Urlop macierzyński a udziały w spółce – członek zarządu na urlopie macierzyńskim

Członek zarządu na urlopie macierzyńskim może co do zasady nadal posiadać udziały w spółce, pełnić funkcję w zarządzie spółki i reprezentować spółkę z o.o., ale skutki prawne zależą od tego, z jakiego tytułu pobiera świadczenia i skąd otrzymuje wynagrodzenie. Najważniejsze jest rozróżnienie między urlopem macierzyńskim z prawa pracy, który dotyczy osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, a zasiłkiem macierzyńskim z ZUS-u, który może przysługiwać także przedsiębiorcy lub osobie objętej ubezpieczeniem chorobowym z innego tytułu. Sama funkcja członka zarządu nie powoduje automatycznie utraty prawa do zasiłku, ale trzeba prawidłowo ocenić zasady ZUS-u, składkę zdrowotną i sposób reprezentacji spółki. 

W praktyce problem dotyczy najczęściej trzech sytuacji: pracownicy będącej w zarządzie innej spółki, wspólnika spółki z o.o. pobierającego zasiłek macierzyński oraz członka zarządu, który chce dalej podpisywać dokumenty albo prowadzić działalność gospodarczą. W każdej z nich trzeba oddzielić prawo pracy, ubezpieczenia społeczne i reguły działania spółki wynikające z Kodeksu spółek handlowych.

Najważniejsze wnioski

• Urlop macierzyński przysługuje pracownicy, a przedsiębiorca nie korzysta z urlopu w rozumieniu Kodeksu pracy, tylko pobiera zasiłek macierzyński za okres odpowiadający temu urlopowi.
• Podjęcie pracy u innego pracodawcy w trakcie urlopu macierzyńskiego nie wymaga przerywania urlopu, więc co do zasady możliwe jest także pełnienie funkcji członka zarządu w innym podmiocie.
• Pobierając zasiłek macierzyński i jednocześnie prowadząc działalność gospodarczą, co do zasady nie płaci się składek społecznych z działalności, bo obowiązkowym tytułem staje się pobieranie zasiłku.
• Sam fakt bycia wspólnikiem spółki nie daje automatycznie prawa do zasiłku macierzyńskiego; potrzebny jest tytuł do ubezpieczenia chorobowego. Wyjątkowo wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest przez ZUS traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność.
• Urlop macierzyński nie wygasza mandatu w zarządzie. Jeżeli członek zarządu nadal pełni funkcję i zasady reprezentacji na to pozwalają, może reprezentować spółkę i podpisywać dokumenty. 

Urlop macierzyński a zasiłek macierzyński – dlaczego to nie to samo

To podstawowe rozróżnienie w całym temacie. Urlop macierzyński to uprawnienie z prawa pracy dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, a zasiłek macierzyński to świadczenie z ubezpieczenia chorobowego, wypłacane przez ZUS albo płatnika zasiłku. 

Pracownicy przysługuje urlop macierzyński w wymiarze od 20 do 37 tygodni, zależnie od liczby dzieci przy jednym porodzie, a po nim może dojść urlop rodzicielski w wymiarze 41 albo 43 tygodni; każdemu z rodziców przysługuje przy tym wyłączne 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. ZUS wskazuje też, że zasiłek za okres urlopu macierzyńskiego wynosi co do zasady 100% podstawy, za okres urlopu rodzicielskiego 70%, a przy odpowiednim wniosku można korzystać z uśrednionego poziomu 81,5%. 

Dla przedsiębiorcy sytuacja wygląda inaczej: nie ma on urlopu macierzyńskiego w rozumieniu Kodeksu pracy, ale może pobierać zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi, który u pracownika byłby urlopem macierzyńskim i rodzicielskim. Od 19 marca 2025 r. obowiązują też przepisy o zasiłku macierzyńskim za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego dla rodziców wcześniaków i dzieci wymagających hospitalizacji po porodzie.

Czy w trakcie urlopu macierzyńskiego można pełnić funkcję członka zarządu innej firmy?

Tak, co do zasady jest to możliwe. Państwowa Inspekcja Pracy wprost wskazuje, że podjęcie pracy u innego pracodawcy nie powoduje konieczności przerwania urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego.

