Faktura „scamowa” w KSeF – jak zgłosić nadużycie w Krajowym Systemie?

Faktury scamowe w KSeF to realne ryzyko: możesz otrzymać fakturę w systemie, mimo że Twoja firma nie zawierała żadnej transakcji. W KSeF 2.0 przewidziano funkcję zgłaszania nadużyć (SCAM), aby podatnik mógł szybko zgłosić nadużycia do administracji skarbowej i ograniczyć ryzyko wyłudzeń. Co ważne: zgłoszenie faktury jest możliwością (a nie nowym obowiązkiem), ale wymaga rozsądnej oceny przesłanek, bo usługa nie służy do rozwiązywania sporów handlowych. 

Najważniejsze wnioski

• Funkcja zgłaszania nadużyć (SCAM) w KSeF 2.0 ma wspierać szybkiego zgłaszania faktu otrzymania faktury, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że to wynik oszustwa.
• Nadużycie dotyczące danej faktury może zgłosić osoba lub podmiot z uprawnieniami dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca), ale nie sprzedawca. Zgłoszenie faktury jest po sztuce – jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury; nie ma trybu zbiorczego.
• Wymagane jest uzasadnienie, a administracja analizuje zgłoszenia, jednak podatnik nie dostaje informacji o wyniku weryfikacji. 
• Nie zgłaszaj faktur, jeśli to spór o kwotę/usługę – usługa nie służy do konfliktów między stronami transakcji.

Czym jest faktura scamowa w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)?

Faktura scamowa to taka faktura, która pojawia się w KSeF, ale nie odzwierciedla rzeczywistej transakcji – jest wynikiem oszustwa albo nadużycia. W praktyce chodzi o sytuację, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie miała miejsca, a nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia. 

Krajowy system e-faktur (KSeF) centralizuje obieg e-faktur, więc dostępu do faktur nie masz już tylko w mailu czy w PDF – faktura jest w systemie. To ułatwia pracę, ale też zmienia profil ryzyka: jeśli ktoś podszyje się pod podmiot wystawiający fakturę, próba wyłudzenia może przyjść kanałem oficjalnym .

Faktury scamowe w KSeF – dlaczego ktoś probuje takiego oszustwa?

Celem oszustwa jest najczęściej wyłudzenie płatności albo wciągnięcie firmy w nieprawidłowe rozliczenia, które mogą mieć konsekwencje podatkowy i finansowe. Oszuści liczą na automatyzację procesów księgowych oraz fakt, że faktura pojawia się w oficjalnym systemie, co zwiększa jej wiarygodność. W praktyce wykorzystują pośpiech, rutynę oraz brak dokładnej weryfikacji nowych kontrahentów.

Często fałszywe faktury zawierają elementy, które mają wywołać presję – krótki termin płatności, nietypowe opisy lub adresy stron internetowych np prowadzące do fałszywych portali płatności. Takie działania mają skłonić przedsiębiorcę do szybkiego przelewu, zanim zauważy, że transakcja nigdy nie miała miejsca. Dlatego kluczowa jest kontrola każdej nowej relacji handlowej i dokumentu pojawiającego się w KSeF.

Na czym polega zagrożenie związane z fałszywymi fakturami w KSeF?

Zagrożenie polega na tym, że podatnik może otrzymać fakturę w KSeF, mimo że nie było żadnej współpracy ani zamówienia. Fałszywe faktury mogą służyć do wymuszenia płatności albo do prób wciągania firm w ryzykowne rozliczenia. 

W KSeF, przy dużej skali automatyzacji, łatwiej o pośpiech : krótki termin płatności, presja na szybkie działania, dziwne linki w treści. Jeśli księgowość działa masowo, to takie oszustwo może liczyć na błąd człowieka – i na przelew.

