkowania. Każdy dokument powinien jednak jednoznacznie identyfikować strony, transakcję, towar lub usługę, daty, walutę i kwotę należności.

Faktura zagraniczna może dokumentować:

• usługę B2B rozliczaną przez nabywcę,
• WDT opodatkowaną stawką 0%,
• eksport towarów poza UE,
• krajową sprzedaż opodatkowaną w Polsce,
• sprzedaż konsumencką rozliczaną w VAT OSS,
• świadczenie objęte szczególnym miejscem opodatkowania.

Nie należy zamiennie używać oznaczeń „0%”, „zw.” oraz „nie podlega”. Są to trzy różne sposoby rozliczenia. Stawka vat 0% jest stawką podatku, zwolnienie oznacza czynność objętą VAT, ale nieopodatkowaną, natomiast sprzedaż niepodlegająca polskiemu VAT ma miejsce opodatkowania poza terytorium kraju.

Jak zaksięgować fakturę zagraniczną?

Sposób księgowania zależy od tego, czy jest to faktura sprzedaży, zakup towaru z UE, import towaru czy import usług. Dokument należy ująć w księgach w złotych, nawet jeśli zapłata i faktura zostały wystawione w walucie obcej.

Przy fakturze sprzedaży przedsiębiorca rozpoznaje przychód zgodnie z zasadami podatku dochodowego. Jeżeli usługa nie podlega VAT w Polsce, wartość wykazuje się w odpowiedniej części ewidencji VAT bez naliczania podatku należnego.

Zakup towaru od unijnego kontrahenta może stanowić WNT. Polski podatnik rozlicza wtedy VAT należny i – jeśli ma prawo do odliczenia – podatek naliczony. Zakup usługi, dla której miejscem świadczenia jest Polska, może stanowić import usług niezależnie od tego, czy sprzedawca ma siedzibę w UE, czy poza UE.

Przy imporcie towaru z państwa trzeciego podstawą rozliczenia VAT jest dokument celny. Sama faktura zagranicznej firmy potwierdza zakup, ale nie zastępuje dokumentacji importowej. 

Jak przeliczyć fakturę zagraniczną na złote?

Dla rozliczenia VAT stosuje się zasadniczo średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli faktura została wystawiona przed powstaniem tego obowiązku, właściwy może być kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury.

Przykład: usługa została wykonana 15 lipca, a obowiązek podatkowy powstał tego samego dnia. Do rozliczenia podatku VAT należy zastosować kurs NBP z 14 lipca, o ile był to dzień roboczy.

Przy podatku dochodowym obowiązują odrębne reguły:

• przychód w walucie obcej przelicza się według kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu,
• koszt w walucie obcej przelicza się według kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kurs zastosowany w księgowości nie musi być identyczny z kursem faktycznie użytym przez bank przy zapłacie. Różnica może prowadzić do powstania podatkowych różnic kursowych. 

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami – odpowiemy na Twoje pytania.

Faktura od kontrahenta z UE i spoza UE

Faktura otrzymana od zagranicznego dostawcy nie zawsze zawiera VAT, ale może powodować obowiązek samodzielnego rozliczenia podatku przez polskiego nabywcę. Podstawowe znaczenie ma rodzaj zakupu, kraj dostawcy i miejsce świadczenia.

W praktyce mogą wystąpić następujące sytuacje:

Rodzaj zakupu	Najczęstsze rozliczenie
Towar od firmy z UE	WNT
Usługa od podatnika z UE	Import usług
Usługa od firmy spoza UE	Import usług
Towar z państwa spoza UE	Import towarów
Zakup lokalnie opodatkowany za granicą	Zagraniczny VAT – bez odliczenia w polskim JPK

Jeżeli zagraniczny sprzedawca błędnie doliczy swój lokalny VAT do usługi, która powinna zostać rozliczona przez polskiego nabywcę jako import usług, podatku tego nie można odliczyć w polskim JPK_VAT. Najbezpieczniej zwrócić się o korektę dokumentu.

KSeF, faktury zagraniczne i chaos informacyjny

Najczęstszy błąd polega na przyjęciu, że każda faktura dotycząca zagranicy jest wyłączona z KSeF. W rzeczywistości decydujące znaczenie ma przede wszystkim to, kto wystawia dokument, a nie to, w jakim kraju znajduje się nabywca.

