Czynny żal – jak skutecznie uniknąć kary za błędy podatkowe w 2025 roku – jak złożyć?

Błędy w rozliczeniach podatkowych zdarzają się nawet najbardziej rzetelnym przedsiębiorcom. Niewłaściwe złożenie deklaracji, opóźnienie w zapłacie podatku czy pomyłka w pliku JPK V7 nie muszą jednak kończyć się karą. Rozwiązaniem może być czynny żal – instytucja, która pozwala uniknąć odpowiedzialności karnej skarbowej, o ile zostanie złożona we właściwy sposób i w odpowiednim czasie.

Najważniejsze wnioski

• Czynny żal jest skuteczny tylko przed podjęciem działań przez urząd skarbowy.
• Pismo musi być kompletne, konkretne i spełniać wymogi formalne.
• Aby uniknąć kary, trzeba realnie naprawić błąd – np. zapłacić zaległy podatek.
• Najwygodniej złożyć czynny żal przez ePUAP z podpisem zaufanym i UPO.
• W 2025 roku urzędy rygorystycznie oceniają treść i terminowość zawiadomień.

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z czynnego żalu

Czynny żal to instytucja przewidziana w art. 16 §1 Kodeksu karnego skarbowego (KKS), która umożliwia uniknięcie odpowiedzialności karnej skarbowej osobie, która dobrowolnie zawiadomi organy podatkowe o popełnionym błędzie lub naruszeniu przepisów.

Innymi słowy – jeśli sam przyznasz się do uchybienia i naprawisz jego skutki (np. złożysz korektę deklaracji i zapłacisz zaległy podatek), możesz uniknąć grzywny, mandatu lub innej sankcji.

Szukasz biura, która przejmie od Ciebie prowadzenie kadr i płac lub księgowego dla spółki z o.o? Wybierz usług biura EFEKTA!

Kto może skorzystać z czynnego żalu:

Z tej instytucji może skorzystać praktycznie każda osoba, która dopuściła się czynu zabronionego w rozumieniu KKS, w tym:

• podatnicy (prowadzący działalność gospodarczą lub osoby prywatne),
• płatnicy i inkasenci (np. pracodawcy rozliczający zaliczki PIT pracowników),
• członkowie zarządu spółek, którzy odpowiadają za rozliczenia podatkowe firmy,
• księgowi i osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji finansowej,
• a także inne osoby współodpowiedzialne za popełnione uchybienie.

Co warto wiedzieć:

• Czynny żal musi być dobrowolny – jeśli urząd już wykrył naruszenie lub wszczął postępowanie, nie będzie skuteczny.
• Złożenie czynnego żalu nie wymaga udziału prawnika, ale warto zadbać, by pismo było kompletne i spełniało wymogi formalne.
• Można go złożyć pisemnie, elektronicznie (przez ePUAP) lub osobiście w urzędzie skarbowym.
• Złożenie czynnego żalu nie zwalnia z obowiązku zapłaty podatku ani odsetek – uwalnia natomiast od kary za sam czyn.

Czynny żal to więc rozwiązanie dla osób, które chcą działać uczciwie i samodzielnie naprawić swoje błędy podatkowe, zanim zrobi to fiskus.

Jaki jest cel czynnego żalu

Celem czynnego żalu jest umożliwienie podatnikowi uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej poprzez dobrowolne przyznanie się do popełnionego błędu oraz naprawienie jego skutków, zanim zrobi to urząd skarbowy.

Innymi słowy – czynny żal to forma „drugiej szansy” od ustawodawcy dla tych, którzy świadomie lub nieumyślnie naruszyli przepisy podatkowe, ale chcą działać zgodnie z prawem i samodzielnie wyprostować sytuację.

Dlaczego czynny żal istnieje

Ustawodawca zdaje sobie sprawę, że system podatkowy jest złożony, a błędy mogą zdarzyć się każdemu – nawet rzetelnym przedsiębiorcom. Dlatego czynny żal ma:

• motywować do samokontroli i samodzielnego ujawniania błędów,
• zmniejszyć liczbę postępowań karnych skarbowych,
• ułatwić urzędom skarbowym dochodzenie należnych podatków, bez konieczności prowadzenia długotrwałych postępowań.