Jak chronić się przed fakturami scamowymi w Krajowym Systemie e-Faktur

Podstawą ochrony jest wdrożenie procedur weryfikacji faktur i kontrahentów, zanim zostaną zaakceptowane do płatności lub rozliczenia. Warto sprawdzać dane sprzedawcy w rejestrach takich jak wykaz podatników VAT, CEIDG lub KRS oraz upewnić się, że faktura odpowiada rzeczywistej transakcji. Szczególną ostrożność należy zachować przy nowych kontrahentach lub dokumentach, które pojawiają się bez wcześniejszego kontaktu handlowego.

Równie ważne jest ograniczenie dostępu do KSeF tylko do uprawnionych osób i wprowadzenie wieloetapowej akceptacji dokumentów księgowych. Dzięki temu łatwiej wykryć nieprawidłowości i uniknąć błędów, które mogą mieć konsekwencje podatkowy lub finansowe. Regularne szkolenia zespołu oraz świadomość zagrożeń znacząco zmniejszają ryzyko skutecznego oszustwa.

Jak działa KSeF i kto ma do niego dostęp?

KSeF to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dostęp do faktur w KSeF jest oparty o uprawnienia – nadużycie może zgłosić osoba lub podmiot, który ma dostęp do faktur w danym kontekście (np. nabywca). 

Z perspektywy firmy najważniejsze są dwie rzeczy:

• kto w organizacji ma prawo widzieć faktury i kto może działać w Twoim imieniu,
• jak szybko wychwycisz fakturę otrzymaną jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje. 

Faktura ustrukturyzowana – definicja i zastosowanie w systemie KSeF

Faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. To właśnie ten numer i format ustrukturyzowany odróżnia ją od zwykłego PDF. 

W praktyce faktura ustrukturyzowana jest podstawowym dokumentem obiegu w KSeF: wystawienie faktury, jej odbiór i przechowywanie dzieje się w systemie. To oznacza, że w przypadku podejrzenia oszustwa kluczowa jest identyfikacja danej faktury (np. numer KSeF) i kontekstu, w którym ją widzisz.

Jakie podmioty mogą zgłaszać nadużycia w KSeF?

Nadużycia dotyczące faktury może zgłosić osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Zgłosić osoba lub podmiot może tylko strona z dostępem – zgłoszenia nie może natomiast dokonać sam sprzedawca. 

To ważne w praktyce: jeżeli w firmie dostęp do faktur ma biuro rachunkowe albo dział AP, upewnij się, że macie procedurę, kto zgłaszać może nadużycia i jak dokumentujecie uzasadnienie.

Zgłaszanie faktur scamowych w KSeF

KSeF 2.0 wprowadza mechanizm zapewnienia przedsiębiorcom możliwości szybkiego zgłaszania podejrzanych faktur do administracji skarbowej. Zgłoszenie odbywa się poprzez formularz kontaktowy systemu i wymaga podania identyfikatora faktury oraz uzasadnienia podejrzenia nadużycia. Jest to narzędzie wspierające bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, ale jego użycie wymaga rzetelnej oceny sytuacji.

Zgłoszenie pozwala poinformować administrację o potencjalnym oszustwie i ograniczyć ryzyko dalszych nadużyć w systemie. Warto wcześniej zebrać wszystkie informacje dotyczące faktury, takie jak numer KSeF, dane kontrahenta oraz opis okoliczności. Dzięki temu proces zgłoszenia jest skuteczniejszy, a firma może wykazać, że działała z należytą starannością.

Kiedy można zgłosić fakturę jako scamową ? Przesłanki zgłoszenia

Przepisy nie narzucają sztywnego katalogu – zgłoszenie jest możliwością, a nie obowiązkiem. Warto je rozważyć, gdy istnieją obiektywne przesłanki podejrzenia oszustwa, np. brak wystąpienia transakcji udokumentowanej fakturą. 

W podręczniku wskazano przykładowe przesłanki, m.in. gdy:

• faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje, 
• występuje na fakturze sprzedawca, od którego nie było zakupów (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia), 
• podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury, ale to się nie udało. 

