Co powinna zawierać faktura?

Co powinna zawierać faktura, by była zgodna z przepisami i skutecznie potwierdzała sprzedaż? Choć na pierwszy rzut oka to tylko dokument, jego poprawne wystawienie jest niezbędne do przeprowadzenia rozliczeń, kontroli podatkowej i bezpieczeństwa firmy. Nawet drobne błędy mogą mieć poważne konsekwencje. W tym artykule omawiamy najważniejsze rodzaje faktur, niezbędne elementy, zasady wystawiania i korygowania, a także sytuacje, w których wystawienie ich nie jest konieczne. Zwracamy również uwagę na nowe przepisy, czyli obowiązkowy od lutego 2026 roku system KSeF.

Jakie elementy muszą znaleźć się w fakturze?

Każda faktura – niezależnie od jej rodzaju – musi zawierać określone elementy, które są wymagane przez art. 106e ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno pełnych faktur VAT, jak i dokumentów wystawianych przez podatników zwolnionych z VAT (z wyłączeniem uproszczonych, które mają własne zasady).

Każda faktura musi zawierać: 

• datę wystawienia,
• numer dokumentu – nadany w sposób ciągły, jednoznacznie ją identyfikujący,
• imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy i nabywcy,
• adresy obu stron,
• numer NIP sprzedawcy i nabywcy,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia dokumentu,
• nazwa (rodzaj) towarów i usług,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto,
• wartość sprzedaży netto,
• stawki podatku VAT – poszczególne stawki, które mają zastosowanie,
• kwoty podatku VAT – podatek od sumy wartości sprzedaży z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• suma wartości sprzedaży netto,
• łączna kwota podatku VAT,
• kwota należności ogółem (brutto),
• informacja o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności – jeśli jest wymagany
  adnotacje specjalne, jeśli dotyczą (np. „odwrotne obciążenie”, „procedura marży”, „zwolniony z VAT”).

Każdy kontrahent – również osoba fizyczna – może wystawiać faktury zgodnie z przepisami, pod warunkiem spełnienia warunków z art. 106e ustawy o VAT. Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług musi być ujęta zgodnie z obowiązującymi zasadami opodatkowania.

Jakie istnieją rodzaje faktur?

Faktura VAT

Faktura VAT to podstawowy dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub świadczenie usług przez podatników VAT. Jej cechą wyróżniającą jest obowiązek wykazania podatku VAT z podziałem na stawki oraz jego rozliczenie zgodnie z przepisami. Służy nie tylko jako dowód zawarcia transakcji, ale też jako podstawa do odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę. Wystawia się ją w większości przypadków sprzedaży między firmami, a jej zgodność formalna ma kluczowe znaczenie przy kontroli podatkowej i w bieżących rozliczeniach przedsiębiorcy.

Faktura uproszczona

Ten rodzaj wyróżnia się ograniczonym zakresem danych i uproszczoną formą, dzięki czemu znajduje zastosowanie w transakcjach o niskiej wartości. Stosuje się ją głównie w sprzedaży detalicznej, gdzie nabywca towaru nie musi być jednoznacznie wskazany na dokumencie. Pomimo uproszczenia, faktura uproszczona pozwala nabywcy – np. osobie fizycznej – odliczyć podatek VAT, jeśli jest identyfikowalny na potrzeby rozliczenia.

Faktura korygująca

Faktura korygująca nie istnieje samodzielnie – zawsze odnosi się do faktury pierwotnej i służy do formalnego poprawienia błędów merytorycznych. Może korygować zarówno błędne kwoty, stawki VAT, jak i zmiany po dokonaniu dostawy towarów lub świadczeniu usług. Jej zastosowanie jest niezbędne, gdy pierwotna wartość sprzedaży netto lub kwota podatku VAT była nieprawidłowa i wymaga aktualizacji w księgowości.