Trzeba rozróżnić dwa przypadki:

1. Polski przedsiębiorca wystawia fakturę zagranicznemu klientowi – faktura może podlegać obowiązkowemu KSeF.
2. Polski przedsiębiorca otrzymuje fakturę od zagranicznego sprzedawcy – dokumentu nie przesyła samodzielnie do KSeF.

KSeF nie służy do raportowania faktur zakupowych otrzymanych od zagranicznych dostawców. Są one księgowane na podstawie dokumentu przekazanego przez kontrahenta, na przykład w formie PDF. 

KSeF a faktury zagraniczne – co mówią przepisy?

Polski podatnik objęty obowiązkiem KSeF powinien wystawiać w systemie także faktury dokumentujące WDT, eksport towarów i usługi dla zagranicznych podatników. Zagraniczny nabywca otrzymuje następnie wizualizację dokumentu w uzgodnionej formie.

Obowiązkowy KSeF został wdrożony etapowo:

• od 1 lutego 2026 roku – dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników,
• od 1 stycznia 2027 roku – dla najmniejszych przedsiębiorców korzystających w 2026 roku z przejściowego limitu 10 000 zł brutto miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami poza KSeF.

Do końca 2026 roku przedsiębiorca może korzystać z ułatwienia, jeżeli łączna wartość właściwych faktur wystawionych poza KSeF nie przekracza w miesiącu 10 000 zł brutto.

Zagraniczny podmiot bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie jest co do zasady zobowiązany do wystawiania polskich faktur w KSeF. Wyłączenie dotyczy także podmiotu posiadającego stałe miejsce w Polsce, jeżeli miejsce to nie uczestniczy w danej transakcji.

Czemu faktury zagraniczne są ważne w kontekście KSeF?

Faktury zagraniczne pokazują, że obowiązek wystawienia dokumentu w KSeF nie jest równoznaczny z jego automatycznym doręczeniem nabywcy. Zagraniczny kontrahent bez polskiego NIP nie pobierze faktury tak jak krajowy podatnik.

Polski sprzedawca powinien:

1. wystawić fakturę w KSeF,
2. pobrać jej wizualizację,
3. opatrzyć dokument właściwym kodem QR,
4. przekazać fakturę zagranicznemu odbiorcy w uzgodniony sposób, na przykład e-mailem jako PDF.

Kod QR umożliwia zweryfikowanie, czy dokument znajduje się w KSeF. Przy fakturze wystawionej online i przekazywanej poza systemem stosuje się jeden kod QR wraz z numerem KSeF.

Czy KSeF obsługuje faktury zagraniczne? Podstawowe zasady

KSeF obsługuje faktury wystawiane przez polskiego podatnika dla zagranicznych odbiorców, również w obcej walucie. Nie służy jednak do wprowadzania faktur, które polska firma otrzymała od zwykłego zagranicznego dostawcy.

W strukturze KSeF można podać:

• numer VAT UE nabywcy,
• identyfikator podatkowy podmiotu spoza UE,
• kod państwa,
• walutę faktury,
• oznaczenie reverse charge,
• stawkę 0% dla WDT lub eksportu,
• oznaczenie sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu w Polsce.

Jeżeli kontrahent spoza UE nie posiada numeru odpowiadającego VAT albo numer nie jest zamieszczany na fakturze, struktura pozwala zaznaczyć brak identyfikatora. Faktura wystawiona w walucie obcej może zostać przesłana do KSeF, ale jeżeli zawiera polski VAT, kwota podatku musi zostać wykazana w złotych. 

Sprzedaż za granicę – WDT i eksport usług – jak wystawić fakturę w KSeF?

WDT dokumentuje się w KSeF fakturą ze stawką 0% po spełnieniu ustawowych warunków, natomiast usługę B2B opodatkowaną poza Polską wykazuje się bez polskiego VAT i z oznaczeniem odwrotnego obciążenia. Tak zwany eksport usług nie jest tym samym co eksport towarów.

Przy WDT należy wskazać:

• polski numer VAT UE sprzedawcy,
• numer VAT UE nabywcy,
• wartość sprzedaży,
• oznaczenie stawki „0 WDT”,
• dane pozwalające zidentyfikować towar i transakcję.