Przykłady typowych sygnałów ostrzegawczych w fałszywych fakturach

Sygnały ostrzegawcze to zwykle połączenie kilku elementów: nieznany kontrahent + presja czasu + nietypowa treść/odnośniki. W KSeF zwracaj uwagę nie tylko na kwoty, ale też na logikę współpracy stron transakcji. 

Typowe czerwone flagi z katalogu MF:

• w fakturze pojawiają się błędy językowe, sugerujące, że treść przygotowała osoba zagraniczna, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia;
• na fakturze określono bardzo krótki termin płatności; 
• w fakturze są adresy stron internetowych i załączniki z niesprawdzonego źródła; 
• dane sprzedawcy nie są w wykazach (np. Wykaz podatników, CEIDG/KRS).

Ważne: pojedyncza przesłanka nie przesądza – liczy się zestaw sygnałów i Twoja dokumentacja, dlaczego uznałeś fakturę scamową.

Jakie sytuacje nie kwalifikują się do zgłoszenia nadużycia w KSeF?

Nie zgłaszaj faktur, które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji, a spór dotyczy np. reklamacji, ceny czy jakości usługi. Usługa nie służy do rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami transakcji ani do walki z konkurencją. 

To częsty błąd: firma jest niezadowolona z kontrahenta i chce zgłosić fakturę , bo ma pretensje. Zgłaszanie faktur ma sens wtedy, gdy brak wystąpienia transakcji udokumentowanej fakturą jest realny, a zgłoszenie faktury ma przeciwdziałać wyłudzeniom, pustym fakturom i oszustwom.

Jak przebiega proces zgłoszenia faktury scamowej w systemie KSeF 2.0?

Od 1 lutego 2026 r. zgłaszanie nadużyć (SCAM) działa jako rozwiązanie tymczasowe przez Formularz Kontaktowy dla Aplikacja Podatnika KSeF 2.0. Docelowo opisano założenia techniczne funkcji, która ma być udostępniona w przyszłości.

Według opisu (stan na 1 lutego 2026 r.) proces wygląda tak:

1. wypełniasz Formularz Kontaktowy (po wpisaniu adresu e-mail),
2. wybierasz: Rola Podatnik , Rodzaj zgłoszenia Techniczne , Typ Prośba o informację , Aplikacja Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 , Środowisko Produkcyjne 2.0 , Podkategoria Zgłaszanie nadużyć (SCAM) . 

To odpowiada idei: przedsiębiorcom możliwości szybkiego zgłaszania faktu otrzymania faktury – tak, aby zgłosić nadużycia bez szukania nietypowych ścieżek kontaktu.

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami – odpowiemy na Twoje pytania.

Jakie dane należy podać w zgłoszeniu i jakie są ograniczenia?

Aby zgłosić tego typu fakturę do organu, konieczne jest wpisanie uzasadnienia zgłoszenia. Zgłoszenie faktury odbywa się indywidualnie: jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury i nie ma trybu zbiorczego.

W praktyce (żeby administracja mogła zidentyfikować dane zgłoszenie faktury) warto przygotować sobie przed wysyłką:

• identyfikator/numer faktury w KSeF (numer KSeF) oraz dane, które jednoznacznie wskażą danej faktury ,
• opis, dlaczego uważasz, że faktura scamowa (np. dany nabywca nigdy nie współpracował; brak wystąpienia transakcji; podjęto próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca – bez skutku; krótki termin płatności),
• informację o tym, w jakim kontekście zgłaszasz (np. nabywca / podmiot trzeci), bo jedna faktura może być zgłoszona w różnych kontekstach.

Czy można wycofać zgłoszenie scamowej faktury? Warunki i procedura

Tak – po zgłoszeniu nadużycia możliwe będzie wycofanie zgłoszenia (np. gdy zgłoszenie było wynikiem błędu), ale trzeba podać uzasadnienie wycofania. Wycofanie jest pojedynczo , nie zbiorczo, i może je zrobić podmiot z uprawnieniami dostępu (np. nabywca), a nie sprzedawca.