Korzyść dla podatnika

Jeśli czynny żal zostanie złożony we właściwym momencie i w prawidłowej formie, podatnik:

• unika kary grzywny lub mandatu,
• zyskuje wiarygodność w oczach urzędu skarbowego,
• może szybciej zakończyć sprawę, unikając stresujących kontroli i procedur.

W jakich sytuacjach możesz skorzystać z czynnego żalu

• Czynny żal możesz złożyć zawsze wtedy, gdy samodzielnie zauważysz, że doszło do naruszenia przepisów podatkowych – niezależnie od tego, czy było to działanie umyślne, czy zwykłe niedopatrzenie. Kluczowe jest to, by zawiadomić urząd zanim on sam wykryje błąd.
• To rozwiązanie stosuje się głównie w przypadku wykroczeń i przestępstw skarbowych, które wynikają z błędów w rozliczeniach, opóźnień lub braku wymaganych dokumentów.

Najczęstsze sytuacje, w których można złożyć czynny żal:

1. Brak złożenia deklaracji podatkowej w terminie
   – np. nieprzesłanie na czas deklaracji VAT, PIT, CIT lub informacji podsumowującej VAT-UE.
2. Złożenie błędnej deklaracji lub pliku JPK V7
   – gdy w dokumencie znalazły się nieprawidłowe dane, stawki VAT, numery NIP kontrahentów czy wartości sprzedaży.
3. Opóźnienie w zapłacie podatku
   – gdy podatek został wpłacony po terminie lub zapomniano o należnych odsetkach.
4. Nieprzekazanie zaliczek na podatek dochodowy pracowników
   – np. pracodawca nie odprowadził w terminie zaliczki PIT lub składek.
5. Nieprzekazanie informacji podatkowych
   – brak złożenia dokumentów takich jak IFT-2R, ORD-U, PIT-11, CIT-8 lub sprawozdania finansowego.
6. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji lub ksiąg podatkowych
   – np. pominięcie faktury, błędne zaksięgowanie wydatków czy niezgodność danych w ewidencjach VAT.
7. Nieprawidłowości w zakresie JPK
   – szczególnie, gdy korekta JPK dotyczy błędów merytorycznych (np. zawyżonego odliczenia VAT).

Kiedy nie można skorzystać z czynnego żalu

Choć czynny żal jest bardzo skutecznym narzędziem ochrony przed karą, nie zawsze można z niego skorzystać. Ustawodawca wprost wskazuje sytuacje, w których złożenie czynnego żalu nie wywoła skutków prawnych, a więc nie uchroni sprawcy przed odpowiedzialnością karną skarbową.

Czynny żal nie zadziała, gdy:

1. Organ podatkowy lub ścigania już wie o popełnionym czynie
   Jeśli urząd skarbowy, urząd celno-skarbowy lub prokuratura dowiedziały się o naruszeniu przed złożeniem czynnego żalu, zawiadomienie będzie bezskuteczne.
   ➤ Przykład: Urząd wszczął kontrolę w zakresie rozliczeń VAT za dany okres – nawet jeśli złożysz czynny żal dzień po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli, nie będzie on już skuteczny.
2. Rozpoczęto czynności służbowe zmierzające do wykrycia czynu
   Jeśli urząd rozpoczął czynności sprawdzające, kontrolę podatkową lub postępowanie przygotowawcze, czynny żal nie zwalnia z odpowiedzialności.
   ➤ Innymi słowy – trzeba działać zanim fiskus podejmie pierwsze formalne kroki.
3. Sprawca został już wezwany do złożenia wyjaśnień lub przesłuchania
   W momencie, gdy osoba została formalnie powiadomiona o podejrzeniu popełnienia czynu, nie może skutecznie złożyć czynnego żalu.
4. Zawiadomienie nie spełnia wymogów formalnych
   Czynny żal musi zawierać pełny opis zdarzenia, dane osoby, wskazanie rodzaju przewinienia oraz podpis.
   Brak podpisu, błędny adres urzędu lub lakoniczne wyjaśnienia mogą spowodować, że pismo zostanie uznane za nieskuteczne.
5. Nie naprawiono skutków popełnionego czynu
   Jeśli po złożeniu czynnego żalu podatnik nie złoży korekty deklaracji lub nie zapłaci zaległego podatku z odsetkami, urząd może uznać, że nie spełniono warunków dobrowolnego naprawienia uchybienia.
6. Czynny żal dotyczy czynu, który nie podlega Kodeksowi karnemu skarbowemu
   Instytucja ta dotyczy wyłącznie wykroczeń i przestępstw skarbowych – nie można jej stosować np. do naruszeń cywilnych czy administracyjnych.

