Ewidencja przychodów na ryczałcie – zasady, wzór

Zamierzasz rozliczać działalność gospodarczą w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i zastanawiasz się, jak wygląda poprawne prowadzenie ewidencji przychodów na ryczałcie? Trafiłeś idealnie! Ten poradnik pomoże Ci zrozumieć zasady prowadzenia ewidencji, wyjaśni kiedy i jakie wpisy robić oraz jak rozliczyć podatek dochodowy w tej uproszczonej formie opodatkowania.

Ewidencja przychodów na ryczałcie – na czym polega?

Każdy przedsiębiorca, który wybrał formę opodatkowania w postaci ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, ma obowiązek prowadzić ewidencję przychodów od pierwszego dnia opodatkowania. Ewidencja ta musi zawierać wszystkie uzyskane przychody z działalności, z pominięciem kosztów (ponieważ przy ryczałcie nie wpływają one na wysokość podatku).

W ewidencji powinny się znaleźć:

• data uzyskania przychodu,
• numer dokumentu (np. faktury),
• kwota przychodu przypisana do odpowiednich stawek ryczałtu,
• a na koniec miesiąca – suma wszystkich przychodów.

Ewidencję przychodów należy prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 roku w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dokument ten zawiera wzór ewidencji oraz szczegółowe wytyczne.

W rozliczaniu firmy na ryczałcie pomóc Ci może nasze biuro rachunkowe EFEKTA!

Kto ma obowiązek prowadzić ewidencję przychodów?

Ewidencję przychodów muszą prowadzić ci przedsiębiorcy, którzy w formularzu CEIDG-1 wskazali, że zamierzają rozliczać się na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek ten dotyczy także osób fizycznych, które zdecydowały się opodatkować najem prywatny ryczałtem.

Kto nie może stosować ryczałtu?

Nie każdy może skorzystać z tej uproszczonej formy opodatkowania. Ustawodawca wskazuje na dwa główne ograniczenia:

1. Limit przychodów

Zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym, z ryczałtu mogą korzystać wyłącznie ci podatnicy, których roczne przychody nie przekroczyły określonego limitu. Próg ten wynosi 2 miliony euro w przeliczeniu na złotówki (np. w 2023 roku było to 9 654 400 zł).

Jeśli przedsiębiorca przekroczy ten limit, traci prawo do korzystania z ryczałtu w kolejnym roku i jest zobowiązany przejść na inną formę opodatkowania.

Przykład:

W grudniu 2024 roku pani Anna przekroczyła dopuszczalny limit przychodów. W związku z tym, od 1 stycznia 2025 roku musi rozliczać się na innych zasadach – na przykład według skali podatkowej lub podatku liniowego.

2. Rodzaj działalności

Drugim ograniczeniem jest katalog działalności i sytuacji, w których ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie ma zastosowania. Przepisy (konkretnie art. 8 ust. 1 wspomnianej ustawy) jasno określają, że z ryczałtu nie mogą korzystać m.in.:

• osoby, które rozliczają się w formie karty podatkowej,
• osoby korzystające ze zwolnienia z podatku dochodowego,
• przedsiębiorcy prowadzący apteki lub działalność w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
• osoby sprzedające wartości dewizowe,
• podatnicy, którzy wytwarzają produkty objęte akcyzą (poza wyjątkami, jak energia z OZE),
• małżonkowie, którzy dokonali przekształceń formy prowadzenia działalności między sobą, a wcześniej stosowali inną formę opodatkowania niż ryczałt.

W przypadku, gdy przedsiębiorca wykonuje usługę lub sprzedaje towar wykluczający możliwość opodatkowania ryczałtem, automatycznie traci prawo do tej formy w momencie uzyskania takiego przychodu. Od tej chwili musi przejść na rozliczanie według skali podatkowej i prowadzić rozliczenia w oparciu o inne przepisy.

Przykład:

Pan Michał prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i rozlicza się ryczałtem, sprzedając biżuterię handmade. 10 lutego 2025 roku postanowił poszerzyć działalność o sprzedaż części motocyklowych i zrealizował pierwszą transakcję. W tym momencie – ze względu na rozpoczęcie działalności wykluczającej możliwość stosowania ryczałtu – traci prawo do tego sposobu opodatkowania. Od 10 lutego musi rozliczać się według skali podatkowej.

Jakie dokumenty potwierdzają przychód?

Podstawą wpisu do ewidencji przychodów są m.in.:

• faktury VAT,
• rachunki,
• dokumenty celne,
• noty korygujące,
• wewnętrzne dowody księgowe (w przypadku sprzedaży bez faktury),
• dzienne zestawienia faktur.

Pamiętaj, że wpisy do ewidencji muszą być wprowadzane w porządku chronologicznym i powinny być dokonane najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu.