Nota korygująca

Nota korygująca, w przeciwieństwie do faktury korygującej, nie zmienia treści finansowej dokumentu. Dotyczy wyłącznie błędów formalnych, takich jak nieprawidłowe dane nabywcy czy literówki. Wystawia ją wyłącznie nabywca towaru lub usługi i wymaga akceptacji sprzedawcy. To narzędzie pomocnicze, stosowane przy zachowaniu zgodności z oryginalną treścią sprzedaży i podatku VAT.

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa ma na celu udokumentowanie wpłaty jeszcze przed dokonaniem sprzedaży czy wykonaniem usługi. Nie określa finalnej wartości transakcji, ale wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego. Jej kluczowym wyróżnikiem jest fakt, że nie musi precyzyjnie opisywać dostarczonych towarów – wystarczy ogólna informacja o celu zaliczki, co pozwala elastycznie prowadzić rozliczenia.

Faktura końcowa

Faktura końcowa rozlicza całość transakcji z uwzględnieniem wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Jej specyfiką jest konieczność odniesienia się do wcześniejszych dokumentów i wykazania różnicy do zapłaty. Pozwala zachować przejrzystość rozliczenia w przypadku etapowej dostawy towarów lub stopniowego wykonania usług – dzięki czemu suma wartości sprzedaży netto zostaje właściwie skorygowana.

Faktura pro forma

Pro forma nie rodzi skutków prawnych, ale odgrywa ważną rolę informacyjną – szczególnie w relacjach z nowymi kontrahentami lub przy zamówieniach zagranicznych. Choć zawiera elementy typowe dla faktury, jak wartość sprzedaży netto czy opis towarów, nie uprawnia do odliczenia podatku VAT. Służy jako podstawa do zapłaty lub potwierdzenie warunków handlowych przed faktyczną dostawą.

Faktura VAT marża

Wyróżnikiem faktury VAT marża jest sposób obliczania podatku – nie od całej wartości transakcji, lecz od różnicy między ceną sprzedaży a kosztem zakupu. Stosowana jest w szczególnych branżach, jak handel używanymi towarami, antykami czy dziełami sztuki. Dzięki temu mechanizmowi sprzedawca opodatkowuje wyłącznie marżę, co upraszcza rozliczenia i minimalizuje kwotę podatku VAT.

Faktura VAT RR

Ten dokument stosowany jest wyłącznie przy zakupach od rolników ryczałtowych. Jego specyfika polega na tym, że fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca. Zawiera informację o zryczałtowanym zwrocie VAT, który nabywca zobowiązany jest wypłacić rolnikowi. To element szczególnego mechanizmu rozliczeń wynikającego z ustawy o VAT, stosowanego w obrocie produktami rolnymi.

Faktura samofakturowanie

Samofakturowanie to szczególny tryb, w którym to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. Taka możliwość wymaga wcześniejszego porozumienia między stronami i odpowiedniej umowy. Mechanizm ten często stosowany jest w branżach, gdzie to kupujący dysponuje systemem fakturowania. Odpowiedzialność za poprawność danych – w tym kwoty podatku – spoczywa wówczas na nabywcy.

Refaktura

Refaktura pozwala na przeniesienie kosztu usług lub mediów bez ich świadczenia we własnym imieniu. Najczęściej stosowana jest przy rozliczaniu np. energii, najmu lub usług transportowych. Jej celem jest „czyste” odtworzenie warunków pierwotnej transakcji i obciążenie końcowego odbiorcy bez doliczania własnej marży. Refakturowanie nie zmienia stawek VAT zastosowanych pierwotnie.

Faktura eksportowa

Faktura eksportowa dotyczy sprzedaży poza terytorium UE i podlega szczególnemu rozliczeniu podatkowemu – z możliwością zastosowania 0% VAT. Jej unikalnym wyróżnikiem jest konieczność posiadania dowodu wywozu towaru poza UE, co stanowi podstawę do zastosowania preferencyjnej stawki. Eksport musi zostać odpowiednio udokumentowany, a faktura powinna zawierać wskazanie na transakcję eksportową.