Na tej podstawie można przyjąć, że także pełnienie funkcji członka zarządu innej spółki nie jest samo w sobie zakazane, zwłaszcza że Kodeks spółek handlowych stanowi, iż zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę, a przepisy nie przewidują automatycznego zawieszenia mandatu z powodu macierzyńskiego. To wniosek z połączenia regulacji prawa pracy i KSH: urlop dotyczy stosunku pracy z konkretnym pracodawcą, a funkcja członka zarządu w innej spółce to odrębny stosunek organizacyjny albo kontraktowy.

W praktyce trzeba jednak sprawdzić, z czego wynika pełnienie funkcji członka zarządu: z samego powołania, z umowy o pracę, z kontraktu menedżerskiego czy z innej podstawie umowy. To właśnie tytuł prawny decyduje o konsekwencjach ZUS, wynagrodzenie i ewentualnym skutku podatkowym. 

Wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu a urlop macierzyński

Samo pobieranie wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu nie przekreśla automatycznie prawa do zasiłku macierzyńskiego. Znaczenie ma to, z jakiego tytułu wynagrodzenie jest wypłacane i jakie składki są z nim związane.

Jeżeli członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie wyłącznie na mocy aktu powołania, od 1 stycznia 2022 r. powołanie stanowi tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, gdy z tego tytułu pobierane jest wynagrodzenie. ZUS informuje, że taki tytuł podlega zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego kodem zaczynającym się od 22 50, a NFZ wyjaśnia, że obowiązek dotyczy osób powołanych do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które pobierają wynagrodzenie.

Inaczej trzeba oceniać sytuację, gdy wynagrodzenie wypłacane jest z umowy o pracę albo z umowy cywilnoprawnej. Wtedy pojawiają się odrębne tytuły do ubezpieczeń społecznych, a przy zbiegu tytułów trzeba każdorazowo sprawdzić zasady ZUS. Dotyczy to szczególnie osób, które są zatrudnione w jednej firmie i jednocześnie pełnią funkcję członka zarządu spółki z o.o. w innym podmiocie.

Prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie pobierania zasiłku macierzyńskiego

Tak, działalność gospodarczą można prowadzić także w trakcie pobierania zasiłku macierzyńskiego. Oficjalne materiały biznes.gov.pl wskazują wprost, że w tym okresie można nadal prowadzić działalność i uzyskiwać przychody. 

Najważniejszy skutek jest składkowy: jeżeli korzystasz z zasiłku macierzyńskiego i jednocześnie prowadzisz działalność gospodarczą, to co do zasady nie płacisz składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu działalności, bo obowiązkowym tytułem staje się pobieranie zasiłku. ZUS podkreśla, że przy pobieraniu zasiłku macierzyńskiego obejmują Cię obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zmiana art. 9 ust. 1c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych potwierdza pierwszeństwo tego tytułu.

W części przypadków pozostaje jednak składka zdrowotna. ZUS wyjaśnia dodatkowo, że osoby prowadzące pozarolniczą działalność, które pobierają zasiłek macierzyński nieprzekraczający miesięcznej kwoty świadczenia rodzicielskiego, są zwolnione z obowiązku opłacania składki zdrowotnej. 

Kiedy przedsiębiorca może korzystać z zasiłku macierzyńskiego?

Przedsiębiorca może korzystać z zasiłku macierzyńskiego wtedy, gdy w dniu urodzenia dziecka albo przyjęcia dziecka na wychowanie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Sam status przedsiębiorcy nie wystarcza.

ZUS wskazuje, że zasiłek macierzyński przysługuje osobom prowadzącym pozarolniczą działalność oraz osobom z nimi współpracującym, ale prawo powstaje tylko wtedy, gdy zdarzenie uprawniające do zasiłku wystąpi w okresie ubezpieczenia chorobowego albo w sytuacjach przewidzianych w ustawie. To oznacza, że dla przedsiębiorcy kluczowe jest prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczenia i brak przerwy w tym tytule.

Warto pamiętać, że inaczej niż przy zwolnieniu lekarskim, przy zasiłku macierzyńskim nie bada się niezdolności do pracy. To świadczenie związane z rodzicielstwem, a nie ze stanem choroby, dlatego samo prowadzenie działalności albo aktywność w zarządzie nie przekreślają automatycznie prawa do zasiłku. 

Czy wspólnikowi spółki przysługuje zasiłek macierzyński?