Przykłady ewidencjonowania przychodów

1. Pierwszy przychód w działalności

Przedsiębiorca, który rozpoczął działalność gospodarczą i tego samego dnia uzyskał pierwszy przychód, ma obowiązek ująć go w ewidencji przychodów – nawet jeśli faktura została wystawiona później. Liczy się data uzyskania przychodu, a nie data wystawienia dokumentu.

2. Przychód udokumentowany dowodem wewnętrznym

Jeżeli podatnik – np. lekarz czy dentysta – wykonuje usługi bez wystawiania faktur, może wprowadzić do ewidencji jeden dowód wewnętrzny na cały dzień, pod warunkiem że usługi były objęte tą samą stawką ryczałtu.

3. Jedna faktura – różne stawki ryczałtu

Jeśli jedna faktura zawiera różne rodzaje usług opodatkowane innymi stawkami, należy je odpowiednio rozdzielić w ewidencji przychodów. Na podstawie jednej faktury powstają więc dwa wpisy – każdy według przypisanej stawki.

4. Zestawienie dzienne

W przypadku sprzedaży detalicznej, gdzie każdego dnia wystawianych jest wiele faktur, można sporządzić dzienne zestawienie. Wystarczy jeden wpis w ewidencji przychodów, który będzie odnosił się do sumy przychodów z danego dnia, rozdzielonej na odpowiednie stawki.

5. Odliczanie straty z poprzednich lat

Podatnicy, którzy w poprzednich latach (przy innej formie opodatkowania, np. skali podatkowej) ponieśli stratę, mogą ją odliczyć od przychodów uzyskanych w danym roku. Podatek dochodowy liczy się wtedy od różnicy między przychodem a wartością możliwej do rozliczenia straty.

Ewidencja przychodów ryczałtowca – wzór

Szczegółowy wzór ewidencji przychodów został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Taki wzór zawiera następujące elementy:

• Lp. – numer porządkowy każdego wpisu,
• Data wpisu – dzień, w którym przychód został ujęty w ewidencji,
• Data uzyskania przychodu – moment faktycznego osiągnięcia przychodu i powstania obowiązku podatkowego w PIT,
• Numer dowodu księgowego – dokument, na podstawie którego dokonano zapisu,
• Kwota przychodu z podziałem na stawki ryczałtu – przychody klasyfikowane według właściwych stawek podatku,
• Podsumowanie przychodów – łączna wartość przychodów z danego okresu,
• Uwagi – dodatkowe informacje, np. dotyczące dotacji.

Ewidencja przychodów a JPK_EWP

Gdy ewidencja przychodów prowadzona jest w formie elektronicznej, należy być przygotowanym na konieczność wygenerowania pliku JPK_EWP na żądanie urzędu skarbowego. Dotyczy to przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Warto dodać, że osoby prowadzące ewidencję wyłącznie w wersji papierowej nie mają obowiązku tworzenia i przekazywania pliku JPK_EWP.

Od 2026 roku planowane jest wprowadzenie obowiązku regularnego przesyłania ewidencji przychodów do urzędu skarbowego. Początkowo przepisy miały wejść w życie w 2023 roku, jednak ze względu na szybkie tempo zmian podatkowych, ustawodawca zdecydował się przesunąć termin wdrożenia dla podmiotów zobowiązanych do prowadzenia elektronicznej ewidencji (takich jak KPiR, księgi rachunkowe czy Ewidencja Przychodów) o trzy lata.

Prawidłowość ewidencji – co to oznacza?

Ewidencja przychodów musi być prowadzona:

• rzetelnie, czyli zgodnie z rzeczywistością,
• niewadliwie, czyli zgodnie z przepisami,
• najlepiej według ustalonego wzoru ewidencji,
• ze zbroszurowanymi i ponumerowanymi stronami.

Błędy nie przekreślają automatycznie prawidłowości ewidencji – pod warunkiem że zostały poprawione, zanim rozpoczęła się kontrola lub ich wpływ jest znikomy (np. do 0,5% całkowitego rocznego przychodu).

Różne stawki ryczałtu na jednej fakturze i sposób ich ewidencjonowania

Podatnicy korzystający z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych muszą uwzględniać różne stawki podatku w zależności od rodzaju wykonywanej działalności. Poniżej zestawienie obowiązujących stawek wraz z przykładami działalności, do których się odnoszą:

• 2% – dotyczy m.in. sprzedaży produktów roślinnych i zwierzęcych z własnych upraw, hodowli lub chowu, jeśli zostały przetworzone w sposób nieprzemysłowy.
• 3% – obejmuje m.in.:
  • działalność gastronomiczną, z wyłączeniem sprzedaży alkoholu powyżej 1,5%,
  • działalność usługową związaną z handlem,
  • usługi w zakresie produkcji zwierzęcej,
  • sprzedaż ryb z własnych połowów przez rybaków, o ile nie są to przetwory czy konserwy.
• 5,5% – stosowana przy:
  • działalności wytwórczej,
  • pracach budowlanych,
  • przewozach ładunków pojazdami o ładowności powyżej 2 ton,
  • prowizjach ze sprzedaży biletów komunikacji miejskiej, znaczków czy kart do automatów.
• 8,5% – ma zastosowanie przy:
  • ogólnej działalności usługowej,
  • gastronomii w zakresie napojów alkoholowych powyżej 1,5%,
  • usługach przeciwpożarowych,
  • usługach edukacyjnych,
  • działalności bibliotekarskiej.
• 8,5% do 100 000 zł i 12,5% powyżej tej kwoty – dotyczy m.in.:
  • usług związanych z zakwaterowaniem,
  • najmem oraz obsługą nieruchomości,
  • badań naukowych i prac rozwojowych,
  • wynajmu pojazdów bez kierowcy.
• 10% – obowiązuje przy usługach zakupu i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek.
• 12% – obejmuje m.in. usługi:
  • wydawnicze związane z grami komputerowymi,
  • doradcze w zakresie sprzętu komputerowego.
• 14% – dotyczy usług:
  • medycznych,
  • architektonicznych i inżynieryjnych,
  • projektowania specjalistycznego,
  • badań i analiz technicznych.
• 15% – stosuje się przy:
  • reprodukcji danych z nośników komputerowych,
  • pośrednictwie w handlu motocyklami oraz częściami do nich,
  • pośrednictwie ubezpieczeniowym i finansowym.
• 17% – przeznaczona dla tzw. wolnych zawodów, czyli działalności wykonywanej osobiście przez specjalistów, np. lekarzy, dentystów, weterynarzy czy położne.

Obowiązki przedsiębiorcy i odpowiedzialność za właściwe stawki

Wybór odpowiedniej stawki ryczałtu zależy od rodzaju prowadzonej działalności, określanej poprzez kody PKD. To przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe przyporządkowanie wykonywanej usługi do stawki określonej w przepisach. Szczegółowe regulacje znajdują się w art. 12 ustawy o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.

W przypadku, gdy na jednej fakturze występują różne usługi objęte różnymi stawkami ryczałtu, należy je odpowiednio rozdzielić i wykazać osobno w ewidencji przychodów.

Rozliczanie ryczałtu – deklaracja PIT-28

Roczne rozliczenie ryczałtu odbywa się za pomocą formularza PIT-28, który należy złożyć do końca kwietnia. Formularz ten obejmuje przychody z działalności, wynajmu lub bycia wspólnikiem w spółce. W zależności od rodzaju przychodu, należy przypisać odpowiednią stawkę i obliczyć należny podatek.

Dodatkowe obowiązki ryczałtowca

Poza prowadzeniem ewidencji przychodów, osoby stosujące tę formę opodatkowania są zobowiązane do prowadzenia:

• wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• kart przychodów pracowników – jeśli zatrudniają pracowników na umowę o pracę.

Nieprzestrzeganie tych obowiązków może skutkować konsekwencjami finansowymi – od podwyższenia podatku, po sankcje karnoskarbowe.

Prowadzisz firmę na ryczałcie? Zaufaj specjalistom z Biura Rachunkowego EFEKTA!

Jeśli działasz na ryczałcie i szukasz zaufanego biura rachunkowego, które profesjonalnie zajmie się księgowością Twojej firmy – jesteś w dobrym miejscu! W Biurze Rachunkowym EFEKTA doskonale znamy specyfikę ryczałtu, pomagamy dobrać odpowiednie stawki i dbamy o terminową ewidencję przychodów. Z nami możesz skupić się na rozwoju swojego biznesu, a my zajmiemy się resztą!

Ewidencja przychodów na ryczałcie – podsumowanie

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania, która kusi prostotą, ale wymaga systematyczności i znajomości przepisów. Poprawne prowadzenie ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych pozwala uniknąć błędów, które mogą skutkować karami. Dlatego warto zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 roku i skorzystać z dostępnych narzędzi, które pomagają sprawnie i bezpiecznie rozliczać się z fiskusem.

Skorzystaj z pomocy naszego biura!

Szukasz biura, które wie, jak prawidłowo rozliczać firmy na ryczałcie? Księgowość na ryczałcie mamy to w małym palcu. Dodatkowo pomożemy Ci w założeniu spółki z o.o lub innych czynnościach. Napisz do nas na adres biuro@efekta.waw.pl lub dowiedz się więcej na – biuro rachunkowe EFEKTA.

Chcesz porozmawiać?

Zadzwoń pod +48 22 403 40 98 lub +48 604 501 507