Aby czynny żal był skuteczny:

1. Złóż go dobrowolnie – zanim organ skarbowy podejmie działania wobec Ciebie.
2. Opisz dokładnie popełnione uchybienie – co się wydarzyło, kiedy i dlaczego.
3. Wskaż, kto brał udział w zdarzeniu (jeśli dotyczy).
4. Napraw skutki – np. złóż korektę deklaracji, zapłać zaległy podatek i odsetki.
5. Zrób to w odpowiedniej formie – pisemnie lub elektronicznie (np. przez ePUAP).

Treść czynnego żalu w 2025 roku – jak napisać czynny żal?

Treść czynnego żalu w 2025 roku pozostaje zasadniczo taka sama jak w poprzednich latach, ale wymogi formalne oraz sposób uzasadnienia błędu nabierają coraz większego znaczenia – szczególnie w kontekście rosnącej cyfryzacji kontroli podatkowych i zmian w praktyce Krajowej Administracji Skarbowej.

Prawidłowa treść czynnego żalu to klucz do jego skuteczności. Zbyt ogólne, nieprecyzyjne lub niepodpisane zawiadomienie może zostać uznane przez urząd za nieskuteczne, a więc nie ochroni Cię przed karą.

Elementy, które powinno zawierać pismo z czynnym żalem w 2025 roku

1. Dane identyfikacyjne podatnika:
   • imię i nazwisko / nazwa firmy,
   • NIP lub PESEL,
   • adres zamieszkania lub siedziby,
   • ewentualnie dane kontaktowe (telefon, e-mail).
2. Dane adresata:
   • pełna nazwa i adres właściwego naczelnika urzędu skarbowego,
   • jeśli sprawa dotyczy np. VAT – urząd zgodny z miejscem prowadzenia działalności.
3. Tytuł dokumentu:
   • np. „Zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego (czynny żal)” lub „Czynny żal – art. 16 §1 Kodeksu karnego skarbowego”.
4. Opis popełnionego czynu:
   • co dokładnie się wydarzyło – np. „nie złożyłem deklaracji VAT-7 za sierpień 2025 roku w terminie”,
   • kiedy doszło do uchybienia,
   • z jakiego powodu (np. przeoczenie, błąd systemu, problemy kadrowe),
   • wskazanie, czy ktoś inny brał udział w zdarzeniu (np. księgowy, wspólnik).
5. Wyrażenie skruchy i dobrowolnego ujawnienia:
   • jednoznaczne stwierdzenie, że działasz z własnej inicjatywy, a nie w wyniku wezwania urzędu,
   • przykład:

„Zawiadamiam o popełnieniu czynu zabronionego, o którym mowa w art. 16 §1 Kodeksu karnego skarbowego. Uchybienie miało charakter niezamierzony, a jego skutki zostały przeze mnie dobrowolnie naprawione.”

6. Opis działań naprawczych:
   • informacja o złożonej korekcie deklaracji,
   • potwierdzenie zapłaty zaległości podatkowej i odsetek,
   • deklaracja, że czyn nie będzie się powtarzał.
7. Podpis:
   • własnoręczny (w wersji papierowej) lub kwalifikowany podpis elektroniczny / podpis zaufany (w wersji ePUAP).

Co dołączyć do czynnego żalu w 2025 roku

Do czynnego żalu warto dołączyć:

• kopię korekty deklaracji podatkowej (jeśli dotyczy),
• potwierdzenie zapłaty zaległego podatku i odsetek,
• inne dokumenty potwierdzające naprawienie błędu (np. wyjaśnienia księgowe).

Kodeks karny skarbowy (KKS) – przewidywane zmiany i dlaczego może to oznaczać, że instytucja czynny żal będzie mniej skuteczna

Poniżej znajdziesz zestawienie kluczowych zmian w KKS oraz analiza, w jaki sposób mogą one wpłynąć na skuteczność czynnego żalu w praktyce.