Zastosowanie stawki 0% wymaga spełnienia warunków dotyczących między innymi numeru VAT UE nabywcy oraz posiadania dokumentów potwierdzających wywóz towaru do innego państwa członkowskiego. 

Przy usłudze z art. 28b ustawy o VAT faktura nie zawiera polskiej stawki ani kwoty VAT. W KSeF wskazuje się sprzedaż niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce oraz adnotację „odwrotne obciążenie”. Fakturę należy następnie przekazać zagranicznemu nabywcy poza systemem z kodem QR. 

Chcesz zlecić nam rozliczenie faktur zagranicznych, VAT UE, importu usług lub transakcji w KSeF?
W celu uzgodnienia szczegółów napisz do nas:
📧 biuro@efekta.waw.pl

Możesz również dowiedzieć się więcej na stronie biura rachunkowego EFEKTA.

Chcesz porozmawiać? Zadzwoń:
📞+48 22 403 40 98
📞 +48 604 501 507

FAQ – faktura zagraniczna

Czy faktura zagraniczna musi zawierać VAT?

Nie zawsze. Usługa B2B dla zagranicznego podatnika jest często rozliczana przez nabywcę, WDT może korzystać ze stawki 0%, a niektóre transakcje podlegają polskiemu VAT ze względu na miejsce świadczenia.

Czy fakturę dla zagranicznej firmy trzeba wystawić w KSeF?

Tak, jeżeli wystawcą jest polski podatnik objęty obowiązkowym KSeF, a dokument nie należy do ustawowych wyłączeń. Zagraniczna siedziba nabywcy nie zwalnia automatycznie sprzedawcy z KSeF.

Czy fakturę otrzymaną od zagranicznego dostawcy trzeba przesłać do KSeF?

Nie. KSeF nie służy do samodzielnego raportowania faktur zakupowych otrzymanych od zagranicznych dostawców. 

Jak zagraniczny kontrahent otrzyma fakturę z KSeF?

Sprzedawca przekazuje ją w uzgodniony sposób, na przykład jako plik PDF wysłany e-mailem. Wizualizacja powinna zawierać kod QR umożliwiający weryfikację faktury. 

Czy faktura może być wystawiona w euro lub dolarach?

Tak. Strony mogą ustalić walutę obcą, ale dla polskich rozliczeń kwoty trzeba odpowiednio przeliczyć na złote. Jeżeli na fakturze wykazywany jest polski VAT, kwota podatku powinna być podana w PLN.

Jaki kurs NBP zastosować do faktury zagranicznej?

Dla VAT jest to zasadniczo kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Dla podatku dochodowego kurs ustala się według dnia rozpoznania przychodu albo poniesienia kosztu.

Kiedy stosuje się reverse charge?

Odwrotne obciążenie stosuje się, gdy zgodnie z przepisami podatek rozlicza nabywca. Typowym przykładem jest usługa B2B świadczona przez polską firmę dla zagranicznego podatnika zgodnie z art. 28b ustawy o VAT.

Czy trzeba rejestrować się do VAT UE, będąc zwolnionym z VAT?

Tak, jeżeli przedsiębiorca wykonuje określone transakcje wewnątrzwspólnotowe, na przykład świadczy usługę z art. 28b dla unijnego podatnika. Rejestracja do VAT UE nie powoduje automatycznej utraty zwolnienia krajowego.

Czy można wystawić fakturę zagraniczną po angielsku?

Tak. Przepisy nie nakazują wystawiania każdej faktury wyłącznie po polsku. W razie kontroli urząd może jednak zażądać tłumaczenia dokumentu.

Czy usługa wykonana w Polsce dla firmy zagranicznej ma polski VAT?

Nie zawsze. Przy większości usług B2B decyduje siedziba nabywcy, a nie miejsce fizycznego wykonania pracy. Należy jednak sprawdzić wyjątki, na przykład dotyczące nieruchomości.

Czy na fakturze reverse charge wpisuje się stawkę 0%?

Nie. Stawka 0% i odwrotne obciążenie oznaczają różne zasady. Przy reverse charge faktura nie wykazuje polskiej stawki VAT, ponieważ podatek rozlicza nabywca.

Do kiedy składa się informację VAT-UE?

Informację VAT-UE składa się elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek wykazania transakcji. Nie składa się informacji zerowej.