Nie zawsze. Sam wspólnik spółki nie nabywa prawa do zasiłku macierzyńskiego wyłącznie dlatego, że ma udziały w spółce.

Prawo do zasiłku macierzyńskiego wynika z tytułu do ubezpieczenia chorobowego, a nie z samego prawa własności udziałów. W praktyce zwykły wspólnik wieloosobowej spółki z o.o. potrzebuje odrębnego tytułu, np. umowy o pracę, zlecenia albo działalności objętej ubezpieczeniem chorobowym. Inaczej jest przy jednoosobowej spółce z o.o. – ZUS i biznes.gov.pl traktują jej wspólnika jak osobę prowadzącą pozarolniczą działalność.

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami – odpowiemy na Twoje pytania.

Czy można prowadzić działalność w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego?

Tak, ale trzeba oddzielić legalność prowadzenia działalności od rozliczeń ZUS i od organizacji pracy. Najczęstszy błąd to mylenie prawa do zasiłku z obowiązkiem całkowitego zaprzestania aktywności zawodowej.

Jeżeli prowadzisz działalność, możesz dalej wystawiać faktury, wykonywać czynności zarządcze, zawierać umowy czy podejmować decyzje biznesowe. Dla osoby pobierającej zasiłek macierzyński zasadniczy problem nie polega na samym działaniu firmy, ale na poprawnym rozpoznaniu tytułów do ubezpieczeń, zwłaszcza gdy równolegle występują umowy o pracę, powołanie do zarządu spółki albo status wspólnika. 

W praktyce warto też zadbać o dokumentację: uchwały, sposób reprezentacji, zakres obowiązków oraz rozdzielenie aktywności wykonywanej jako przedsiębiorca od obowiązków wobec własnego pracodawcy. To szczególnie ważne, gdy osoba zatrudniona na etacie w jednej firmie jednocześnie działa w zarządzie spółki z o.o. lub prowadzi działalność gospodarczą.

Czy członek zarządu będący wspólnikiem jednoosobowej spółki może reprezentować spółkę w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego?

Tak, co do zasady może reprezentować spółkę. Pobieranie zasiłku macierzyńskiego nie powoduje automatycznego wygaśnięcia mandatu członka zarządu ani utraty prawa reprezentacji. 

Kodeks spółek handlowych mówi wprost, że zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę, a przy zarządzie wieloosobowym sposób reprezentowania określa umowa spółki, a gdy brak postanowień – potrzebne jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Z punktu widzenia KSH macierzyński nie blokuje więc reprezentacji; trzeba tylko zachować zasady wynikające z umowy spółki.

Trzeba jednak pamiętać, że wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest przez ZUS traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność. To ma znaczenie głównie dla składek i prawa do zasiłku, ale nie zmienia samej zdolności do działania jako organ spółki.

Kiedy matka może uzyskać zasiłek macierzyński z dwóch tytułów?

Jest to możliwe, gdy w dniu powstania prawa do zasiłku istnieją dwa odrębne tytuły objęte ubezpieczeniem chorobowym. Klasyczny przykład to dwie umowy o pracę albo etat i działalność z prawidłowo opłacanym chorobowym. 

Poradnik ZUS pokazuje wprost przykład osoby zatrudnionej na podstawie dwóch umowy o pracę, która ma prawo do dwóch zasiłków macierzyńskich. Wniosek praktyczny jest prosty: dwa świadczenia są możliwe nie dlatego, że ktoś ma dwa źródła dochodu, lecz dlatego, że ma dwa odrębne, ubezpieczone tytuły. 

W przypadku działalności gospodarczej i etatu trzeba bardzo uważać na moment objęcia ubezpieczeniem chorobowym oraz na prawidłowe zgłoszenia do ZUS. Bez tego prawa do zasiłku macierzyńskiego z drugiego tytułu po prostu nie będzie. 

Czy prezes może podpisywać dokumenty podczas urlopu?

Tak, co do zasady może. Jeżeli nadal jest członkiem zarządu spółki i sposób reprezentacji na to pozwala, urlop macierzyński nie odbiera mu prawa do podpisywania dokumentów w imieniu spółki. 

To kolejny przykład, że prawo pracy i zasady działania organów spółki to dwa różne porządki prawne. Urlop macierzyński dotyczy relacji z pracodawcą, natomiast reprezentacja spółki wynika z Kodeksu spółek handlowych, treści umowy spółki i składu zarządu ujawnionego w KRS.