Faktura wewnątrzwspólnotowa

Stosowana przy transakcjach wewnątrz UE, zawiera numer VAT UE obu stron i oznaczenie „odwrotne obciążenie” (reverse charge), jeśli to nabywca rozlicza podatek VAT. Główna cecha faktury wewnątrzwspólnotowej to brak naliczenia krajowego VAT-u, mimo że występuje obowiązek wykazania transakcji w ewidencji. Dzięki temu możliwe jest rozliczenie podatku zgodnie z przepisami państwa nabywcy.

Kiedy faktura jest nieważna?

Dokument sprzedaży może zostać uznany za nieważny, jeśli nie zawiera wymaganych elementów określonych w ustawie o VAT. Brak takich danych jak numer faktury, daty wystawienia faktury, dane kontrahenta, wartość sprzedaży netto czy kwota podatku od sumy wartości sprzedaży może skutkować odrzuceniem dokumentu przez urząd skarbowy. Szczególnie w przypadku faktur VAT, każda pomyłka może wpływać na poprawność rozliczenia podatku VAT oraz opodatkowanie dostawy towarów lub wykonania usługi.

Błędem jest również sytuacja, w której dokument nie uwzględnia sprzedaży objętej poszczególnymi stawkami podatku lub nie zawiera kwoty dotyczącej poszczególnych stawek podatku. Jeśli wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług została błędnie obliczona, a suma wartości sprzedaży netto nie została poprawnie wykazana, faktura może być zakwestionowana. Wystawienie takiego dokumentu bez wskazania, czy dotyczy ona sprzedaży zwolnionej od podatku lub czy ma zastosowanie mechanizm podzielonej płatności, również może rodzić problemy.

Nieprawidłowości pojawiają się też wtedy, gdy nabywca towaru lub usługi nie został prawidłowo zidentyfikowany. W przypadku dokumentów uproszczonych, brak możliwości identyfikacji nabywcy na potrzeby rozliczenia podatku powoduje, że nie spełniają one wymogów. 

Kiedy wystawienie faktury nie jest konieczne?

Zgodnie z ustawą o VAT, nie każda sprzedaż towarów lub świadczenie usług wymaga wystawienia dokumentu potwierdzającego wykonanie transakcji.

Wystawienie faktury VAT nie jest obowiązkowe, gdy nabywca towaru lub usługi jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takim przypadku wystawienie dokumentu może, ale nie musi nastąpić – wtedy najczęściej wystarczy zwykły paragon. Obowiązek powstaje dopiero wtedy, gdy nabywca go zażąda – nie później niż 3 miesiące od dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

W przypadku sprzedaży zwolnionej z podatku, np. na podstawie art. 113 ustawy o VAT (zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży), również nie ma obowiązku wystawienia faktury, o ile nie wymaga tego nabywca. Dla takich transakcji często stosuje się uproszczone rozliczenia, a dane są uwzględnione w ewidencji sprzedaży. Gdy dokument jednak zostaje wystawiony, musi zawierać wszystkie wymagane elementy.

Nie trzeba także wystawiać faktur w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów lub usług, jeśli nie podlegają one opodatkowaniu. Wówczas wartość dostarczonych towarów została już uwzględniona w cenie jednostkowej netto zakupu lub nie podlega podatkowi VAT.

Obowiązek wystawienia takiego dokumentu sprzedaży nie dotyczy także sytuacji, gdy towary lub usługi są przeznaczone tylko do celów wewnętrznych, a nie wiążą się z rozliczeniem z kontrahentem.

Opisywanie faktur – czy jest konieczne i jak to zrobić?

Choć opisywanie faktur nie jest obowiązkowe według ustawy o VAT, w praktyce stanowi ważny element dokumentacji podatkowej i ułatwia rozliczenia. Opis może zawierać informacje uzupełniające, które nie muszą znaleźć się w treści samego dokumentu, ale są pomocne przy identyfikacji towarów lub usług, sposobu ich wykonania oraz celu zakupu. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy dostarczonych dóbr jest wiele, a wystawienie dokumentu sprzedaży obejmuje większy zakres działań.

Opis może wyjaśniać:

• co konkretnie obejmuje sprzedaż, 
• jakie zadania zostały wykonane,
• w jakim celu dokonano dostawy. 

