E-doręczenia obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r. – wszystko, co musisz wiedzieć

Czy wiesz, że z dniem 1 stycznia 2025 r. większość podmiotów publicznych, tj. ZUS, KRUS czy NFZ, a nawet urzędy skarbowe została objęta obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń? Co to oznacza w praktyce? Jakie zmiany ze sobą niesie i jak od teraz będzie wyglądać cyfrowa forma korespondencji oficjalnej między urzędami? Szczegóły w artykule poniżej.

Czym są e-Doręczenia?

Najprościej rzecz ujmując, e-Doręczenia to cyfrowa forma listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jego zadaniem jest bezpieczne przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną. Co ważne, aby mogło dojść do takiego zdarzenia, zarówno nadawca, jak i odbiorca muszą posiadać specjalny adres do e-Doręczeń, który jest wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Wprowadzenie tego rozwiązania ma na celu:

  • Ułatwienie komunikacji między podmiotami publicznymi i niepublicznymi.
  • Skrócenie czasu przesyłania dokumentów.
  • Zmniejszenie kosztów związanych z tradycyjną korespondencją papierową.

Obowiązek e-Doręczeń dla podmiotów publicznych

Już od 1 stycznia 2025 roku większość podmiotów publicznych, tj. ZUS, KRUS, NFZ czy urzędy skarbowe są zobowiązane do korzystania z tego rozwiązania. Jest ono regulowane ustawą o doręczeniach elektronicznych, która – o czym warto pamiętać – weszła w życie z dniem 5 października 2021 r.

Jednak dopiero od kilku dni, wspomniana regulacja, zaczęła obowiązywać w pełnym wymiarze, choć jeszcze nie dla wszystkich.

Obowiązek e-Doręczeń dla podmiotów niepublicznych 

Poza urzędami obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń objęci są również przedsiębiorcy wpisani do KRS i CEIDG, a także osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, czyli adwokaci, radcy prawni, notariusze czy doradcy podatkowi.

Niemniej, harmonogram wprowadzania tego obowiązku różni się w zależności od wybranej grupy, a także momentu rejestracji.

Jak to wygląda w praktyce?

  • Przedsiębiorcy nowo rejestrujący się w CEIDG i KRS w 2025 r. – obowiązek od momentu rejestracji.
  • Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 2025 r. – obowiązek do 1 kwietnia 2025 r.

Przedsiębiorcy z CEIDG wpisani przed 2025 r. – obowiązek do 30 września 2026 r., z różnymi terminami w zależności od wniosków o zmianę wpisu.

Jak się przygotować do e-Doręczeń?

Jeśli chcesz zacząć poprawnie korzystać z e-Doręczeń musisz uzyskać adres do e-Doręczeń. Możesz to zrobić, rejestrując go w bazie adresów elektronicznych. Wniosek o nadanie adresu możesz wypełnić przez platformę biznes.gov.pl (jeśli jesteś przedsiębiorcą) lub przez stronę gov.pl (jeśli reprezentujesz podmiot publiczny lub zawód zaufania publicznego).

Ważne! Wniosek musi być podpisany elektronicznie, np. za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Bezpośrednio po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, należy aktywować skrzynkę, podać dane kontaktowe i – co polecamy – zapoznać się z regulaminem.

Stopniowe wdrażanie e-Doręczeń w 2025

Choć zmiany, o których mowa, są już realne, warto pamiętać, że harmonogramy różnią się od siebie i uwzględniają różne grupy i różne terminy. Wspomniany okres przejściowy ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych i umożliwienie płynnego przejścia na nowy system korespondencji.

Warto pamiętać o kluczowych datach:

  • 1 stycznia 2025 r. – obowiązek dla większości podmiotów publicznych i nowych przedsiębiorców.
  • 1 kwietnia 2025 r. – termin dla przedsiębiorców z KRS wpisanych przed 2025 r.
  • 30 września 2026 r. – ostateczny termin dla przedsiębiorców z CEIDG.

Podsumowanie

e-Doręczenia to nowa forma komunikacji elektronicznej, która na dobre zagości w polskich urzędach. Jej celem jest umożliwienie wysyłania i odbierania pism urzędowych w formie elektronicznej w sposób szybki i bezpieczny. Sprawna identyfikacja nadawcy i adresata, a także zachowanie tajemnicy korespondencji, czynią go rozwiązaniem równie bezpiecznym, co tradycyjna poczta.

Jeśli masz pytania dotyczące e-Doręczeń lub potrzebujesz pomocy w tym zakresie, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy Ci przejść przez cały proces szybko i bez stresu. W EFEKTA z pełnym zaangażowaniem dbamy o spokój naszych klientów.

Podziel się swoją opinią