W KSeF mają być też statusy: system zwraca, czy faktura jest zgłoszona czy zgłoszenie wycofano, kiedy była ostatnia zmiana oraz uzasadnienie ostatniej zmiany (zgłoszenia lub wycofania). 

Jak chronić firmę przed ryzykiem wyłudzeń w elektronicznym obiegu faktur?

Najlepsza ochrona to procedura: weryfikacja kontrahenta + kontrola pierwszej faktury + jasne zasady akceptacji płatności. W KSeF liczy się też kontrola uprawnień i szybka reakcja, gdy faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym nigdy nie współpracowałeś.

Sprawdzone kroki dla przedsiębiorcy:

•  Trójstopniowa akceptacja płatności: księgowość → osoba merytoryczna (zamówienie/umowa) → właściciel/finanse dla nowych kontrahentów.
• Weryfikacja kontrahenta: VAT/wykaz podatników + CEIDG/KRS, zwłaszcza gdy podmiot wystawiający fakturę jest nowy lub dane są podejrzane. 
• Ostrożność na presję: krótki termin płatności i dziwne linki/załączniki to klasyka scamów. 
• Wdrożenie KSeF i szkolenie zespołu: od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje największe firmy (sprzedaż w 2024 r. > 200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 r. kolejny etap (sprzedaż z VAT na fakturach > 10 tys. zł miesięcznie), a pozostali od 1 stycznia 2027 r.; równocześnie odbiór faktur w KSeF dotyczy wszystkich od 1 lutego 2026 r. 

Chcesz zlecić namksięgowość online i zaoszczędzić czas?
W celu uzgodnienia szczegółów napisz do nas:
📧 biuro@efekta.waw.pl

FAQ 

Co to jest faktura scamowa?

To faktura w KSeF, która nie dokumentuje realnej sprzedaży lub usługi – jest powiązana z oszustwem albo nadużyciem (np. brak wystąpienia transakcji udokumentowanej fakturą). 

Jak sprawdzić czy faktura jest prawdziwa?

Porównaj fakturę z umową/zamówieniem i weryfikuj kontrahenta (Wykaz podatników, CEIDG/KRS). Jeśli dany nabywca nigdy nie współpracował z wystawcą lub nie ma śladów transakcji, rośnie ryzyko nadużycia.

Jak zgłosić nadużycie w KSeF 2.0?

Tymczasowo (od 1 lutego 2026 r.) zgłoszenie idzie przez Formularz Kontaktowy KSeF 2.0 z podkategorią Zgłaszanie nadużyć (SCAM) .

Jakie są ograniczenia zgłaszania faktur scamowych?

Zgłoszenie dotyczy zawsze jednej faktury (brak zgłoszeń zbiorczych) i wymaga uzasadnienia. Administracja analizuje zgłoszenia, ale podatnik nie jest informowany o wyniku weryfikacji.

Brak obowiązku korzystania z KSeF – kogo będzie dotyczyć?

Z oficjalnych wyjaśnień wynika, że część najmniejszych przedsiębiorców z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł ma wejść do obowiązkowego KSeF od 1 stycznia 2027 r. 

Co grozi za wystawienie fałszywej faktury?

Może wchodzić w grę odpowiedzialność karna i skarbowa – m.in. przepisy Kodeksu karnego dotyczące faktur (np. art. 270a i 271a) przewidują surowe konsekwencje w zależności od skali i charakteru czynu. 

Błędna data sprzedaży na fakturze – jak ją skorygować?

Jeżeli faktura dokumentuje realną transakcję, standardowo koryguje się ją fakturą korygującą – to nie jest przypadek scamowy . Zgłaszanie nadużycia nie służy sporom i błędom w rozliczeniach między stronami transakcji.