Jeżeli jednak prezes wykonuje obowiązki także na podstawie umowy o pracę u tego samego pracodawcy, który udzielił urlopu, sytuację trzeba przeanalizować dokładniej. Dla bezpieczeństwa organizacyjnego warto wtedy oddzielić czynności korporacyjne od obowiązków pracowniczych. 

Kiedy członek zarządu nie płaci ZUS?

To zależy od tytułu, z którego działa. Najczęściej członek zarządu nie płaci składek społecznych wtedy, gdy pełni funkcję wyłącznie na mocy powołania albo gdy działa zbieg z pobieraniem zasiłku macierzyńskiego i działalnością gospodarczą.

Przy samym powołaniu wynagradzany członek zarządu podlega obecnie ubezpieczeniu zdrowotnemu, ale nie jest to klasyczny tytuł do ubezpieczeń społecznych jak etat czy zlecenie. Z kolei przy pobieraniu zasiłku macierzyńskiego i równoczesnym prowadzeniu działalności obowiązkowym tytułem staje się pobieranie zasiłku, więc składki społeczne z działalności co do zasady odpadają.

Nie dotyczy to jednak każdej konfiguracji. Jeśli członek zarządu pracuje na etacie, wykonuje kontrakt menedżerski albo jest wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o. poza okresem pobierania zasiłku, zasady ZUS mogą być zupełnie inne. 

Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości? Postaw na biuro rachunkowe EFEKTA

Chcesz zlecić nam obsługę księgową spółki z o.o. albo rozliczenie wynagrodzeń członków zarządu?
W celu uzgodnienia szczegółów napisz do nas:
📧 biuro@efekta.waw.pl

Lub zadzwoń:

+48 22 403 40 98
+48 604 501 507

FAQ − najczęściej zadawane pytania

Czy na urlopie macierzyńskim można pracować?

Tak, ale trzeba odróżnić pracę dla własnego pracodawcy od aktywności w innym podmiocie. PIP wskazuje, że zatrudnienie u innego pracodawcy w trakcie urlopu macierzyńskiego nie wymaga przerwania urlopu. 

Czy w trakcie zasiłku macierzyńskiego można prowadzić działalność gospodarczą?

Tak. Oficjalne informacje dla przedsiębiorców potwierdzają, że w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego można nadal prowadzić działalność i uzyskiwać przychody. 

Czy członek zarządu na macierzyńskim traci funkcję w zarządzie?

Nie. KSH nie przewiduje automatycznego wygaśnięcia mandatu z powodu urlopu macierzyńskiego albo pobierania zasiłku macierzyńskiego. 

Czy sam wspólnik spółki z o.o. ma prawo do zasiłku macierzyńskiego?

Nie z samych udziałów. Potrzebny jest tytuł do ubezpieczenia chorobowego; wyjątkiem praktycznie istotnym jest wspólnik jednoosobowej spółki z o.o., którego ZUS traktuje jak osobę prowadzącą pozarolniczą działalność.

Czy prezes zarządu może podpisywać dokumenty podczas macierzyńskiego?

Tak, jeżeli nadal pozostaje w zarządzie spółki i zasady reprezentacji na to pozwalają. Sam urlop nie odbiera prawa reprezentacji spółki. 

Kiedy matka może skrócić pobieranie zasiłku macierzyńskiego?

Po wykorzystaniu co najmniej 14 tygodni po porodzie może zrezygnować z dalszego pobierania zasiłku, a pozostałą część może przejąć ubezpieczony ojciec dziecka. Tak samo skonstruowane są zasady skracania urlopu macierzyńskiego pracownicy. 

Jaka jest wysokość zasiłku macierzyńskiego?

Za okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu zasiłek wynosi co do zasady 100% podstawy wymiaru, a za okres urlopu rodzicielskiego 70%. Przy odpowiednim wniosku po porodzie można korzystać z uśrednionej wysokości 81,5% podstawy wymiaru.

Czy jednoosobowa spółka z o.o. zmienia sytuację w ZUS-ie?

Tak. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest traktowany przez ZUS jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność, więc jego sytuacja składkowa jest inna niż zwykłego wspólnika w wieloosobowej spółce z o.o.