Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?

Faktura proforma to dokument, który często budzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście księgowości i rozliczeń podatkowych. Pełni ważną rolę podczas zawierania umowy lub w celu przedstawienia warunków transakcji. Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?Warto wiedzieć, kiedy i jak wykorzystać fakturę proforma, aby uniknąć nieporozumień i prawidłowo zarządzać dokumentacją w firmie.

Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?

Nie – faktura proforma nie jest dowodem księgowym. To dokument handlowy, który pełni funkcję oferty lub zamówienia. Na jej podstawie często realizowana jest płatność, jednak nie stanowi podstawy do zapisów księgowych.

Czym jest i kiedy się wystawia fakturę pro forma?

Faktura proforma, choć przypomina zwykłą fakturę VAT, nie jest dokumentem księgowym, co oznacza, że nie jest uwzględniana w księgach rachunkowych. Jej głównym celem jest poinformowanie nabywcy o cenie oraz rodzaju oferowanych produktów, towarów lub usług, a także o całkowitym koszcie planowanego zamówienia.

Podpis kontrahenta na fakturze proforma traktuje się jako zawarcie umowy. Wykorzystanie tego dokumentu jest również pomocne w dotrzymaniu terminu płatności, dzięki jego funkcji informacyjnej i ofertowej.

Faktura VAT a pro forma

Faktura VAT to najczęściej używany dokument księgowy w obrocie gospodarczym. Może być wystawiona zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej i stanowi potwierdzenie sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Wystawiana jest w dwóch identycznych egzemplarzach — po jednym dla każdej ze stron transakcji.

Co wynika z faktu wystawienia faktury VAT? Nabywca zobowiązany jest do zapłaty za przyszłą usługę lub nabycie towaru kwoty wskazanej na fakturze, a sprzedawca — do odprowadzenia podatku VAT. W tym celu faktura musi zostać uwzględniona w ewidencji podatkowej.

Jak powinna wyglądać faktura pro forma i co powinna zawierać?

Wystawienie faktury proforma odbywa się zgodnie z tymi samymi zasadami, które obowiązują przy fakturze VAT. Do najważniejszych elementów, które powinny się na niej znaleźć, należą:

● numer faktury oraz data jej wystawienia,
● pełne dane stron umowy – imiona i nazwiska lub nazwy firm, adresy i numery NIP,
● data wykonania lub zakończenia dostawy usługi/towaru,
● szczegółowe oznaczenie produktu, towaru lub usługi,
● odpowiednie jednostki miary dla sprzedanych przedmiotów,
● cena jednostkowa netto,
● ewentualne rabaty i opusty,
● wartość sprzedaży netto,
● stosowna stawka VAT oraz kwota podatku VAT,
● całkowita wartość sprzedaży brutto (zarówno w kwocie, jak i słownie).

Ważne jest również dokonanie odpowiedniego oznaczenia — na fakturze proforma powinno znajdować się odpowiednie oznaczenie, tj. „Proforma” lub „Faktura pro forma”.

Jak powinna wyglądać faktura VAT?

Zgodnie z art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, faktura VAT powinna zawierać następujące dane:

dane wystawcy faktury oraz nabywcy towaru lub usługi (imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres zamieszkania lub siedziby oraz NIP)
numer faktury,
datę wystawienia faktury lub datę wykonania usługi/dostawy towaru,
nazwę i ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług,
cenę netto i brutto towaru lub usługi,
stawki oraz kwoty podatku VAT.

Faktura VAT nie musi zawierać napisu „Faktura VAT” – dopuszczalny jest jedynie napis „Faktura”. Dodatkowo przedsiębiorcy zwolnieni z VAT mogą wystawić fakturę bez podatku VAT.

O czym pamiętać przy wystawianiu faktur?

Zawsze trzeba mieć na uwadze szczegóły różniące faktury, w tym przypadku proforma i VAT — pomijając ten element, może się okazać, że dokument zostanie uznany za inny dokument, niż pierwotnie planowano.

Ważne:
Faktura pro forma powinna zawierać te same elementy co faktura VAT. Różnicą jest to, że na fakturze pro forma musi być wyraźnie zaznaczone „Faktura pro forma” lub „Proforma” – takie oznaczenie jest wymagane przez przepisy. Jego brak może spowodować, że dokument zostanie uznany przez organy podatkowe za standardową fakturę VAT.

Celem otrzymania 100% pewności, że wystawiamy poprawnie taki dokument, warto korzystać z usług biura rachunkowego w Warszawie.