Co się zmienia

1. W dniu 10 kwietnia 2025 r. został opublikowany jednolity tekst KKS (Dz.U. 2025 poz. 633).
2. Rząd ogłosił także przepisy deregulacyjne, które przewidują zmiany w sankcjach za czyny skarbowe – m.in. obniżenie maksymalnych grzywien za pewne wykroczenia lub przestępstwa skarbowe. 
3. W orzecznictwie i literaturze prawa karnego skarbowego wskazuje się, że instytucja czynnego żalu jest coraz mocniej weryfikowana pod względem formalnym oraz merytorycznym (czyli: czy faktycznie doszło do auto-ujawnienia, czy organ już nie posiadał informacji o czynie

Dlaczego te zmiany mogą oznaczać, że czynny żal będzie mniej skuteczny

• Zacieśnienie praktyki organów: Choć przepisy czynnego żalu pozostają zasadniczo takie same (art. 16 i art. 16a KKS), to rośnie rygor zabezpieczenia warunków – np. momentu złożenia, kompletności zawiadomienia, dowodów naprawy.
• Większe ryzyko, że „organ już wiedział”: W praktyce, dzięki automatyzacji i lepszemu dostępowi organów podatkowych do danych, trudniej będzie wykazać, że zawiadomienie nastąpiło przed posiadaniem przez organ wiedzy o czynie. Jeżeli organ „ma już wiadomość”, czynny żal jest nieskuteczny.
• Wyższe sankcje za czyny skarbowe od 2025 roku: Choć są propozycje deregulacyjne, to jednocześnie wzrost minimalnego wynagrodzenia powoduje, że za czyn skarbowy sankcje mogą być surowsze (np. wyższe kwoty grzywien) – co zwiększa stawkę ryzyka. 
• Mniejszy margines dla błędów formalnych: Organ może odmówić zastosowania czynnego żalu, jeśli zawiadomienie nie spełni wymogów formalnych lub jeśli warunki naprawy nie zostały faktycznie spełnione. W bardziej rygorystycznym otoczeniu regulacyjnym skutki takich niedociągnięć są poważniejsze.

Co warto mieć na uwadze w świetle tych zmian

• Złożenie czynnego żalu jak najwcześniej, najlepiej zaraz po odkryciu uchybienia, zanim organ uzyska wiedzę lub rozpocznie czynności.
• Upewnij się, że zawiadomienie jest kompletne i rzetelne – opis, przyczyny, działania naprawcze, załączniki.
• Dokumentuj wszystkie działania – korekta, zapłata podatku/odsetek, potwierdzenia – bo organ będzie bardziej weryfikował takie dowody.
• W przypadku bardziej złożonych naruszeń (np. grupowe, zorganizowane, z wieloma współdziałającymi) – zwiększone ryzyko, że czynny żal nie zostanie przyjęty lub organ uzna, że warunki nie zostały spełnione.
• Śledź na bieżąco zmiany prawne i interpretacje – choć pewne uproszczenia są planowane, to praktyka może iść w stronę większej ostrożności niż liberalizacji.

Złóż czynny żal do Urzędu skarbowego przez ePUAP – jak złożyć krok po kroku

Złożenie czynnego żalu przez platformę ePUAP to obecnie najwygodniejszy i najbezpieczniejszy sposób poinformowania urzędu skarbowego o popełnionym błędzie podatkowym. Pismo wysłane tą drogą ma taką samą moc prawną, jak dokument złożony osobiście lub listownie — pod warunkiem, że zostanie prawidłowo podpisane i wysłane do właściwego urzędu.

Poniżej znajdziesz kompletną instrukcję oraz praktyczne wskazówki, jak zrobić to poprawnie w 2025 roku.

 1. Przygotuj treść czynnego żalu

Zanim wejdziesz na ePUAP, przygotuj treść pisma w formacie PDF lub DOCX.
Dokument powinien zawierać wszystkie elementy wymagane prawem (zgodnie z art. 16 KKS):

Uwaga: Samo złożenie korekty JPK nie wystarczy — czynny żal musi być osobnym pismem.