Ma to szczególne znaczenie przy transakcjach, których data dokonania lub zakończenia dostawy różni się od daty wystawienia faktury. W takim przypadku dokument powinien zawierać jasne odniesienie do momentu realizacji usługi lub przekazania towaru.

Więcej informacji na temat opisywania faktur znajdziesz w artykule: Jak opisać faktury dla księgowej?

Nowe zasady wystawiania faktur od 1 lutego 2026

Czym jest KSeF?

KSeF to platforma informatyczna, za pomocą której przedsiębiorcy będą wystawiać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Generowane są one elektronicznie i trafiają bezpośrednio do systemu, który nadaje im unikalny numer i udostępnia odbiorcy. W przeciwieństwie do tradycyjnych dokumentów, nie trzeba ich przesyłać do nabywcy – są dostępne online i trwale archiwizowane. 

Kto i kiedy będzie objęty nowym obowiązkiem?

Według nowego harmonogramu, wszystkie podmioty objęte obowiązkiem fakturowania, w tym podatnicy VAT i przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, będą zobowiązani do stosowania systemu dopiero na początku 2026 roku: od 1 lutego dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025r. 200 mln złotych i 2 kwietnia dla pozostałych. Ministerstwo zapowiada wprowadzenie systemu w dwóch etapach. To może oznaczać, że pierwsi zostaną objęci obowiązkiem podatnicy VAT czynni, a następnie – odrębnie – mali przedsiębiorcy i firmy zwolnione z VAT.

KSeF – rola nowego systemu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie dokumentacji sprzedażowej, zautomatyzować proces fakturowania i zwiększyć bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Dzięki centralnemu systemowi faktury nie będą się gubić, nie trzeba będzie wystawiać ich duplikatów, a organy podatkowe zyskają natychmiastowy dostęp do danych, co przełoży się m.in. na szybszy zwrot VAT. Co więcej, KSeF ma również uprościć rozliczenia i ograniczyć obowiązki sprawozdawcze. 

Wśród głównych udogodnień można wskazać:

• wystawianie i archiwizację faktur w jednym miejscu,
•  brak konieczności przechowywania dokumentów w wersji papierowej,
• automatyzację procesów księgowych i mniejsze ryzyko błędów,
•  szybsze zwroty podatku VAT (nawet w 40 dni),
•  brak konieczności składania JPK_FA na żądanie,
•  większą przejrzystość i zgodność z przepisami prawa.

Do czasu wejścia obowiązku w życie, korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne. Przedsiębiorcy mogą wystawiać dokumenty papierowe, elektroniczne lub faktury ustrukturyzowane za pomocą nowej platformy. Dla wielu firm to dobry moment na testowanie systemu i przygotowanie wewnętrznych procesów bez presji terminów.

Co oznacza to dla firm?

Przesunięty termin wdrożenia KSeF daje podatnikom więcej czasu na dostosowanie systemów, oprogramowania księgowego i procedur wewnętrznych. Szczególnie w dużych i średnich firmach wdrożenie może wymagać zmian technologicznych oraz szkolenia pracowników. Dla wielu to także szansa na przemyślaną modernizację obiegu dokumentów.

Wystawianie faktur – współpraca z biurem rachunkowym

Faktura to podstawowy dokument w obrocie gospodarczym, którego poprawne wystawienie ma znaczenie dla rozliczenia podatku VAT i zgodności z ustawą. Biorąc pod uwagę liczne wyjątki, szczegółowe przepisy i rosnące obowiązki ewidencyjne, wielu przedsiębiorców decyduje się na wsparcie księgowe. Współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym może pomóc w uniknięciu błędów i zapewnić zgodność z przepisami bez konieczności śledzenia każdej zmiany samodzielnie.

Wolisz oddać swoją księgowość w doświadczone i pewne ręce? Skontaktuj się z nami już teraz! Napisz do nas na adres biuro@efekta.waw.pl, Zadzwoń pod +48 22 403 40 98 lub +48 604 501 507 lub dowiedz się więcej na – biuro rachunkowe EFEKTA.