**Podzielona płatność (split payment) a faktura proforma**

Mechanizm podzielonej płatności (ang. split payment) wzbudził pewne wątpliwości odnośnie do możliwości wykorzystania go do opłacenia faktury pro forma.

System split payment dotyczy wyłącznie faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych, które spełniają wymagania określone w ustawie o VAT. Faktura proforma nie kwalifikuje się do tych przepisów.

Jest jednak jeden wyjątek – jeśli na podstawie faktury pro forma dokonana zostanie wpłata zaliczki, możliwe jest zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności, pod warunkiem że w komunikacie przelewu zaznaczy się, iż jest to „zaliczka”.

Szukasz solidnego biura rachunkowego dla swojej firmy? Postaw na EFEKTA!

Jeśli zależy Ci na profesjonalnym i kompleksowym wsparciu księgowym, dobrze trafiłeś. Biuro rachunkowe EFEKTA to zespół doświadczonych specjalistów, którzy zadbają o wszystkie aspekty finansowe Twojej firmy – od prowadzenia ksiąg, przez rozliczenia podatkowe, aż po doradztwo. Zaufaj nam i zyskaj spokój oraz czas na rozwijanie swojego biznesu.

Co warto wiedzieć? – FAQ

Do czego służy faktura pro forma?

Faktura pro forma pełni funkcję informacyjną – pokazuje klientowi, ile będzie kosztować zamówiony towar lub usługa. Czasem wykorzystuje się ją też jako podstawę do przyjęcia zaliczki lub przedpłaty. Ważne jednak, aby po dokonaniu wpłaty wystawić już właściwą fakturę – zaliczkową lub końcową.

Kiedy można wystawić fakturę pro forma?

Prawo nie określa konkretnego momentu, w którym trzeba wystawić fakturę pro forma. Można to zrobić w dowolnym czasie, ponieważ taki dokument nie wywołuje żadnych skutków podatkowych ani księgowych. To jedynie forma przedstawienia oferty klientowi.

Pro forma czy faktura zaliczkowa – kiedy co wybrać?

Fakturę pro forma wystawia się zazwyczaj przed realizacją zamówienia, by pokazać klientowi koszt i ewentualnie otrzymać przedpłatę. Ale jeśli klient faktycznie dokona wpłaty, trzeba już wystawić fakturę VAT – końcową lub zaliczkową – bo tylko one mają moc prawną i księgową.

Czy faktura pro forma podlega księgowaniu?

Nie, nie ma takiego obowiązku. Choć dokument wygląda podobnie do faktury VAT, nie jest traktowany jako dowód księgowy. To jedynie dokument o charakterze orientacyjnym, który nie trafia do ksiąg rachunkowych.

Czy faktura pro forma to to samo co faktura VAT?

Nie – faktura pro forma nie ma takiej samej mocy jak faktura VAT. Nie powoduje obowiązku podatkowego, nie uwzględnia się jej przy obliczaniu VAT ani PIT. Różni się też nazwą – zawsze powinna być oznaczona jako „faktura pro forma”, a nie „faktura VAT”.

Czy osoba prywatna może wystawić fakturę pro forma?

Nie – tylko osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą wystawiać faktury, w tym pro formy. Osoby fizyczne, które nie mają firmy, mogą jedynie sporządzić rachunek – na przykład na żądanie zleceniodawcy.

Podsumowanie – czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?

Faktura pro forma to dokument o charakterze informacyjnym, który nie wywołuje skutków prawnych, podatkowych ani księgowych. Choć przypomina fakturę VAT i zawiera podobne dane, nie stanowi podstawy do zapłaty.

Jej głównym celem jest przedstawienie warunków planowanej transakcji i orientacyjnych kosztów. O czym należy pamiętać?

Najważniejsze punkty:

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym ani prawnym.
Nie rodzi obowiązku zapłaty, nie wywołuje skutków podatkowych i nie trafia do ksiąg rachunkowych.
Ma charakter informacyjny – pełni funkcję oferty lub potwierdzenia warunków transakcji.
Musi być wyraźnie oznaczona jako „Faktura pro forma”.
Brak odpowiedniego oznaczenia może skutkować uznaniem proformy za fakturę VAT przez organy podatkowe.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Jeśli masz więcej pytań, zawsze jesteśmy dla ciebie dostępni! Dzięki naszej szerokiej ofercie usług możesz uzyskać pomoc w zakresie doradztwa podatkowego czy zakładania firmy. Rozpocznij z nami współpracę i napisz do nas na adres:

biuro@efekta.waw.pl

lub dowiedz się więcej na naszej stronie – biuro rachunkowe.

Chcesz porozmawiać?

Zachęcamy też do kontaktu telefonicznego:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507