2. Zaloguj się na platformie ePUAP

Wejdź na: https://epuap.gov.pl

Kliknij „Zaloguj się” i wybierz sposób logowania:

• Profil Zaufany (najczęstszy),
• lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

3. Wybierz właściwy Urząd Skarbowy

Po zalogowaniu przejdź do zakładki:
„Katalog spraw” → „Podatki” → „Czynny żal (zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego)”

Jeśli tej opcji nie znajdziesz bezpośrednio, możesz skorzystać z usługi ogólnej:
„Pismo ogólne do podmiotu publicznego”

Wybierz adresata – właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego według:

• miejsca zamieszkania (dla osób fizycznych),
• siedziby (dla firm).

4. Załącz dokument czynnego żalu

W formularzu wybierz opcję „Dodaj załącznik” i dołącz przygotowany wcześniej plik z treścią czynnego żalu (PDF/DOCX).

Dodatkowo możesz załączyć:

• korektę deklaracji lub pliku JPK,
• potwierdzenie zapłaty zaległości i odsetek,
• ewentualne wyjaśnienia lub dowody (np. potwierdzenie awarii systemu).

5. Podpisz i wyślij dokument

Po dodaniu załączników kliknij „Podpisz” → wybierz:

• Podpis zaufany (Profil Zaufany)
  lub
• Podpis kwalifikowany (jeśli go posiadasz).

Następnie kliknij „Wyślij”.

6. Pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)

Po kilku minutach na Twoim koncie ePUAP pojawi się UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — to dowód, że urząd skutecznie otrzymał Twój czynny żal.
Zapisz UPO na dysku i przechowuj razem z kopią pisma.

7. Co dzieje się dalej

Zwykle urząd nie odpowiada bezpośrednio na czynny żal — brak reakcji oznacza, że pismo zostało przyjęte i nie podjęto postępowania karnego skarbowego.
Jeżeli jednak urzędnik będzie potrzebował wyjaśnień, otrzymasz wezwanie przez ePUAP lub pocztą.

Chcesz wiedzieć więcej?

Chcesz zlecić nam prowadzenie księgowość spółki z o.o.? W celu uzgodnienia szczegółów skontaktuj się z nami mailowo:

biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na stronie naszego biura rachunkowego EFEKTA. 

Chcesz zadzwonić?

Jeśli chcesz porozmawiać telefonicznie, zapraszamy do kontaktu:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Kiedy można skutecznie złożyć czynny żal?

Czynny żal należy złożyć przed podjęciem przez organ powołany do ścigania jakichkolwiek działań, np. kontroli, czynności sprawdzających czy postępowania w sprawie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego.

Czy czynny żal można złożyć w przypadku każdego błędu podatkowego?

Nie, czynny żal dotyczy tylko czynów stanowiących przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, które zgodnie z KKS podlegają karze.

Co trzeba zrobić po złożeniu czynnego żalu?

Aby był skuteczny, należy uregulować zaległy podatek, odsetki oraz złożyć wymagane korekty lub deklaracje w terminie wyznaczonym.

Jakie informacje powinno zawierać pismo z czynnym żalem?

Pismo musi zawierać dane podatnika, szczegółowy opis czynu, istotne okoliczności, wskazanie ewentualnych osób współdziałających oraz potwierdzenie naprawienia skutków – zgodnie z art. 16 § 1 KKS.

Czy można złożyć czynny żal ustnie?

Tak, czynny żal można złożyć ustnie do protokołu w urzędzie skarbowym, jednak najczęściej składa się go elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP.

Czy czynny żal działa, jeśli urząd już rozpoczął działania?

Nie, jeśli organ ścigania już uzyskał informację o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, czynny żal nie będzie skuteczny.

Czy osoba współdziałająca w naruszeniu może złożyć czynny żal?

Tak, również w szczególności osoby współdziałające mogą skorzystać z czynnego żalu, jeśli dobrowolnie zgłoszą czyn i uregulują zobowiązania.

Czy urząd odpowiada na złożony czynny żal?

Z reguły nie – brak odpowiedzi oznacza, że organ nie podjął postępowania, a czynny żal został przyjęty.

Jak zatytułować pismo z czynnym żalem?

Najlepiej użyć jednoznacznego tytułu: „Czynny żal – art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego”, co ułatwia urzędowi identyfikację dokumentu.

Czy sam czynny żal wystarczy, by uniknąć kary?

Nie, złożenie czynnego żalu bez naprawienia skutków czynu, który podlega karze, nie chroni przed odpowiedzialnością – konieczne jest także działanie naprawcze.